Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) en Costa Rica

Resumen

Mediante la comparación entre las normas y modelos internacionales seleccionados sobre sistemas de gestión para documentos electrónicos de archivos (SGDEA), se logra la identificación de los requisitos archivísticos para un modelo adaptado a la realidad y normativa costarricense, que contemple la captura, clasificación, descripción, acceso y seguridad, evaluación, conservación, trazabilidad, administración del sistema, y metadatos. Para su ejecución se recomienda la gestión de un proyecto institucional sobre el diseño e implementación de un SGDEA, sugiriendo una integración de diversos enfoques como: administración de proyectos, el archivístico (conforme a normas internacionales), y el informático.

ABSTRACT

By comparison of selected international norms and standards on systems for electronic record management ( ERMS ), the identification of archival requirements is achieved for a model adapted to reality and Costa Rican law, which provides for the capture, classification, description, access and security, evaluation, preservation, traceability, system administration, and metadata. To execute the management of an institutional project on the design and implementation of an ERMS is recommended, suggesting an integration of various approaches such as project management, archival (according to international standards), and the computer processing.