Los metadatos en la gestión documental: propuesta de un esquema de metadatos normalizado

Resumen

La gestión documental es un requerimiento necesario para el mantenimiento, acceso, recuperación, localización, disponibilidad y usabilidad de los documentos que produce o recibe una entidad; al respecto, se recomienda la aplicación de la Norma ISO 15489 Información y documentación -Gestión de documentos, dado que instaura los procesos de la gestión documental: incorporación, registro, clasificación, acceso y seguridad, definición de la disposición, almacenamiento, uso y trazabilidad, y disposición. Y en el establecimiento de los datos que los acompañan, se propone un esquema de metadatos para la gestión documental, en consideración a la Norma ISO 23081 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos y la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G).

ABSTRACT

 Records management is a necessary maintenance, access, retrieval, location, availability and usability of the documents it produces or receives a request entity; about the implementation of the ISO 15489: Information and Documentation. Records management recommended since processes introduces document management: incorporation, registration, classification, access and security, definition of disposal, storage, use and traceability and disposal. And the establishment of data that accompany a metadata schema for records management, considering ISO 23081: Information and documentation. Records management processes - Metadata for records and ISAD (G): General International Standard Archival Description.