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RESUMEN. La archivística ha tenido un enfoque administrativo durante gran parte de su ejercicio, lo cual, responde a las necesidades país, no obstante, existen instituciones y agrupaciones que por sus características requieren un análisis profundo y específico para abarcar a cabalidad sus requerimientos, tal es el caso de las artes escénicas que a nivel iberoamericano son muy pocos los países que archivísticamente han logrado abordar el tema, de ahí, nace este artículo que se deriva de los resultados del Proyecto de Investigación titulado Modelo de Gestión de Documentos para los Grupos Escénicos de Teatro y Danza.

PALABRAS CLAVE. Modelo de gestión de documentos; Artes escénicas; grupos de teatro y danza; archivo especializado en artes escénicas; expediente de obra; documento escénico.

ABSTRACT. The archival has had an administrative focus during most of its exercise, which responds to the needs of the country, however, there are institutions and groups that due to their specific characteristics, a deep and specific analysis to fully cover their requirements such It is the case of the performing arts that at an Ibero-American level there are few countries that have managed to deal with the subject archivistically, hence, this article was born, which is derived from the results of the Research Project entitled document management model for stage groups theater and dance.

KEYWORDS. Document management model; performing arts; theater and dance groups; performing arts archive; work record; scenic document.

1. INTRODUCCIÓN

En Costa Rica el teatro, la danza y la archivística, no han logrado un vínculo directo que permita conservar bajo estándares adecuados los documentos producidos por las artes escénicas. Por tanto, construir este vínculo es vital para la conservación de la memoria escénica costarricense, debido a que como expresan los grupos de teatro y danza cuantos más documentos existan del fenómeno teatral, más precisión se adquiere en la interpretación, así mismo, este material permite la reflexión del fenómeno escénico.

Partiendo de las necesidades del gremio teatral y dancístico, se plantea este artículo que evidencia los resultados del proyecto de graduación titulado “Modelo de Gestión Documental para los Grupos de Teatro y Danza” el cual, tiene la característica esencial de abordar un tema especializado e inexplorado en Iberoamérica a nivel teórico, desde el campo archivístico, puesto que las pocas iniciativas de recuperar, registrar y disponer información de agrupaciones de teatro y danza han nacido por parte de los artistas, lo que ha imposibilitado una correcta gestión de documentos. Por tanto, se pierde gran parte de la memoria escénica de los diversos países, incluido Costa Rica.

Ahora bien, la investigación dota de herramientas archivísticas a los grupos de teatro y danza, con el fin de recuperar, custodiar y conservar la memoria escénica. Además, crea nuevo conocimiento a través de la teorización conceptual de lo que es el Archivo Especializado en artes escénicas, el expediente de obra y el documento escénico, asimismo se incursiona en tipos documentales particulares como vestuario, escenografía, diseños plásticos, entre otros.

Con el propósito de conocer las diversas problemáticas que se presentan en la investigación, se abordaron las 3 etapas de la investigación en este artículo, entendidas como:

Diagnóstico, es la etapa en la que se conoce cómo realizaron en el 2019 el tratamiento documental los grupos de teatro y danza, con el fin de definir un conjunto de acciones de mejora.
Análisis del proceso de gestión escénica.
Modelo de Gestión de Documentos, partiendo de la aplicación de todos los procesos archivísticos e implementándolos de manera que se adapte a los documentos producidos por lo grupos de teatro y danza, debido a que al ser un tema inexplorado se deben proponer nuevos métodos que sean factibles de ejecutar por parte de un sector con múltiples particularidades.

2. METODOLOGÍA

2.1. Tipo de investigación

En primer lugar, esta investigación es exploratoria debido a que se busca construir un nuevo conocimiento sobre un tema poco investigado, como lo es la gestión de los archivos especializados en teatro y danza, el cual ha sido poco desarrollado teóricamente a nivel nacional e internacional, por lo que se debe remitir a experiencias prácticas de archivos de teatro y danza documentados a nivel internacional.

El modelo de gestión de documentos para archivos de teatro y danza propuesto es una investigación novedosa y aporta significativamente tanto en la teoría como en la práctica, para los grupos que deseen adoptarla como referente.

En segundo lugar, es descriptiva, ya que el modelo propiamente abarca el desarrollo del proceso archivístico desde la identificación, clasificación, descripción, evaluación y conservación, contemplando aspectos diferenciados para aplicar a los documentos de archivo artísticos los cuales tienen características muy particulares y, por tanto, se distinguen del concepto de documento de archivo tradicional.

2.2. Enfoque de la investigación

La investigación posee un enfoque mixto, es decir cuantitativo y cualitativo. Ya que, en primera instancia, como parte de esta investigación se requiere realizar un diagnóstico sobre la situación actual de la gestión de los documentos de los grupos de teatro y danza, para lo cual se recurrió a la realización de una encuesta.

En segunda instancia, también como parte del diagnóstico se llevó a cabo una entrevista y finalmente, se construye un modelo de gestión de documentos a partir de referentes teóricos, para adaptarlo a la naturaleza de los documentos artísticos.

2.3 Población y muestra

La investigación se centra en los grupos de teatro y danza activos dentro del gran área Metropolitana, de éstos se registran un total de 103 que representa el 100% de la población en estudio. Para efectos propios a la aplicación del diagnóstico, se estableció la muestra aleatoria al azar que corresponde a la siguiente fórmula:

A partir de la aplicación de la fórmula se determinó inicialmente una muestra de 63 grupos con lo cual se alcanzaba un rango de confianza del 80%, no obstante, a la hora de aplicar el cuestionario solo respondieron un total de 46 grupos de teatro y danza, de ahí que se adaptó la fórmula de la siguiente forma:

2.4. Técnicas de recolección de la información

Como técnicas de recolección del estudio, se utilizaron:

Una encuesta, mediante la cual se evaluó la situación de la gestión de documentos de los grupos de teatro y danza. Para lo cual se construyó un cuestionario que fue elaborado y aplicado por medio de la plataforma google forms. Esta es una herramienta que ofrece diversas facilidades, entre ellas: es de fácil aplicación a los grupos que se encuentran alejados dentro o fuera del área metropolitana y se cuantifican los resultados de manera inmediata una vez aplicada la encuesta. Posteriormente, obtenidos estos datos se realizó a un análisis crítico que fundamentó la situación actual del objeto de estudio.
Entrevista semiestructurada in situ, con el fin de recurrir desde la fuente para indagar la situación actual de los archivos en este ámbito.
Estudio de aspectos teóricos a partir de las fuentes primarias, para la construcción del modelo de gestión de documentos adaptado a los documentos de archivos producidos por estos grupos del ámbito artístico.

2.5. Fuentes de información

Las fuentes que se utilizan en la investigación se agrupan de la siguiente manera:

Fuentes primarias: las cuales abarcan tesis que engloban investigaciones en el ámbito nacional sobre cuestiones relativas a los documentos del ámbito artístico; libros que sirven de fundamento teórico tanto en materia de arte, como del tratamiento archivístico y; artículos de revistas que abarcan casos de archivos de teatro y danza a nivel internacional, de los cuales se contabilizan un total de 17 iniciativas documentadas de archivos de arte.
Fuentes secundarias: serán utilizadas bases de datos como OPAC del Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información de la Universidad de Costa Rica y Dialnet de Universidad de la Rioja.

Por otra parte, dentro de los de los centros de información que custodian las fuentes fueron identificados la Biblioteca Luis Demetrio Tinoco, la Biblioteca Carlos Monge Alfaro y el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL).

Finalmente, las fuentes mencionadas se analizan por medio de fichas de análisis de la información para determinar el nivel de aporte de cada una para la investigación.

3. CONCEPTOS CLAVES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN ARTES ESCÉNICAS

La consolidación teórica de esta investigación se da a través de la integración entre la gestión de documentos y las artes escénicas, para esto se deben aclarar y conceptualizar una serie de términos a utilizar, de ahí que se crean conceptos claves como: Archivo Especializado en Artes Escénicas, Expediente de obra, Documento escénico; cada uno de estos términos no existen, sin embargo, se realizarán construcciones a partir de experiencias similares, con el fin de aportar un cuerpo teórico sólido a la investigación.

3.1. Archivo Especializado en Artes Escénicas

Un archivo especializado según Muñoz (2002) es “[...] aquel dedicado a la conservación de un determinado tipo documental, obedeciendo al carácter específico de su soporte; o bien cuando el archivo por sus funciones posee un carácter temático específico, o cuando el archivo responde a una unidad especializada dentro de la Institución.” (p.15) para el caso del Archivo especializado en artes escénicas, este aborda un tema único y particular, sin embargo, se conforma por un conjunto de documentos en soportes físicos, electrónicos y objetuales que lo diferencian de manera radical con cualquier otro tipo de archivo.

El Archivo Especializado en Artes Escénicas es aquel dedicado a la correcta gestión de documentos escénicos producidos en el ejercicio de las actividades artísticas, sin importar su soporte, dimensión, clase, formato, constituyendo así la memoria escénica del grupo de teatro o danza.

3.2. Expediente de obra

El Archivo Especializado en Artes Escénicas se conformará por los Expedientes de Obra, que responde a la recopilación de todos los documentos que componen un espectáculo desde el video, afiche, programa de mano, vestuario, maqueta escénica, diseño de luces, entre otros. Por lo que este expediente será conformado por múltiples documentos escénicos sin importar su soporte (físico o electrónico), clase (textual, gráfico, sonoro, textil u objetual) o dimensiones producto de la creación, diseño, dirección y producción artística.

3.3. Documento escénico

Para comprender lo que es el documento escénico se debe referenciar a Rodríguez (2016) quien explica que el proceso de creación escénica se encuentra ligado al registro y documentación del espectáculo, debido a que las obras en esencia son efímeras, de modo que es a través del documento que se captura y recupera la memoria del espectáculo. En resumen, Rodríguez (2016) concluye que:

El documento puede registrar aspectos diversos, totales, o parciales; pueden ser realizados por el artista o la compañía o ser externos y ajenos a estos. Se puede documentar el resultado, pero también los procesos. El documento en sí no puede devolvernos la experiencia que lo generó porque la experiencia es efímera e irrepetible, pero sí puede producir nuevas reflexiones y facilitar la comprensión crítica de la creación contemporánea. Por tanto, el documento es un potenciador de nuevos discursos vitales para la investigación y es también de gran utilidad para un análisis posterior de la obra, tanto en el plano teórico como en el de la creación (p. 138).

Por otra parte, desde la archivística se debe entender el documento de archivo según Delmas (1996) como:

[…] Un document d’archives est un document, quels que soient sa date, sa forme et son support, qui a été naturellement créé ou reçu par une personne physique ou morale, publique ou privée, à un moment donné, dans le cours et pour l’exercice de ses activités habituelles.

Cette définition s’applique aussi bien à un document sur papier qu’il soit manuscrit, imprimé ou tracé ; à une photographie, un film, un enregistrement sonore, une bande magnétique, une disquette, un disque optique, voire une carte à puce. [...] Comme les documents traditionnels, les documents d’archives électroniques par exemple peuvent être les supports de l’action d’une personne à un moment donné. Comme peuvent l’être aussi des objets : dessins et modèles créés par l’activité d’une entreprise industrielle ou artisanale ; objets publicitaires des campagnes de promotion ; maquettes des projets d’architecture et d’urbanisme ; résultats d’expérimentations ou de prospections ; tous sont les instruments et les produits d’une action, conservés à titre de preuve et de trace. (Delmas, 1996, p. 50).

Lo anterior se puede interpretar como sigue :

[...] Un documento de archivo es cualquier documento, independientemente de su fecha, formato o soporte, que haya sido creado o recibido de forma natural por una persona física o jurídica, pública o privada, en un momento dado, en el curso y para el ejercicio de sus actividades habituales.

Esta definición se aplica igualmente a un documento en papel, ya sea manuscrito, impreso o dibujado; a una fotografía, una película, una grabación de sonido, una cinta magnética, un disquete, un disco óptico o incluso una tarjeta inteligente. [...] Al igual que los documentos tradicionales, los documentos de archivo electrónicos, por ejemplo, pueden constituir el registro de las acciones de una persona en un momento dado. Lo mismo ocurre con los objetos: dibujos y maquetas creados por la actividad de una empresa industrial o artesanal; material publicitario de campañas promocionales; maquetas de proyectos arquitectónicos y urbanísticos; resultados de experimentos o estudios; todos ellos son instrumentos y productos de una acción, conservados como evidencia y registro.

En consecuencia, se debe entender el documento escénico como aquella pieza documental u objetual que integra el expediente de obra el cual registra de manera parcial o total el espectáculo, sin importar su soporte (físico, electrónico, textil o cualquier otro) o dimensiones, por consiguiente, puede ser desde un afiche hasta un vestuario, este documento busca por una parte producir nuevas reflexiones e investigaciones o remontajes y, por otra parte, reproducir sensaciones dadas durante la puesta en escena a los espectadores, por lo que representa una memoria viva que no solo transmite información sino que además revive momentos.

4. DIAGNÓSTICO: PRINCIPALES HALLAZGOS

El diagnóstico evaluó la gestión de documentos de los grupos escénicos de teatro y danza en la Gran Área Metropolitana con el fin de determinar la aplicación del tratamiento archivístico en los documentos escénicos. Esto, a través de la implementación de una encuesta que permitió conocer los vacíos en materia archivística y además facilitó la detección de oportunidades de mejora.

En consecuencia, el diagnóstico buscaba conocer cómo se ha gestionado la información que producen los grupos de teatro y danza en Costa Rica hasta el 2019, con el fin de identificar posibles mejoras. Para esto, se aplicó un cuestionario de 28 preguntas orientadas a una población meta de 103 grupos y compañías ubicadas en el GAM (esto de acuerdo con lo establecido en la delimitación espacial del trabajo), del cual se necesitaba obtener una muestra de 68 respuestas, meta no obtenida a pesar de los múltiples esfuerzos desarrollados por más de un mes y tres semanas, es por esto que se utilizan los 46 cuestionarios contestados.

Dentro de los principales hallazgos se encuentran:

Un 73.5% de los grupos cuenta con una persona designada a cargo del archivo.
El 86,3% de los grupos identifican y reconocen el vestuario y la escenografía como documentos, lo que permite crear la concepción de documento escénico desde la archivística.
La clasificación que realizan los grupos de teatro y danza es por procesos, a pesar de que no logran identificarlo así.
Únicamente un 57% de los grupos ordenan los documentos que producen de las obras cronológicamente.
Un 95.4% de los grupos mencionan la necesidad de conservar la información integral de los espectáculos para realizar remontajes, nuevos montajes e investigaciones.
Es clara la necesidad de capacitarse sobre la correcta gestión de documentos para los documentos que producen en los grupos de teatro y danza.
Los documentos los conservan en lugares inadecuados, los cuales no cumplen con los requerimientos de conservación necesarios.
Los vestuarios y la escenografía son conservados en bodegas y casas de los directores. No obstante, por la diversidad de materiales utilizados en la elaboración de estos documentos, debe considerarse al menos, un conjunto mínimo de requisitos archivísticos de conservación.
Conservan permanentemente la información, por lo que no llevan a cabo el proceso de evaluación documental.
Un 85.7% de los grupos desconocen que los afiches y materiales de divulgación, tienen declaratorias de valor científico y cultural emitidas por el Archivo Nacional en sus diversas directrices, sobre estos tipos documentales.

A partir del diagnóstico se diseñó el modelo de gestión de documentos para los grupos de teatro y danza, con el fin de contribuir con el adecuado tratamiento, conservación, acceso y control de sus documentos. Esto para garantizar la protección de los documentos, así como, preservar y recuperar la información de modo eficiente. Para ello, el modelo está orientado a mejorar la eficiencia de los procesos archivísticos en la gestión de documentos, mediante la creación y adopción de criterios normalizados de buenas prácticas archivísticas en:

Clasificación y ordenación: de acuerdo con el diagnóstico, los grupos de teatro y danza no tienen un sistema de clasificación y ordenación implementado, para la respectiva organización de sus documentos.
Descripción: se realizó una propuesta de descripción, ya que no han aplicado descripciones de los documentos que producen, esto vendría a facilitar la consulta y recuperación de los documentos, entre otras cosas.
Evaluación documental: para que se pueda determinar el valor primario y secundario de los documentos, y a partir de eso, establecer si todos los documentos que producen deben conservarse permanentemente, o si se pueden realizar eliminaciones documentales. Esto porque como se demuestra en el diagnóstico, algunos grupos llevan a cabo eliminaciones documentales y otros conservan todos los documentos que producen, pero en ambos casos, sin aplicar ningún criterio archivístico.
Conservación: porque a pesar de que los grupos de teatro y danza consideran importante conservar los documentos que producen, en su mayoría, desconocen cómo conservarlos adecuadamente.

5. PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS PARA LOS GRUPOS ESCÉNICOS DE TEATRO Y DANZA

El modelo propone la aplicación de todos los procesos archivísticos, lo cual busca dar una solución integral a la gestión de documentos de los grupos de teatro y danza, así las cosas, se realiza una propuesta en clasificación y ordenación, descripción, evaluación y conservación

5.1. Proceso de gestión escénica

La gestión escénica debe estudiarse como un proceso puesto que “El origen de un espectáculo puede ser una idea, un texto, una música o una imagen que luego transformaremos en un Proyecto escénico, para el que nos plantearemos (sic) metas y objetivos a lograr.” (Schraier, 2011, p. 13), por lo cual, un montaje pasa por una serie de etapas dentro de las que se incluyen un conjunto de actividades y operaciones.

Las fases del proceso según Schraier (2011) son preproducción, la producción y la exploración, estas son parte de lo que se conoce como producción escénica la cual “[...] demandará recursos humanos, económicos y materiales, un modelo de organización –en tanto actividad fundamentalmente colectiva- con una metodología de trabajo particular y la confluencia de ciertas prácticas (artísticas, técnicas, administrativas y de gestión) para lograr su concretización.” (p.14). En el proceso confluyen una serie de involucrados entre los que se pueden mencionar: el director, productor, elenco, luminotécnicos, escenógrafos, diseñadores plásticos, diseñadores gráficos, maquillistas, entre otros que hacen posible las puestas en escena.

El espectáculo tiene un inicio y un fin, por lo que debe estudiarse desde la conceptualización artística hasta su desmontaje, así mismo, la complejidad de una puesta en escena varía mucho según sus recursos humanos, técnicos, administrativos y económicos, ya que no existe una receta que indique paso a paso cómo se realiza un espectáculo, de ahí que en este artículo se busca comprender la ruta crítica que se sigue en la mayoría de los procesos escénicos.

En consecuencia, el proceso de gestión escénica entendido en este artículo se compone de las fases o sub-procesos de preproducción, producción, ejecución y postproducción, haciendo la salvedad que lo que se buscaba era encontrar los productos “documentos” del montaje, a partir de esto, se buscó adecuar la teoría con la práctica a través de entrevistas, consignando la siguiente ruta crítica de un espectáculo:

Figura 1. Ruta crítica del proceso escénico.

El proceso escénico puede ser más complejo, con mayor cantidad de subprocesos, operaciones y actividades, sin embargo, para efectos de este trabajo se consignará de la manera anterior, asimismo, debe resaltarse que no se encontró un documento que contemple todo el proceso escénico, por lo que se debió analizar el proceso para consolidar el objetivo propuesto.

5.2. Propuesta en Clasificación y ordenación para los grupos de teatro y danza

5.2.1. Sistema de clasificación

A partir de la aplicación del diagnóstico se determinó que el 71% de los grupos de teatro y danza organizan su información por obra. Al analizar la estructura de un espectáculo, se determinó que cada montaje es un proceso que para efectos de esta investigación es el proceso de gestión escénica, el cual contempla: entradas, productos, actividades y operaciones. En consecuencia, al hablar de clasificación para los grupos de teatro y danza, se analiza a la luz del enfoque de procesos el cual estudia el conjunto de actividades interrelacionadas que permiten cumplir con los objetivos de la organización, es decir, es un análisis profundo de todo lo que involucra realizar un espectáculo.

La clasificación por procesos permite estudiar la producción documental de manera íntegra, porque facilita la identificación de secuencias y flujos documentales, causando una comprensión de la organización y sus series, por esa razón, para los grupos de teatro y danza es elemental utilizar ese sistema de clasificación que “[...] permite ver la producción documental como un todo integrado, en el que cada rol de un proceso realiza su gestión, de manera sistemática, en lugar de obedecer solo a unas exigencias rígidas según la dependencia que los crea” (Vargas-Supelano y Hernández-Echeverri, 2009, p. 47).

5.2.2. Cuadro de clasificación

Con respecto al cuadro de clasificación, se establecieron un total de 5 niveles. El primer nivel vendría dado por el proceso, el cual corresponde a “Gestión escénica”. Por otra parte, se estableció un segundo nivel que corresponde a los subprocesos: preproducción, producción, ejecución y postproducción. Con respecto a la desviación del proceso Gestión administrativo-financiera del nivel 1, se obtienen los subprocesos gestión administrativa y gestión presupuestaria (ambos en el nivel 2).

Ahora bien, en cuanto al tercer nivel se encuentran las actividades del proceso Gestión Escénica y establece un cuarto nivel que corresponde a las operaciones.

En lo relativo al último nivel, todos los subprocesos, actividades y operaciones dan como resultado una serie documental ubicada en el 5° nivel del cuadro de clasificación, los cuales son los Expedientes de Obra. La propuesta de creación de esta nueva serie documental se debe a la necesidad detectada en el diagnóstico de conservar todos los documentos relativos a un mismo proceso sustantivo de manera unificada e integral.

Por ende, el cuadro de clasificación para los grupos de teatro y danza se compone por un total de 4 subprocesos, 13 actividades, 32 operaciones y 76 tipos documentales que componen el expediente de obra. Representado de la siguiente manera:

Propuesta de cuadro de clasificación

GE. Gestión escénica

GE.Pre. Preproducción

GE.Pre.1 Conceptualización de la obra

GE.Pre.1.1 Elaborar la dramaturgia

GE.Pre.1.2 Seleccionar el equipo creativo y elenco

GE.Pre.1.3 Definir el público meta

GE.Pre.1.4 Concepción escénico- plástico

GE.Pre.1.5 Presentar propuestas

GE.Pre.2 Diseño del proyecto

GE.Pre.2.1 Presentar el proyecto escénico

GE.Pre.2.2 Aprobar el proyecto

GE.Pro. Producción

GE.Pro.1 Trabajo de mesa

GE.Pro.1.1 Analizar el texto y personaje

GE.Pro.2 Planificación de ensayos

Ge.Pro.2.1 Planificar un cronograma

GE.Pro.3 Revisión y aprobación de equipo creativo

GE.Pro.3.1 Revisar y aprobar el diseño escenografía

GE.Pro.3.3 Revisar y aprobar vestuarios

GE.Pro.3.4 Revisar y aprobar multimedia

GE.Pro.3.5 Revisar y aprobar luces

GE.Pro.3.6 Revisar y aprobar utilería

GE.Pro.3.7 Revisar y aprobar composición musical

GE.Pro.3.8 Realización del objeto escénico

GE.Pro.3.9 Confeccionar vestuario

GE.Pro.3.10 Realizar la escenografía

GE.Pro.3.11 Revisar y aprobar el diseño vestuario

GE.Pro.3.12 Realizar la utilería

GE.Pro.3.13 Revisar y aprobar el diseño de composición musical

GE.Pro.4 Montaje escénico

GE.Pro.4.1 Realizar el montaje de luces

GE.Pro.4.2 Realizar el montaje de escenografía

GE.Pro.4.3 Realizar el guion técnico

GE.Pro.4.4 Realizar la lista de utilería y utilería de consumo

GE.Pro.4.5 Distribuir la parrilla

GE.Pro.4.6 Gestionar la boletería

GE.Eje. Ejecución

GE.Eje.1 Difusión de la obra

GE.Eje.1.1 Gestionar las redes sociales

GE.Eje.1.2 Elaborar material publicitario

GE.Eje.1.3 Gestionar pautas publicitarias

GE.Eje.1.4 Gestionar el público

GE.Eje.1.5 Gestionar la prensa

GE.Eje.2 Temporada de obra

GE.Eje.2.1 Estrenar la obra

GE.Eje.2.2 Evaluar el montaje

GE.Eje.3 Mantenimiento de la obra

GE.Eje.3.1 Mantener vestuario, utilería de consumo, peluquería

GE.Pos. Posproducción

GE.Pos.1 Desmontaje de la obra

GE.Pos.1.1 Almacenar utilería escenografía y vestuario

GE.Pos.1.2 Realizar entrevistas y cobertura adicional de la obra

GE.Pos.2 Evaluación de la temporada

GE.Pos.2.1 Reunir el equipo creativo y artístico para el cierre del proyecto

GAF. Gestión administrativo-financiera

GAF.GA. Gestión administrativa

GAF.GA.1 Contratación del elenco creativo

GAF.GA.1.1 Reclutar personal

GAF.GP. Gestión presupuestaria

GAF.GP.1 Formulación del presupuesto

GAF.GP.1.1 Adquirir patrocinios

GAF.GP.1.2 Cotizar suministros

GAF.GP.2. Ejecución del presupuesto

GAF.GP.2.1 Gestionar pagos

GAF.GP.3. Realización del cierre contable

GAF.GP.3.1 Liquidar taquilla

GAF.GP.3.2 Elaborar el informe final de presupuesto

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GE.EO. AÑO Expedientes de obra

5.2.3. Método de ordenación

El diagnóstico permitió identificar que los grupos de teatro y danza ordenan su información de dos maneras. Primero, por obra, que a través del análisis archivístico se define como ordenación alfabética y segundo, por año, lo cual desde el punto de vista técnico es cronológico, por tanto, se propone para el gremio escénico la utilización de ambos métodos de ordenación.

La ordenación medular es el nombre del espectáculo, el cual permite un acceso rápido a la información de la obra, esto se representa a través de la ordenación alfabética, que permite recuperar los Expedientes de obra de acuerdo con su nombre, en consecuencia, una vez localizado el nombre de la obra, se buscará por medio del año. A saber:

Primero, deberá identificar el nombre del espectáculo y posteriormente se ubicará alfabéticamente donde corresponda.
Segundo, a raíz de que un mismo espectáculo puede presentarse en varias ocasiones y años, se ordenará internamente de manera cronológica con el fin de determinar cuándo se efectuó el remontaje. Por ejemplo, Romeo y Julieta es una obra que se ha presentado en múltiples ocasiones por diversas compañías a lo largo del tiempo.

5.2.4. Codificación

En el caso de la codificación se podrá utilizar una significativa a través de acrónimos de conformidad con el nombre del espectáculo, o bien numérica, según lo considere cada gestor de los documentos escénicos.

5.2.5. Indexación

El objetivo de la indexación en los grupos de teatro y danza consiste en representar el contenido temático para posibilitar el almacenamiento, recuperación, acceso y difusión de los documentos. Por lo cual, se recomienda una indexación alfabética que permite acceder y recuperar la información de manera rápida y eficiente.

5.3. Propuesta en descripción para los grupos de teatro y danza

La descripción archivística es entendida como “La elaboración del resumen del contenido del documento, incluyendo, además, el nombre del grupo documental, del fondo, fechas extremas, cantidad de hojas y número de inventario, entre otros. Es, además, la acción de preparar auxiliares descriptivos con el fin de controlar la existencia y/o facilitar la consulta de los archivos y las colecciones documentales.” (Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos, 1997, p. 45). Sin embargo, por las necesidades informacionales de los grupos de teatro y danza se realizará una adaptación de las diversas normas e instrumentos de descripción archivística con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios.

5.3.1. Aspectos generales del sistema de descripción para los grupos de teatro y danza

Cuando se habla de descripción para los grupos de teatro y danza se debe tener en cuenta que “los archivos artísticos se presentan como abiertos, imponen la necesidad de una actividad interpretativa por parte del espectador, no se presentan como un conjunto de datos procesados listo para ser consumido.” (Brownell, 2012, p. 768), por lo cual debe adaptarse a sus múltiples necesidades y tipos documentales, puesto que se puede tener un programa de mano, una utilería, un vestuario o bien una escenografía, ya que estos permiten transmitir la experiencia de un momento efímero. A partir de ello, este proceso se puede entender de la siguiente manera:

Este archivo no es igual a otros, porque los elementos coleccionados no sólo son evidencias de cosas sucedidas, retazos de realidades, sino que son potencialmente materiales para obras futuras. Mroué explora en su trabajo distintas formas documentales y, aunque no sea éste su único motor, el destino artístico impregna todo su proyecto archivístico. Por eso habla de un peso del que necesita deshacerse: el peso de los proyectos aún no realizados, el peso del imperativo que cada foto y cada recorte le recuerdan, el peso de la promesa que les hizo y que se hizo de buscar una forma artística que les permitiera dar su testimonio. Por eso hablaba al comienzo de que puede pensarse al archivo más como un medio para una cierta experimentación artística que como un fin en sí mismo. (Brownell, 2012, p. 774).

Como se evidencia anteriormente, para los grupos de teatro y danza la recuperación de la información juega un papel totalmente diferente a los archivos tradicionales, es por esto que los instrumentos descriptivos deben pensarse de conformidad con las necesidades informacionales de los usuarios, en consecuencia, en los catálogos y guías a proponer se consideran aspectos claves como director, grupo, obra, año, entre otros aspectos que ofrecen al usuario mayor cantidad de búsquedas de acuerdo a descriptores indispensables para el gremio escénico, por tanto, se utilizarán las normas, pero estas se adaptan a las artes escénicas.

5.3.2. Propuesta de instrumentos de descripción archivística

La totalidad de los instrumentos de descripción que pueda crear cada grupo de teatro y danza conforma una parte esencial del conocimiento de su acervo documental, por ende, de la memoria escénica de cada grupo. En consecuencia, la descripción juega un papel medular en el acceso y recuperación de los documentos de grupos de teatro y danza, es por esta razón que se plantean las siguientes propuestas:

a. Propuesta de descripción del organismo productor de los documentos de archivo (grupos de teatro o danza)

Para el desarrollo del registro de autoridad se recomienda aplicar la norma ISAAR-CPF y la Norma Nacional de Descripción Archivística, 20171, de la Junta Administrativa del Archivo Nacional de Costa Rica. Los elementos de la descripción de un registro de autoridad de archivos están organizados en cuatro áreas de información que son:

1. Área de identificación (en la que se incluye la información que identifica unívocamente a la entidad que se está describiendo y que define un punto de acceso normalizado).

2. Área de descripción (en la que se proporciona información pertinente sobre la naturaleza, contexto y actividades de la entidad que se está describiendo).

3. Área de relaciones (en la que se consignan y describen las relaciones con otras instituciones, personas y/o familias).

4. Área de control (en la que se identifica de forma unívoca el registro de autoridad y se incluye la información necesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó el registro de autoridad).

b. Propuesta de guía para le descripción del fondo documental para los grupos de teatro y danza

Para la descripción a nivel de fondo (guía) y unidad documental simple o compuesta (catálogo) se utiliza la norma ISAD (G), además de la referencia de la Norma Nacional de Descripción Archivística, 2017, de la Junta Administrativa del Archivo Nacional de Costa Rica, propiamente el modelo de aplicación de la norma de descripción archivística para Costa Rica: ISAD (G), la cual está adaptada al contexto costarricense.

La norma ISAD (G) presenta siete áreas pertinentes a la descripción multinivel. A continuación, se presentan las mismas con sus respectivas áreas y campos (CIA, 2000):

1. Área de identificación: código de referencia, título, fechas, nivel de descripción, volumen y soporte.

2. Área de contexto: nombre de los productores, historia institucional, historia archivística, forma de ingreso.

3. Área de contenido y estructura: alcance y contenido, valoración, selección y eliminación.

4. Área de condiciones de acceso y uso: condiciones de acceso, condiciones de reproducción, lengua/escritura, características físicas e instrumentos de descripción.

5. Área de documentación asociada: existencia y localización de los originales, existencia y localización de copias, unidades de descripción relacionadas y nota de publicaciones.

6. Área de notas: notas.

7. Área de control de la descripción: nota del archivero, reglas o normas y fecha de las descripciones.

Para el caso de los grupos de teatro y danza, no se utilizará el área de contexto, debido a que ya estaría la información abarcada en el registro de autoridad de archivo. Además, no se utilizan todos los campos de cada área, sino que solo aquellos que son realmente funcionales para las necesidades de los grupos de teatro y danza.

c. Propuesta de catálogos de descripción Archivística para los grupos de teatro y danza

Los catálogos deberán realizarse en alguna plataforma o software, para efectos de esta propuesta se utiliza una hoja de cálculo (excel), lo que permite tener un conteo de todas las obras realizadas consignando el instrumento. En los encabezados de los instrumentos de descripción, en área superior derecha se deberá consignar el logo y nombre del grupo y en el área central deberá establecerse el nombre del instrumento en este caso “Catálogo XXX”, ambos en formato negrita, dentro del proyecto se ilustra la estructura de cada catálogo, no obstante, para efectos de este artículo se mencionan cada una de las entradas que debe contemplar cada uno de los siguientes catálogos:

Catálogo general de obras: título de la obra, año de la obra, lugar de presentación, agrupación, coreógrafo o director, tipo de presentación, área artística, observaciones.
Catálogo general de la serie expedientes de obras: identificador único, fechas extremas, nivel de descripción, localización, título, contenido, lugar de presentación, coreógrafo/director, participantes, tipo de presentación, área artística, estado de conservación, frecuencia de consulta, observaciones descriptivas, digitador, fechas de digitación.
Catálogo documental de programas de mano: identificador único, fecha, cantidad, soporte, título de la obra, observaciones descriptivas, digitador, fechas de digitación.
Catálogo documental de plástica escénica: identificador único, fecha, cantidad, título, diseñador plástico, material, dimensiones/tallas, observaciones descriptivas, localización, estado de conservación, frecuencia de consulta, observaciones descriptivas, digitador, fechas de digitación.
Catálogo documental de fotografías: identificador único, fecha, cantidad, soporte/material, dimensiones (física, digital, tamaño en disco), B/N, color, título de la obra, lugar, fotógrafo, contenido, unidad productora, localización, estado de conservación, frecuencia de consulta, observaciones descriptivas, digitador, fechas de digitación.

5.3.3. Instrumentos auxiliares de descripción archivística

Los instrumentos auxiliares de descripción ayudan a tener más control sobre los documentos de una organización, también permiten agilizar la disposición de la información al servicio de sus usuarios.

Para los grupos de teatro y danza, se recomienda el uso de la boleta de préstamo de documentos, la cual debe incluir aspectos como: logo, nombre de institución, nombre de solicitante, identificación, fecha de solicitud, cantidad de documentos, motivo de la solicitud, documento prestado, caja, carpeta, ampo, responsable, nombre y firma de funcionario, fecha de devolución, nombre y firma de usuario que entrega, nombre y firma de funcionario que recibe.

5.4. Propuesta en evaluación documental para los grupos de teatro y danza

En cuanto a la evaluación documental que realizan los grupos de teatro y danza se logró determinar a través del diagnóstico que el 87% (44 grupos), conservan la información producto de los espectáculos, y en específico, por más de 10 años un total de 28 grupos (57%) lo realizan sin ningún criterio técnico, simplemente lo hacen. Por lo que existe la necesidad de contar con criterios de valoración que les permita saber cuánto tiempo deben conservar los documentos escénicos.

Otro resultado que vale la pena rescatar dentro de este diagnóstico es que no se conserva la integridad del expediente de obra y sus más de 75 tipos documentales, a pesar de que un 89.8 % considera importante tener la información completa de la obra. Del proceso de disposición final se evidenció que al menos un 67% de los grupos nunca ha realizado eliminaciones, lo que permite ver la importancia de estos documentos para los grupos de teatro y danza como parte de su patrimonio documental. Teniendo este panorama claro se aplica la evaluación documental a los grupos de teatro y danza en Costa Rica.

5.4.1. Análisis y determinación del valor de las series expediente de obra

La serie “Expediente de obra” no se encuentra declarada con valor científico cultural, puesto que hasta ahora se está teorizando sobre esta serie, con el fin de preservar la integridad del espectáculo, aunque la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos ha emitido resoluciones sobre algunos tipos documentales que componen los Expedientes de obras como es el caso del material divulgativo que en el 2009 mediante la Resolución CNSED-02-2009, se estableció lo siguiente:

Se declara de valor científico cultural los materiales audiovisuales (fotografías, videos, presentaciones multimedia, afiches, material divulgativo en pequeño formato (programas, Trípticos), grabaciones en audio, etcétera, producidos por los siguientes despachos con la colaboración de sus respectivas oficinas de prensa, sin importar el soporte en que se encuentran ni la fecha de creación, siempre y cuando reflejen aspectos sustantivos del quehacer de cada ramo (sic):

Despachos del presidente de la República, Consejo de Gobierno, despachos de los ministros de Estado y despachos de los viceministros, cuando los documentos reflejan una función delegada formalmente por el ministro. (CNSED, 2009, p. 2).

No obstante, a pesar de que esta resolución es para Oficinas de Divulgación de Presidencia y Ministerio, sirve como punto de referencia.

Posteriormente, mediante la circular N.13-2012, se reitera la declaratoria de valor científico cultural de los afiches, la cual fue tomada en la sesión N° 9 del 10 de setiembre de 2003, así mismo indica que “Esta declaratoria es de carácter general para todos los órganos del Sistema Nacional de Archivos (SNA), por tanto, los archivistas y los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones y criterios de selección y rescate documental.”

En consecuencia, de las declaratorias encontradas se concluye que ninguna pertenece al sector escénico costarricense, no obstante, corresponden a tipos documentales que incluye el expediente de obra, por lo que da un panorama general de la valoración que deberá de tener el citado expediente. Así mismo, debería establecerse un declaratorio particular para esta serie con lo cual se permite conservar el patrimonio cultural costarricense.

Según indica el Archivo Nacional de Costa Rica, a través de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, se debe considerar los siguientes aspectos generales a la hora de declarar con valor científico cultural una serie: “Reflejar el conjunto de actividades de la sociedad, fomentar la memoria y el entendimiento del pasado y evidenciar la gestión del gobierno.” (CNSED, 2015, p. 5).

Ahora bien, en cuanto a los criterios de valoración que se pueden tomar en cuenta en la declaratoria de valor científico cultural sobre la serie expediente de obra son:

Singularidad: esto porque para el caso de los documentos escénicos que se producen como parte de un espectáculo, cumplen con características únicas en cuanto a estructura, soporte e información. Sin embargo, de acuerdo con lo que explica Rodríguez-Prieto (2016), las tipologías documentales son muy diferentes en las artes escénicas, ya que: “incluye [...] acciones, instalaciones, vídeo y otros formatos habituales en las artes visuales.” (Rodríguez-Prieto, 2016, p. 132).
Testimonio: dado que el espectáculo en sí mismo es efímero, lo único que permite el rescate de esta memoria escénica, son los documentos que son testigo fiel de las actividades que ejercen los grupos de teatro y danza.
Importancia: los espectáculos de teatro y danza representan tendencias, temáticas, situaciones culturales, políticas y económicas, muchas veces son protestas sociales, sin estos documentos las artes escénicas pierden sus fuentes primarias de estudio y conservación de la memoria escénica costarricense.

En Costa Rica no se ha encontrado declaratorias sobre todo el expediente de obra, lo más cercano a ello fue el informe de valoración IV-050-2015-TP del 29 de octubre 2015, emitido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional, emitido a favor del Expediente de Producción y Consumo de Eventos del Teatro Nacional de Costa Rica, el cual no contempla la integralidad del espectáculo.

De conformidad con el análisis previo, se establece que el “Expediente de obra” por sus características singulares, testimoniales, importancia y unicidad, se recomienda la declaratoria con valor científico cultural, ya que representa el ejercicio de las funciones que realizan los grupos de teatro y danza.

Los expedientes de obras pertenecientes a grupos de teatro y danza del sector independiente (privado), deberían custodiar la información de manera permanente debido a su posible valor científico cultural, caso contrario, podrán donarlos a instituciones que se dedican al rescate de este material como la Memoria de las Artes Escénicas de Costa Rica o bien, gestionar su donación al Archivo Nacional de Costa Rica.

5.4.4. Acceso documental

Para la serie de expedientes de obra perteneciente a grupos de teatro y danza estatales se consideró un acceso libre, puesto que por el contenido que tratan los documentos de esta serie, y amparado en el Artículo 30 de la Constitución Política, el cual dicta que se debe tener acceso libre a la información pública, en consecuencia, se estableció un conjunto de perfiles y roles de usuario donde se establece que puede hacer cada persona, sea parte del personal del grupo o compañía o bien usuarios externos.

Por otra parte, con respecto a los grupos de teatro y danza del sector independiente (privados), estos no dependen económica y administrativamente del presupuesto estatal, ni de ninguna institución pública. Por lo que, se rigen por el Derecho privado y su normativa. Es decir, los grupos de teatro y danza podrán aplicar el Principio de Autonomía de la voluntad y Principio de igualdad, por tanto, pueden realizar todo aquello que no esté expresamente prohibido por el ordenamiento jurídico. Por tanto, el acceso se consideró restringido.

a. Condiciones y plazos de acceso

Como se menciona en el Artículo 94 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, referente al acceso a la información:

Los archivos están en la obligación de facilitar sus documentos a las Oficinas Oroductoras [sic], investigadores y ciudadanos en general, de acuerdo con lo que establecen los artículos 11, 24, 27 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10, 23 inciso i) y 42 inciso c) de la Ley que se reglamenta, y legislación conexa; para lo cual establecerán en sus respectivas Instituciones los procedimientos para garantizar el acceso a la información pública, la transparencia de la administración, la rendición de cuentas de los funcionarios públicos, y la investigación de carácter científico cultural. (Ministerio de Cultura y Juventud, 2017, p. 32).

Por tanto, la condición de acceso a los expedientes de obra de los grupos de teatro y danza del ámbito público es libre, sin embargo, existen documentos con límites de acceso (restringido), que debido a características que poseen, se amparan bajo derechos de autor y derechos de imagen. Por otra parte, con respecto a los grupos de teatro y danza independientes, es decir, del ámbito privado, la condición de acceso a los documentos es restringido, esto porque como se mencionó anteriormente se rigen por el Derecho privado y su normativa, lo que implica que están bajo el Principio de igualdad y autonomía de la voluntad, es decir, los grupos independientes pueden hacer todo lo que la ley no prohíbe hacer.

5.5. Propuesta en conservación documental para los grupos de teatro y danza

Se establece un conjunto de recomendaciones en el área de Conservación para los grupos de teatro y danza, a través del estudio de posibles mejoras evidenciadas en el diagnóstico. Por tanto, se comprende un análisis de las particularidades en conservación, identificación de tipos documentales según soporte, formato y dimensiones, además se contempla el estudio de materiales y requerimientos técnicos, se realiza una propuesta integral de todo lo que debe contener el área de archivo de los grupos de teatro y danza.

El diagnóstico demostró que al menos un 95.9% de los grupos considera importante conservar la información producto de sus espectáculos, lo que evidencia una necesidad no solo de dejar constancia de la memoria del grupo, sino su utilidad para la investigación y posibles remontajes. Sin embargo, se vislumbró una incorrecta conservación.

5.5.1. Descripción de las particularidades en conservación del Expediente de Obra

El expediente de obra es entendido como la recopilación de todos los documentos escénicos que componen un espectáculo desde videos, afiches, programas de mano, vestuario, maqueta escénica, diseño de luces, entre otros. Por lo que este expediente será conformado por múltiples documentos sin importar su soporte (físico, electrónico) y formato (textual, gráfico, sonoro, textil u objetual) o dimensiones producto de los procesos de creación, diseño, dirección y producción artística. Este concepto comprende un grado alto de dificultad y amplias características particulares en conservación, ya que no se intenta conservar únicamente el documento textual, sino que trasciende hasta llegar a lo textil y objetual, que es totalmente justificable puesto que se genera como parte del ejercicio de las actividades de los grupos de teatro y danza.

El expediente de obra posee características únicas, tal y como lo explica Rodríguez-Prieto:

Las artes escénicas han ido acompañadas generalmente de un trabajo de documentación. Esto se debe a su carácter efímero e inasible, de modo que es a través del documento (fotografía, vídeo, texto) como se pretende conservar una parte importante de la obra, capturar la memoria o reproducir la experiencia de alguna manera. El documento puede registrar aspectos diversos, totales, o parciales; pueden ser realizados por el artista o la compañía o ser externos y ajenos a estos. Se puede documentar el resultado, pero también los procesos. El documento en sí no puede devolvernos la experiencia que lo generó porque la experiencia es efímera e irrepetible, pero sí puede producir nuevas reflexiones y facilitar la comprensión crítica de la creación contemporánea. Por tanto, el documento es un potenciador de nuevos discursos vitales para la investigación y es también de gran utilidad para un análisis posterior de la obra, tanto en el plano teórico como en el de la creación. (2016, p. 138).

Por tanto, las necesidades de conservación son múltiples, y los objetos como el material textual tienen la misma importancia para los grupos de teatro y danza, ya que son el único medio de transmitir un mensaje.

Ahora bien, una característica clave de los grupos de teatro y danza son los intérpretes que en ocasiones juegan un proceso elemental en el rescate del espectáculo que es efímero en esencia, lo que podría reforzarse con la conformación y conservación del expediente de obra, este facilitaría todos los insumos necesarios para tener réplicas casi exactas de montajes, tal y como lo explica Pamela Brownell:

Se toman pequeños rastros materiales que han atravesado la experiencia de la vida y se muestran en su materialidad (tanto en el caso de los intérpretes como los objetos). Y es con esta presencia material que se busca señalar a todo aquello que no podría nunca ser dicho. Aquello que escapa al lenguaje. Que escapa incluso a las múltiples posibilidades expresivas del arte. Los intérpretes y los documentos se presentan como testigos. Portadores de una palabra que tiene el valor de ser dicha, aun cuando se apoya en la imposibilidad de decir totalmente. (2015, p. 779).

Otra característica única de la serie Expediente de obra es que se compone por objetos escénicos, los cuales permiten dar una contextualización a la obra, estos pueden ser variados y comprender tanto la escenografía como el vestuario, cuando se habla del objeto escénico se debe entender que “Éstos son utilizados por los actores en el contexto de una obra de carácter artístico, que se presta a la contemplación por parte de los espectadores y por ello cambia su percepción. En este sentido, sobre la escena, los aspectos estéticos y simbólicos de los objetos toman especial relevancia.” (Cubeiro-Rodríguez, 2018, p. 122), en consecuencia, permiten la interacción con el espectador lo que permite ir entendiendo la narrativa teatral y dancística.

El expediente de obra tiene múltiples particularidades, sus soportes, formatos, dimensiones entre otros aspectos, pueden variar, por lo que para su conservación a largo plazo se requiere de la elaboración de medidas particulares que se adapten a los documentos escénicos que componen el expediente de obra.

Para observar a profundidad las características a nivel de conservación se recomienda consultar el documento “Modelo de gestión de documentos para los grupos de teatro y danza” en su apartado de conservación.

6. CONCLUSIONES

El diagnóstico representó una herramienta acertada, ya que se recolectó información valiosa para conocer el contexto actual de los grupos de teatro y danza. Entre los principales hallazgos se evidencia el desconocimiento de los grupos sobre cómo gestionar los documentos escénicos, en donde aunado a lo anterior estos también expresan la necesidad de capacitarse en materia de gestión documental para aplicarla a sus fondos documentales

Los documentos producidos por los grupos de teatro y danza abren una nueva conceptualización de lo que se entiende por documento de archivo. Dada la naturaleza de las actividades de los grupos se puede afirmar que el vestuario, diseño de escenografías, entre otros, también corresponde a documentos escénicos.

A partir del análisis en la evaluación de los documentos, es correcto afirmar que los Expedientes de obras poseen un potencial valor científico cultural. Sin embargo, el Archivo Nacional únicamente ha dado la declaratoria a ciertos tipos documentales que conforman los Expedientes de obras. Esta nueva serie es propuesta en el proyecto con el fin de unificar para efectos de facilidad en la recuperación de la información y lograr la integridad del proceso de la Gestión Escénica.

En relación con la conservación de estos expedientes, cabe destacar que consta de un proceso riguroso. Esto debido a la naturaleza de los tipos documentales que la conforman, ya que muchos de estos poseen requerimientos especiales para garantizar su correcta custodia y conservación.

Esta investigación es una propuesta de un modelo para la gestión de los documentos escénicos producidos por los grupos de teatro y danza. Por tanto, constituye una guía de pasos a seguir con el objetivo de entender cómo gestionar estos documentos desde el momento en que se producen hasta el momento en el que son conservados; incluyendo una adaptación de los procesos archivísticos a la naturaleza que poseen los documentos escénicos y que por ende difiere de la conceptualización de lo que se conoce como un documento tradicional.

7. RECOMENDACIONES

Capacitar y concientizar al gremio escénico sobre la correcta gestión de la información que producen, ya que a partir del diagnóstico un 89.8 % de los grupos indicaron que era necesario capacitarse en gestión documental por lo que se debe iniciar una campaña de capacitación al gremio escénico específicamente a los grupos de teatro y danza con el fin de concientizar sobre la importancia de los documentos que producen y así recuperar la memoria escénica de Costa Rica.

Concientizar al medio archivístico sobre los Archivos Especializados en Artes Escénicas, el cual contempla múltiples tipos documentales incluidos objetos lo cuales son producto de las actividades que realizan los grupos de teatro y danza. Esto realmente es una ruptura en el pensamiento tradicional de la archivística, no obstante, es parte de las necesidades de los diversos usuarios, por lo que debe abrirse foros de discusión donde se analicen aquellos documentos no tradicionales, lo cual causaría un abordaje integral de las necesidades de sectores como las artes escénicas, el cine la televisión y muchos otros.

Se recomienda a los Comités institucionales de selección y eliminación de documentos del ámbito público a los cuales pertenecen algunos de los grupos de teatro y danza enviar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, la serie Expedientes de Obras con el fin de que sea declarada con valor científico cultural, lo que se reafirmará una serie de directrices emitidas por el Archivo Nacional de Costa Rica sobre algunos tipos documentales que contiene el expediente y colocaría a Costa Rica en la vanguardia del tema de artes escénicas.

Realizar un análisis integral de la conservación de los Expedientes de Obras, ya que esto requiere del planteamiento exclusivo de un TFG, debido a las múltiples necesidades en conservación, por lo que es imperativo una indagación profunda de los materiales, dimensiones y estructuras, con lo cual se lograría un estudio integral de la conservación en los Archivos Especializados en Artes Escénicas. En consecuencia, este proyecto de graduación da elementos generales y básicos, no obstante, se debe profundizar en el tema.

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1 Se puede evidenciar un ejemplo en la página 117 del proyecto de graduación.