Representación digitalizada probatoria de documentos: del mito al hito

Resumen

El proceso de creación de representaciones digitales de documentos en soporte físico, conocido como digitalización, no es un proceso puramente mecánico, tiene un fuerte componente intelectual que une todos los parámetros técnicos y requisitos legales con las necesidades de la organización y procesos archivísticos para dotar a la institución de activos valiosos de información en formato digital seguros, auténticos e íntegros y que permanezcan disponibles y usables a través del tiempo.

En este artículo se comenta brevemente la realidad de Costa Rica a este respecto, la ventana de oportunidad que significa la correcta digitalización y también lo que aporta. Se examinan brevemente los mitos y retos alrededor del proceso, la normativa vigente que le apoya y se detalla en conocimientos necesarios para la toma de decisiones que garanticen un mejor aprovechamiento de los recursos y resultados óptimos. Finalmente se proponen protocolos de digitalización detallados para los escenarios más comunes que enfrentan las organizaciones.

ABSTRACT

Creating process of digital representations for physical support’s documents, known as digitization, is not a purely mechanical process, it has a strong intellectual component that unites all the technical parameters and regulations with the needs of the organization and the archival technique and processes to provide the institution of valuable secure, reliable, authentic and complete information assets in digital format that remain available and usable over time.

In this article we will briefly review the reality of Costa Rica in this regard, the window of opportunity that correct digitization means and also what digitization does and does not contribute to the organizations. It briefly examines the myths and challenges surrounding the whole process, the current regulations that support it, and details the knowledge necessary for making decisions that guarantee a better use of resources and optimal results. Finally, detailed digitization protocols are proposed for the most common scenarios that organizations face nowadays.