Propuesta metodológica de un sistema de clasificación archivístico por procesos, para las municipalidades de Costa Rica: Caso de estudio: Municipalidad de Desamparados

Abstract

A partir del análisis del Informe de Desarrollo Archivístico 2017-2018 se identificaron diferentes necesidades en los archivos centrales de las instituciones que pertenecen al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. Específicamente en lo que respecta a las municipalidades, en donde se identificó la necesidad de implementar normativa e instrumentos en los sistemas de gestión de documentos (SGD).

En ese sentido, la primera es la necesidad de desarrollar y aplicar normativa en las municipalidades y la segunda está relacionada a la nueva forma de organización que busca fomentar la eficiencia sobre los servicios brindados en las instituciones públicas.

Por consiguiente, basado en diferentes normas internacionales de gestión de documentos, se realiza una propuesta para los Sistemas de Gestión de Documentos, a través del establecimiento de una metodología de clasificación archivístico por procesos flexible, que permite dar trazabilidad a los documentos por medio de la metodología de análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos. Esta metodología de clasificación, busca poner punto final a métodos de clasificación archivística rígidos y obsoletos, que no están alineados a las nuevas estrategias de organización.

ABSTRACT

Based on the analysis of 2017-2018 Archives Development Report, it was possible to detect different needs in the central archives of the institutions that belong to the National Archives System of Costa Rica. Specifically with regard to the municipalities, a need was found to implement regulations in document management systems (SGD).

In that sense, first of all is the need to implement regulations in the municipalities, the second is related to the new form of organization that seeks to make the services provided in the public institutions more efficient.

Therefore, based on different international records management standards, a proposal is made for the Records Management Systems, through the settlement of a flexible archive classification system, which allows traceability of documents through the methodology of analysis of process-based management for the records management. This classification system seeks to put an end to rigid and obsolete archival classification methods, which are not aligned with the new organization strategies.

The archive classification system proposal is based on a functional analysis and a sequential analysis in the municipality of Desamparados, taking the Urban and Rural Control process as a case study. A single specific process is carried out, with the understanding that this would be the methodology used for each and every one of the institution’s processes.