RESUMEN. El impacto de la inteligencia artificial en los archivos representa una transformación en relación con la organización, la conservación, la preservación, la accesibilidad y la usabilidad de documentos públicos en formatos abiertos, que son generados por el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. La IA permite automatizar tareas como la digitalización de documentos mediante tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres y la clasificación automática de archivos, mejorando la eficiencia y reduciendo los riesgos asociados con la manipulación física. Además, la implementación de sistemas basados en procesamiento de lenguaje natural, como Chatbots, facilita el acceso inmediato de documentos, así como el conocimiento de la materia archivística, en aras de fortalecer el Archivo Histórico de nuestra institución.

Los resultados implementados incluyen una gestión más eficiente de los archivos, con una mejora en la conservación y preservación digital para evitar la pérdida de información. A largo plazo, se espera que la IA optimice la planificación estratégica de los archivos, garantizando su acceso y reduciendo la intervención humana en procesos rutinarios. Así, la importancia de su implementación en materia archivística debe contemplar materias como la ética, la protección de datos personales, el derecho a la verdad y el derecho de acceso a la información pública.

PALABRAS CLAVES. Inteligencia artificial; archivos; nuevas herramientas tecnológicas; actualización; red neuronal digital; expedientes electrónicos; gestión documental; derechos humanos; transparencia; acceso a la información; ética; digitalización; robótica; gestión archivística.

ABSTRACT. The impact of artificial intelligence on archives represents a transformation in relation to the organization, conservation, preservation, accessibility, and usability of public documents in open formats, which are generated by the Electoral Tribunal of the Federal Judiciary (TEPJF). AI enables the automatization of tasks such as documents digitization through optical character recognition technologies and automatic file classification, improving efficiency and reducing risks associated with physical handling. Furthermore, the implementation of systems based on natural language processing, such as chatbots, facilitates immediate access to documents, as well as knowledge of archival matters to strengthen the historical archives.

AI represents more efficient management of files, with improvements in digital conservation and preservation to prevent data loss. In the long term, it is expected to optimize the strategic planning of archives, ensuring their preservation and reducing human intervention in routine processes. Therefore, the importance of implementing AI in archives must respect ethics, data protection, the right to truth, and the right to access public information.

KEYWORDS. Artificial intelligence; archives; new technological tools; update; digital neural network; electronic records; document management; human rights; transparency; digitalization; robotics; archival management.

1. INTRODUCCIÓN

La inteligencia artificial (IA) se ha consolidado como una herramienta revolucionaria en diversos ámbitos, incluyendo la gestión de archivos. Su capacidad para automatizar tareas, mejorar la precisión y optimizar procesos ha generado un punto de inflexión significativo en cómo se manejan los archivos físicos, híbridos y electrónicos. No sólo facilita la identificación, selección y organización de documentos de archivo, sino que también juega un papel crucial en su conservación, preservación, usabilidad y accesibilidad. Esta tecnología ofrece soluciones avanzadas para abordar desafíos contemporáneos en la práctica archivística, permitiendo gestionar grandes volúmenes de información con mayor eficiencia y seguridad. Sin embargo, su inclusión en la gestión de archivos también plantea preguntas sobre el impacto ambiental y los retos que conlleva, desde la seguridad y la protección de los datos personales, para evitar la pérdida de la información hasta la necesidad de capacitación continua para las personas servidoras públicas, en aras de lograr la sensibilización que se necesita.

Más aún, su aplicación en los sistemas de gestión documental puede ser muy útil para realizar la clasificación y categorizar documentos mediante algoritmos y redes neuronales, lo que simplifica su indexación y una búsqueda de información más rápida. Esto es valioso en un entorno, donde la actualización y correcta organización de documentos pueden ser desafiantes por la cantidad de información. Con la IA, las políticas y estrategias de preservación digital permean en la integridad de los documentos de archivos electrónicos y propone soluciones eficaces, lo que incluye la detección de la obsolescencia tecnológica y la migración automática en diversos formatos, ya sea físico, híbrido y electrónico. Asimismo, las instituciones tienen la obligación de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y su información. En resumen, la inteligencia artificial no sólo optimiza la gestión documental, sino que también asegura la integridad, la usabilidad y la accesibilidad de la información a largo plazo.

2. METODOLOGÍA

1. Análisis Documental: Se revisaron y analizaron los marcos legales y técnicos aplicables, como el Reglamento Europeo de la Inteligencia Artificial, la Carta de la UNESCO y estándares de preservación digital.

2. Estudios de Casos Prácticos: Se analizaron ejemplos cómo Archi (https://www.te.gob.mx/transparencia/front/Archivos), Alfonsina (https://lidia.services/), Alianza Nacional de
Inteligencia Artificial (ANIA) (https://www.ania.org.mx/) y JusticIA (https://sjf.scjn.gob.mx/SJFHome/home), que implementaron el uso de IA en gestión documental, incluyendo chatbots, algoritmos de aprendizaje profundo y sistemas de digitalización avanzados como OCR.

3. Evaluación Ética: Se exploraron los principios de transparencia, equidad, accesibilidad y protección de datos personales en la implementación de IA, con la intervención y la supervisión humana como una medida clave.

3. HIPÓTESIS

La implementación de la inteligencia artificial en los archivos podría transformar radicalmente la gestión documental, permitiendo una mayor eficiencia en la identificación, organización y preservación de los registros. Al utilizar tecnologías como chatbots y algoritmos avanzados, no sólo se podrían simplificar tareas rutinarias, sino también mejorar la seguridad y la protección de los documentos, reduciendo la necesidad de manipulación física y minimizando los errores humanos. Esta hipótesis sugiere que esta tecnología emergente establecerá un nuevo estándar en la gestión de archivos, optimizando tanto los procesos cotidianos como la conservación y la preservación digital a largo plazo.

Además, se permitirá una mayor democratización del acceso a la información archivística, promoviendo los derechos humanos al facilitar la consulta de documentos públicos, garantizar la transparencia, así como el derecho a la verdad. Su aplicación en la administración de archivos es para que el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación (TEPJF) pueda asegurar la preservación del patrimonio documental digital de los expedientes, respetando los principios establecidos en la Carta de la UNESCO sobre la preservación del patrimonio digital. Esta hipótesis destaca que su potencial servirá para mejorar la eficiencia y seguridad en la gestión de archivos, y también para fomentar una mayor equidad en su acceso.

4. RESULTADOS

La implementación de la inteligencia artificial en la gestión de archivos ha dado como resultado varios avances notables en el TEPJF. Se ha logrado la digitalización eficiente de documentos mediante tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), lo que facilita el acceso a documentos históricos, ya sean administrativos o judiciales. Además, se han integrado sistemas que automatizan la clasificación y el análisis de los archivos, mejorando la precisión y la rapidez con la que se gestionan y organizan grandes volúmenes de información. También se ha implementado el uso de chatbots y sistemas de procesamiento de lenguaje natural para proporcionar acceso inmediato a documentos públicos, promoviendo la transparencia proactiva y mejorando la experiencia de la persona usuaria. Todo esto ha sido respaldado por un enfoque ético que asegura la interacción de las personas con las máquinas, poner límites morales a su uso y, establecer una regulación no se rebasen dichos límites.

En cuanto a los resultados esperados, se anticipa una mayor eficiencia en la organización y preservación de los archivos, minimizando el riesgo de pérdida o deterioro de los documentos debido a la manipulación física. La integración de la IA se espera que reduzca los errores humanos en los procesos de catalogación, organización, clasificación, y recuperación de información. Además, la mejora en la transparencia proactiva permitirá que la ciudadanía tenga un acceso más ágil y confiable a la información pública archivística. A largo plazo, se espera que sea más fácil la planificación, la estrategia, la administración y la conservación de los archivos, mediante el uso de sistemas predictivos que ayuden a anticipar las necesidades de almacenamiento y preservación.

4.1. Resultados alcanzados:

• Digitalización de documentos utilizando OCR.
• Creación de un sistema automatizado que sirve como repositorio de la gestión documental, a través de sus etapas.
• Metadatos y recursos digitales para transferir a Memórica, en donde se realiza una descripción, la nota de contexto, las palabras claves, la temática, entre otros.
• Implementación de chatbots y sistemas de procesamiento de lenguaje natural para facilitar la consulta pública de información archivística.

4.2. Retos en su implementación:

• Mayor eficiencia en la organización, la conservación y la preservación de archivos, a largo plazo mediante sistemas predictivos.
• Reducción de riesgos asociados a la manipulación física de documentos.
• Garantizar la transversalidad de los derechos humanos.

4.3. ¿Qué es la inteligencia artificial (IA)?

Un agente inteligente es un sistema perceptivo capaz de interpretar y procesar la información que recibe de su entorno, actuando en consecuencia de lo que recoge y procesa, en este sentido, son aplicables a diversos campos como la robótica, los videojuegos, la automatización industrial, la protección de datos personales y la toma de decisiones en sistemas complejos, pero también se puede implementar en los archivos, ya que se busca desarrollar sistemas que sean capaces de aprender, de adaptarse y de desempeñarse de manera efectiva en diferentes situaciones de la práctica archivística.

Por lo cual, la IA es una herramienta tecnológica que fue diseñada, programada y entrenada por los humanos, pero esto surgió para poder ayudarnos en la optimización de nuestras tareas o trabajos diarios, la cual se ha implementado en diversas áreas de aplicación como:

ÁREA	APLICACIONES
Medicina	Ayuda al diagnóstico Análisis de imágenes biomédicas Procesado de señales fisiológicas
Ingeniería	Organización de la producción Optimización de procesos Cálculo de estructuras Planificación y logística Diagnóstico de fallos Toma de decisiones
Economía	Análisis financiero y bursátil  Análisis de riesgos  Estimación de precios en productos derivados  Minería de datos  Marketing y fidelización de clientes
Biología	Análisis de estructuras biológicas  Genética médica y molecular
Informática	Procesado de lenguaje natural  Criptografía  Teoría de juegos  Lingüística computacional
Robótica y automática	Sistemas adaptativos de rehabilitación  Interfaces cerebro-computadora  Sistemas de visión artificial  Sistemas de navegación automática
Física y matemáticas	Demostración automática de teoremas  Análisis cualitativo sistemas no-lineales  Caracterización de sistemas complejos
Archivos	Gestión automatizada de información Digitalización y preservación Organización automatizada en los sistemas Chatbots o asistentes virtuales Análisis profundo de datos Detección de posibles irregularidades

Pero entonces, ¿Qué es la IA?, se puede decir que no existe un término unívoco sobre su significado, pero la Comisión Europea la define como: los “sistemas de software (y posiblemente también de hardware) diseñados por humanos que, ante un objetivo complejo, actúan en la dimensión física o digital”; por otro lado, la empresa tecnológica estadounidense IBM señala que es la “tecnología que permite que las computadoras simulen la inteligencia humana y las capacidades humanas de resolución de problemas”, como se observa, podemos tener un contexto más amplio de lo que puede ser la IA, ya que es mucho más de lo que pensamos y entendemos, es decir, es una herramienta programada por los humanos que tiene por objeto solucionar los problemas simples o complejos de las áreas y que fueron diseñadas y entrenadas para hacer algo en específico; por ejemplo, los ChatGPT tienen como objeto la interacción con las personas interesadas en diversos temas para privilegiar el uso de las tecnologías de la información, de la mano de la inteligencia artificial, para acercar los conceptos, los alcances, los conocimientos y la información de la gestión documental al público en general, mediante una herramienta de comunicación rápida, fácil, sencilla y amigable; mientras que la IA de Suno nos permite la creación de música; la IA de Gamma, nos ayuda en la elaboración de diapositivas para presentaciones, entre otras inteligencias artificiales; pero nos damos cuenta, que cada una de éstas abarca un campo y aprendizaje específico, profundo y sobre todo automático, porque como dicen los anteriores autores, fueron creadas para realizar una tarea específica y de ahí ayudarnos en nuestra vida cotidiana para resolver nuestras tareas.

Ahora bien, la IA ha evolucionado de diferente manera, desde examinaciones, hasta la elaboración de algoritmos muy complejos, pero con todos estos cambios se han desarrollado inteligencias artificiales muy eficientes, pero entonces, ¿Esto nos perjudica a nosotros dentro o fuera de nuestro trabajo diario?, En realidad no, ya que la inteligencia artificial tuvo muchos cambios dentro de la tecnología y en nuestros días están teniendo un impacto tanto positivo como negativo, pero no nos debemos de preocupar, ya que como comentamos anteriormente la IA llegó para quedarse y no de forma negativa, sino que nos permita realizar diversas tareas, como es el caso del lanzamiento de los ChatGPT, este tipo de inteligencia artificial nos permite almacenar mucha información para que los usuarios puedan consultarla de forma rápida, a través del Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN), pero gracias a esta nueva implementación de procesamiento, podemos generar una conversación normal con la máquina como si fuera una persona, esto se logra porque se tiene una conversación natural para tener información completa, eficiente y sobre todo verídica.

Por ello, las tecnologías emergentes crecen cada día, pero en cada campo de trabajo pueden ser ocupadas de forma distinta, por ejemplo, en la aplicación de la gestión documental se privilegiarán las buenas prácticas archivísticas, en la conservación, preservación y digitalización de los expedientes de forma correcta sin la necesidad de la manipulación humana, así como proporcionar diversos archivos, imágenes, videos o documentos con valor archivístico para garantizar los derechos humanos; en suma, la inteligencia artificial no es una amenaza, sino que debemos de saber cómo ocuparla para nuestro beneficio y así generar confianza a la población de que esta herramienta es algo bueno para la difusión del patrimonio documental histórico de nuestra institución y de la Nación.

4.4. Inteligencia artificial en los archivos

La inteligencia artificial está redefiniendo la gestión archivística mediante algoritmos avanzados que mejoran la eficiencia en procesos como la digitalización, preservación y recuperación de información. Por ejemplo, herramientas de aprendizaje profundo permiten la identificación automática de patrones y el análisis semántico del contenido de documentos, optimizando la búsqueda de información relevante incluso en grandes volúmenes de datos históricos. Este avance transforma a los archivos en repositorios dinámicos, capaces de responder en tiempo real a las necesidades de los usuarios e investigadores, por lo cual, la IA será nuestro aliado en la gestión archivística porque nos ayudará en su organización, su digitalización al atender los estándares establecidos, y finalmente, la conservación y la preservación digital del patrimonio documental.

Además, la integración de la IA en los archivos fomenta una mejor experiencia para la persona usuaria, mediante interfaces basadas en chatbots que utilizan el procesamiento de lenguaje natural (PLN). Estos sistemas, entrenados para comprender y responder consultas de manera conversacional, hacen que el acceso a documentos sea más inclusivo y sencillo. Por ejemplo, los chatbots implementados en plataformas de gestión documental pueden proporcionar acceso inmediato a resoluciones, actas y expedientes con precisión y velocidad, reduciendo la dependencia de intermediarios humanos.

Como podemos observar, la inteligencia artificial puede ayudar en toda la gestión documental de los archivos, porque tiene como propósito identificar, seleccionar, organizar y conservar todos los archivos físicos, electrónicos o híbridos, esto para que sean accesibles y disponibles los datos y registros documentales, siempre y cuando los archivos sean conservados en su estado original de generación.

Como se dijo, la IA es una herramienta digital diseñada por las personas que nos ayuda a simplificar el trabajo, esto nos lleva a la pregunta ¿Es posible que la IA nos ayude en facilitar el trabajo de la práctica archivística?, por ello, nos referimos a que los archivos en la actualidad son sensibles, es decir, que todos los archivos deben tener una estricta seguridad y buenas prácticas para su manipulación y conservación a lo largo del tiempo, ya que un error humano puede causar consecuencias, como la pérdida de la información y la deteriorización parcial o total de los archivos, así, la inteligencia artificial nos ayuda a minimizar estos riesgos, al proporcionarle una serie de reglas que contengan instrucciones específicas para que cumpla con este objetivo, y esto permite la simplificación de procedimientos y procesos de las etapas documentales, por ende, se tendrá una base sólida en la gestión documental, tales como registros para recopilar y conservar la información en custodia, realizar descripciones para los metadatos, la utilización de técnicas de preservación y, por último, la garantía de los derechos humanos.

De igual manera, los sistemas de gestión de documentos tienen una estructura sólida al permitir que la clasificación y la categorización de la información sea de acuerdo con los volúmenes que se tienen, esto, para tener un archivo organizado y sobre todo accesible, por tal motivo, la implementación de esta herramienta no es una tarea fácil, sino que tiene su complejidad porque se debe de diseñar y programar las redes neuronales artificiales que tendrán toda la información almacenada, en un repositorio funcional que detecte textos más precisos para su identificación y así conocer en qué parte de las unidades de Trámite, de Concentración e Histórico se encuentran resguardados los archivos, con el objeto de facilitar su indexación y búsqueda en el acervo.

Por lo anterior, su aplicación permite desarrollar la infraestructura necesaria para gestionar la conformación de expedientes físicos, híbridos y electrónicos, al proporcionar el acceso libre a las personas usuarias, y disposición en el futuro, con el objeto de distinguir las actividades de archivos electrónicos, con el fin de maximizar los esfuerzos y los recursos humanos, materiales y económicos.

Así las personas servidoras públicas que fungen como Responsables de Archivo de Trámite deben capacitarse de manera continua para el uso y aplicación de la inteligencia artificial, lo que contribuye a fomentar una cultura archivística.

Un ejemplo práctico es el uso de sistemas de IA para indexar automáticamente grandes volúmenes de documentos, permitiendo que estos sistemas, analicen el contenido textual y los metadatos, facilitando la búsqueda y recuperación rápida de la información. Aunque este enfoque es eficiente, existen desafíos inherentes, como errores en el reconocimiento de ciertos formatos, la obsolescencia tecnológica o la necesidad de implementar actualizaciones continuas en los modelos para adaptarse a nuevos tipos de datos. Este proceso requiere no sólo herramientas tecnológicas robustas, sino también la supervisión constante de profesionales capacitados que puedan corregir errores y ajustar los sistemas para mantener un alto nivel de rendimiento.

Por lo anterior, la conservación documental utilizando las tecnologías emergentes incluye medidas preventivas para garantizar la integridad de los archivos electrónicos, al permitir detectar patrones que indiquen el inicio de deterioro en documentos digitales, las inconsistencias en el formato, y recomendar acciones correctivas, estas capacidades no sólo mejoran la calidad del almacenamiento, sino que también optimizan la disponibilidad de documentos para usos futuros, fortaleciendo así los principios de transparencia y acceso a la información, respetando lo establecido en la Carta de la UNESCO del 2003 sobre la preservación del patrimonio digital, al señalar que la preservación digital es el patrimonio documental y cultural de toda la humanidad.

En el contexto de la transición hacia la era digital, la implementación de sistemas de inteligencia artificial resulta esencial para garantizar la accesibilidad y usabilidad de la información archivística, permitiendo el almacenamiento de la información archivística o de mayor relevancia en plataformas digitales como portales, blogs, servidores o repositorios, permitiendo así su conservación y preservación; pero no será suficiente si no se acompaña de seguridad tecnológica, de una gestión eficiente y de una automatización que proteja la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos. Los avances han demostrado ser aliados indispensables en este proceso, ya que sistematizan tareas críticas como la clasificación, la preservación y la recuperación de información, minimizando la necesidad de manipulación física y, por ende, los riesgos asociados. También es importante contemplar la capacidad de los sistemas de gestión documental para realizar auditorías internas en tiempo real, asegurando que los registros cumplan con las normativas de seguridad y preservación establecidas por los organismos nacionales e internacionales.

En este nuevo paradigma, los archivistas gestionan archivos que son semilleros intelectuales de la memoria colectiva y también los sistemas que aseguran su perdurabilidad, usabilidad y accesibilidad, posicionándolos como líderes en la transformación digital del sector, por ende, se puede hacer posible el acceso a la información pública y al acceder a la información de una manera más sencilla, fácil de ocupar y amigable para que las personas conozcan más sobre los temas más relevantes de archivos.

4.5. Automatización Robótica de Procesos en la Gestión de Archivos

La Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) aplicada a la gestión de archivos y documentos consiste en el uso de robots de software capaces de limitar acciones humanas para ejecutar, de manera automática y estandarizada, tareas repetitivas y de alto volumen. Entre estas se encuentran la captura y extracción de datos, la clasificación documental, la indexación, el procesamiento y el archivo de expedientes administrativos y jurisdiccionales.

En ese sentido, la RPA se integra de forma natural con tecnologías complementarias como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y la IA, lo que permite transformar documentos físicos o digitales en información estructurada y reutilizable. Esta convergencia tecnológica optimiza los flujos de trabajo documentales, reduce significativamente los errores derivados de la intervención manual y libera al personal de tareas operativas, permitiéndole concentrarse en actividades de análisis, toma de decisiones y gestión estratégica de la información.

Por lo tanto, la IA aporta capacidades avanzadas para la clasificación automática de documentos, al análisis de metadatos, la detección de patrones y la anticipación de riesgos asociados a la gestión documental, tales como inconsistencias, duplicidades o incumplimientos normativos. Asimismo, la RPA se enfoca en la ejecución eficiente y continua de procesos repetitivos, como la transferencia de documentos entre sistemas, la actualización de registros, la validación de campos obligatorios o la aplicación de reglas archivísticas previamente definidas.

Igualmente, la implementación de RPA en los sistemas de gestión documental fortalece la trazabilidad, la auditabilidad y el control de procesos, al generar registros automáticos de cada acción realizada por los robots de software, lo cual, contribuye al cumplimiento de los marcos normativos en materia de archivos, transparencia, acceso a la información y protección de datos personales, al tiempo que mejora la interoperabilidad entre plataformas y favorece la escalabilidad de los sistemas institucionales de archivos.

Para finalizar, la Automatización Robótica de Procesos es un componente esencial para la modernización de la gestión archivística, la consolidación de la gobernanza de la información y el fortalecimiento de la confianza institucional en entornos cada vez más digitales y complejos.

4.6. Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial y su impacto en los archivos

El 13 de junio de 2024, se publicó el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial que tiene como objeto garantizar que los sistemas de inteligencia artificial se desarrollen y utilicen de manera responsable y que la implementación de nuevos sistemas y métodos artificiales sean más seguros y respeten los derechos fundamentales. Por consiguiente, este Reglamento clasifica las aplicaciones en función de su nivel de riesgo, es decir, en innovar e imponer diversos requisitos estrictos, facilitando que las herramientas puedan manipular los archivos. Es decir, hay que imaginar que la propia inteligencia artificial nos extienda su mano para tener al alcance, todos los archivos de una institución.

Además, el Reglamento Europeo enfatiza que, la importancia de la supervisión y el control humano en la toma de decisiones automatizadas, en este contexto archivístico, se refiere a establecer diversas necesidades para mantener un equilibrio entre la automatización de procesos y el juicio profesional de los archivistas, quienes deben garantizar que las decisiones relacionadas con el acceso y la preservación de archivos sea transparente. Además, en la implementación de este Reglamento, se deben elaborar políticas y procedimientos para cumplir con los estándares europeos, con el propósito de conservar los archivos y que estos sean más seguros, también se deben respetar los derechos humanos al promover una gestión ética y responsable de la información contenida en los archivos.

4.7. Factores de riesgos y retos en la implementación de la inteligencia artificial en los archivos

La implementación de la inteligencia artificial en la gestión de archivos presenta una serie de desafíos críticos relacionados con la privacidad y protección de los datos personales. Si bien la IA facilita el acceso y la organización de grandes volúmenes de información, también amplifica los riesgos de exposición de datos sensibles y confidenciales, estos riesgos incluyen el uso indebido de información personal y la posibilidad de ciberataques dirigidos que exploten vulnerabilidades en los sistemas de computación basados en IA; por ejemplo, un ataque malicioso podría comprometer algoritmos de aprendizaje automático, provocando la alteración o eliminación de registros clave o de documentos importantes dentro de un área de recursos humanos.

Por tal razón, la IA no se escapa de los posibles riesgos que podría tener al implementarla en la gestión documental pero, como todo, se pueden mitigar o disminuir estos riesgos, lo cual es fundamental establecer protocolos de ciberseguridad robustos que incluyan cifrado de datos, autenticación, contraseñas y monitoreo continuo de los sistemas informáticos, además, las instituciones al interior deben desarrollar Códigos de Ética y regulación específica para el manejo y tratamiento responsable de los datos personales, lo que permitiría tener mayor seguridad y control en su acceso. Por otro lado, esto implica asegurar que los algoritmos utilizados sean transparentes y auditablemente seguros, evitando sesgos en la toma de decisiones y promoviendo la equidad en el acceso a la información archivística.

Adicionalmente, uno de los retos más apremiantes es garantizar que los sistemas de IA sean resilientes frente a amenazas tecnológicas emergentes. Esto requiere una inversión constante en infraestructura tecnológica, así como en la capacitación de los profesionales encargados de la supervisión de estos sistemas, con la adopción de medidas como redes neuronales explicables y el análisis en tiempo real que puede ofrecer una capa adicional de seguridad, minimizando la exposición de los archivos a riesgos potenciales.

La integración de la inteligencia artificial en la gestión de archivos también conlleva importantes desafíos éticos y legales, al permitir que los algoritmos que impulsan estos sistemas pueden presentar sesgos inherentes si no son diseñados ni entrenados con datos representativos y reales; por ejemplo, un sistema de clasificación automatizado podría priorizar ciertos documentos en detrimento de otros, afectando la equidad en el acceso a la información. Para abordar este problema, es esencial establecer procesos de supervisión humana que permitan detectar y corregir errores en las decisiones automatizadas.

Además, los marcos regulatorios para el uso de IA en archivos están en constante evolución, lo que genera incertidumbre legal para las instituciones que implementan estas tecnologías; pero este entorno tiene su beneficio, al exigir que los archivistas estén capacitados no sólo en las herramientas tecnológicas como las TICs o el conocimiento de los lenguajes de programación, sino también en las implicaciones éticas y normativas asociadas. La implementación de principios como la rendición de cuentas y la transparencia algorítmica es clave para evitar información falsa, proteger los derechos de las personas usuarias y garantizar la correcta protección de datos personales.

Por último, la calidad y el estado de los datos existentes en los archivos pueden afectar la eficacia de las soluciones que nos proporciona la IA porque los archivos deben invertir en actualizaciones tecnológicas y en la limpieza de sus bases de datos para maximizar los beneficios que se obtendrán. Además, la resistencia al cambio y la adaptación de las prácticas tradicionales a nuevas tecnologías también son desafíos que deben ser abordados de manera gradual, para su correcta adaptación y desarrollo.

4.8. Beneficios de la inteligencia artificial dentro de los archivos

Como se mencionó con anterioridad, la IA tiene diversos beneficios, pero cuando se implementa dentro de una página web o portal institucional cambia todo el paradigma de los beneficios, esto al referirnos que la implementación de la inteligencia artificial permitirá una rápida búsqueda de la información, la cual puede proporcionar estadísticas, precedentes, ejemplos, gráficas, etc., en formatos abiertos para la reutilización de la información pública.

Algunos de los beneficios son:

• Disminución de los tiempos en la gestión documental de los archivos.
• Disminuir los riesgos de manipulación física al conservar los formatos originales de los archivos, ya sean físicos, híbridos o electrónicos, evitando su deterioro en el futuro.
• Implementación de Chatbot para tener una conversación óptima y amigable con la inteligencia artificial para que pueda comprender las preguntas o solicitudes de búsqueda que se tengan y que se pueda automatizar de manera sencilla y rápida las respuestas, en aras de fortalecer la cultura archivística con la mano de la inteligencia artificial.
• Poner al alcance de la ciudadanía información pública de interés en materia de archivos.
• Disponibilidad de diversos documentos de carácter histórico.
• Adaptar la usabilidad de la información, para que sea más didáctica.
• Permitir que la herramienta esté disponible las 24 horas de los 365 días del año.

Ahora bien, el impacto de la inteligencia artificial dentro de los archivos es que busca evolucionar con tecnologías nuevas, una herramienta artificial que permita que el público en general consulte información archivística precisa, real y de fácil interpretación, por ello, el ChatGPT posibilita que todas las personas puedan buscar cualquier información y que ésta será obtenida de manera precisa; igual ocurre con Suno que es una herramienta que crea canciones a tu medida; entonces, si todo esto sucede en nuestro mundo real, los archivos no se quedaron atrás, porque los mismos archivistas ocupan modelos amplios del Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN), como puede ser la implementación de un asistente virtual, un Chatbot, un Bot, un holograma artificial, entre otros modelos que sean capaces de proveer información mediante una interacción en lenguaje natural.

Por ello, es importante que toda la información archivística sea recabada y organizada para la automatización de su análisis y procesamiento de contenido de los archivos generados en los diversos formatos como PDF, DOCX, XLSX, XML, TXT, JSON, entre otros, así habrá mayor conocimiento, datos, buenas prácticas y experiencias al momento de ocuparlo con el objetivo de contar con la solución, las búsquedas y las consultas específicas de los archivos, en donde se pueda ir refinando el modelo.

Para finalizar, esta herramienta emergente representa una innovación significativa en la gestión de archivos, la usabilidad y la accesibilidad de la información pública al promover la cultura archivística. Lo anterior es un avance revolucionario en la gestión documental que sitúa las personas como parte fundamental en el ciclo de la información, permitiendo la consulta y que se resuelva en segundos, a través de la interacción con las personas expertas en la materia, los archivistas responsables y toda persona interesada, en temas de archivos, como administrativo, así como documentos históricas, lo anterior porque se privilegió el uso de las tecnologías de la información, de la mano de la inteligencia artificial, para acercar los conceptos, los alcances, los conocimientos y la información de la gestión documental al público en general, mediante una herramienta de comunicación rápida, fácil, sencilla y amigable. Su objetivo es brindar una solución tecnológica que se presenta para conversar con las personas usuarias sobre los contenidos de interés de los archivos y que esta misma sea atractiva y persuasiva, al tomar en cuenta un diseño amigable, de comunicación dinámica que contiene información sobre temas archivísticos en modalidad virtual, la cual se actualizará de manera constante al proporcionar información básica, atender dudas más frecuentes, mediante preguntas y respuestas o bien seleccionando el tema de interés.

4.9. Inteligencia artificial en la transparencia proactiva de archivos

La transparencia proactiva es el conjunto de actividades e iniciativas ordenadas que van más allá de las obligaciones que marca la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, es decir, los sujetos obligados ponen de manera voluntaria información pública a disposición de la ciudadanía.

Ahora bien, la práctica detona el componente de transparencia proactiva dentro de una estrategia de apertura institucional al publicar información procesada, sistematizada, veraz, relevante, integral y actualizada sobre diversas temáticas de interés en documentos digitales, busca facilitar que la ciudadanía conozca más sobre diversos temas, labores, actividades, funciones y desempeño, a través de su historia, pero ¿Qué relación puede tener la inteligencia artificial con la transparencia proactiva? Esta relación se traduce en automatizar la clasificación y publicación de información relevante, permitiendo un acceso más eficiente y accesible para la ciudadanía. Además, mediante sistemas como chatbots y motores de búsqueda semántica, facilitaría la consulta en tiempo real de documentos públicos, también ayuda a detectar irregularidades en datos y garantiza una integridad y consistencia de la información publicada, promoviendo la confianza en las instituciones y el cumplimiento de las normativas de acceso a la información. Por esta razón, la implementación de la IA en la transparencia proactiva es que nos permitiría tener toda la información pública al alcance de las manos, al permitir que la información gestionada sea más eficiente, accesible y confiable, beneficiando al público en general.

Adicionalmente, la inteligencia artificial dentro de este ámbito, promueve el componente de participación característico, a través de un esfuerzo de participación ciudadana para la identificación de demandas de información y procesos de mejora continua de la información publicada, toda vez que el diálogo y la implementación de nuevas herramientas tecnológicas permiten que todas las áreas de archivos tengan la oportunidad de utilizar y aprovechar al máximo su utilización, al facilitar el trabajo de las personas y que se tenga un modelo refinado y entrenado, para que cumpla con todas sus funciones encomendadas como:

• Procesar y sistematizar contenidos útiles y accesibles, a través de la implementación de mecanismos tecnológicos inteligentes, para que se tenga un diseño o modelo de transparencia, adquisiciones y datos abiertos.
• Crear y adecuar las herramientas tecnológicas que sean de comunicación permanente, con la finalidad de avanzar en la implementación de mecanismos de consulta de información, a causa de esto, que haya participación ciudadana.
• Automatización de la clasificación y organización: los algoritmos pueden analizar grandes volúmenes de documentos y datos, clasificándolos y organizándolos de manera eficiente. Esto facilita el acceso y la recuperación de la información relevante, mejorando la transparencia en la gestión de archivos.
• Extracción y análisis de datos: extraer información clave de documentos y datos no estructurados, como correos electrónicos, reportes y actas. Al identificar patrones y tendencias.
• Detección de irregularidades: se pueden monitorear continuamente los archivos y documentos para detectar anomalías o actividades inusuales. Esto puede ayudar a identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en cuestiones mayores.
• Facilitar el acceso mejorado a la información: los chatbots y los asistentes virtuales dan el acceso a la información almacenada en archivos.
• Reducción de errores humanos: la automatización de tareas rutinarias y repetitivas disminuye el riesgo de errores humanos, asegurando que la información se gestione y registre de manera precisa y consistente.
• Transparencia en tiempo real: actualizar y mantener registros en tiempo real, proporcionando una visión actualizada y precisa de la información, lo cual es útil para las instituciones que necesitan responder rápidamente a consultas o solicitudes de información que son de manera urgente o de prioridad alta.
• Predicción y planificación: al analizar datos precedentes, históricos y tendencias, se predice las necesidades futuras y ayuda en la planificación y gestión de archivos para el futuro. Esto puede incluir la previsión de volúmenes de documentos, la planificación de recursos, nueva planificación de los planos topográficos y la identificación de áreas que requieren atención especial.

Derivado de lo anterior, la transparencia proactiva de los archivos es significativa, y su implementación puede llevar a una gestión de información más eficiente, accesible y confiable, beneficiando tanto a las instituciones como al público en general.

4.10. La inteligencia artificial transformando la gestión de archivos

La implementación de la inteligencia artificial en la gestión de archivos transforma los procedimientos en cómo se manejan, se organizan y se acceden los documentos y expedientes, de la siguiente manera:

• Automatización de la clasificación y organización:

• Clasificación automática: los algoritmos pueden categorizar documentos de manera automática, asignándolos a las carpetas o categorías correctas basándose en el contenido.

• Metadatos inteligentes: al generar y asignar metadatos automáticamente, mejorando la búsqueda y recuperación de información.

• Digitalización inteligente:

• Tecnologías como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): convertirán documentos físicos en formatos digitales editables, incluso en casos de caligrafía compleja o deterioro significativo. Esto asegura que los datos se capturen correctamente, reduciendo la necesidad de correcciones manuales y mejorando la integridad de la información digitalizada.

• Integración automática de documentos digitalizados: permite que los documentos digitalizados sean añadidos a los sistemas de gestión documental mediante la automatización de flujos de trabajo, permitiendo su clasificación, etiquetado y organización de los documentos según su contenido y contexto, facilitando la indexación y la integración con otros sistemas. Esta transformación no solo acelera el proceso de digitalización, sino que también mejora la eficiencia operativa, permitiendo un acceso más rápido y fácil a los documentos dentro de un entorno centralizado y organizado.

• Mejora en la búsqueda y recuperación:

• Búsqueda avanzada: los motores de búsqueda basados en lenguaje natural ofrecen resultados más precisos y relevantes.

• Reconocimiento de patrones: identifica y extrae información específica de documentos escaneados o digitales, como fechas, nombres y números de transferencias o códigos de referencia.

• Extracción y análisis de datos:

• Extracción de texto: la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede convertir documentos escaneados en texto editable y que se puedan buscar.

• Análisis de contenido: analiza grandes volúmenes de datos para identificar patrones, tendencias y relaciones ocultas dentro de los archivos.

• Seguridad:

• Detección de anomalías: los sistemas automatizados pueden monitorear el acceso a los archivos y detectar actividades sospechosas o no autorizadas, mejorando la seguridad de los archivos.

• Cifrado inteligente: aplicar técnicas de cifrado de manera eficiente, protegiendo la información sensible y confidencial almacenada en los archivos.

• Eficiencia operativa:

• Automatización de procesos rutinarios o tareas repetitivas como la digitalización de documentos, la actualización de registros y el archivado, liberando tiempo para actividades de mayor valor.

• Optimización de recursos: predecir y gestionar la demanda de almacenamiento, asegurando una utilización óptima de los recursos de almacenamiento.

• Cumplimiento normativo y auditorías:

• Revisión de conformidad: la IA puede revisar automáticamente los documentos para asegurar que cumplen con las normativas y políticas internas.

• Auditorías facilitadas: la capacidad de la IA para generar informes detallados y precisos facilitaría las auditorías internas y externas.

• Acceso mejorado y democratización de la información:

• Accesibilidad: mejorar la accesibilidad para personas con discapacidad, proporcionando herramientas de accesibilidad como la conversión de texto a voz y subtítulos automáticos, infografías que resumirían un documento relevante o hasta traducciones a un idioma o lengua determinada.

• Mantenimiento y preservación digital:

• Identificación de deterioro para tomar medidas preventivas y así asegurar su conservación, siempre y cuando no sea alterado su contenido original.

• Migración automatizada: gestionar la migración de datos y documentos a nuevos formatos o sistemas, asegurando la preservación a largo plazo de la información y sin poner en riesgo los archivos almacenados.

• Predicción y planificación:

• Análisis predictivo: la lA podrá analizar datos históricos que deben de ser considerados importantes para su conservación, pero también podrá predecir futuras necesidades de almacenamiento y gestión de archivos.

• Planificación estratégica: la IA puede ayudar en la planificación de recursos y en la toma de decisiones estratégicas relacionadas con la gestión de archivos y en la planificación de los planos y signatura topográfica.

Por lo anterior, se enfatiza que, la inteligencia artificial está revolucionando la gestión de archivos, haciéndola más eficiente, segura y accesible su implementación y apoyo en la gestión de los archivos. Su capacidad para automatizar tareas, mejorar la precisión y proporcionar datos valiosos la convierte en una herramienta indispensable para la gestión moderna de expedientes. Es decir, se automatiza los procesos tediosos, como la clasificación, organización y destino final de los expedientes, mejorando significativamente la eficiencia y precisión en la gestión de grandes volúmenes de información. Asimismo, se habilitan nuevas formas de acceso y análisis de datos que tienen como resultado descubrir patrones y conocimientos que antes eran inaccesibles al impulsar la modernización de las infraestructuras de información.

4.11. Ética de la inteligencia artificial en los archivos

La ética de la inteligencia artificial es crucial para los archivistas al implementar tecnologías avanzadas en la gestión de archivos. Los archivistas deben asegurar que su uso respete los principios de transparencia, de la justicia y de la privacidad, garantizando que los sistemas automatizados no perpetúen sesgos, ni discriminen, ni vulneren.

Dentro de este contexto, el Tribunal Electoral al implementar un Chatbot archivístico, garantizó el respeto y reconocimiento de estos principios, para facilitar la búsqueda y consulta de los temas archivísticos en el ámbito político y electoral en aras de consolidar un Tribunal incluyente, abierto, inclusivo, ético y transparente.

Además, la gobernanza ética implica establecer marcos regulatorios claros que delimiten el alcance y uso en los archivos. Esto incluye la creación de estándares de transparencia para garantizar que los procesos automatizados sean comprensibles y auditables por las personas usuarias y que al mismo tiempo reflejen sistemas que atiendan los valores éticos y sociales, promoviendo la confianza en estas tecnologías.

En efecto, la implementación de la ética en la IA implica una evaluación cuidadosa de cómo los algoritmos no deben de afectar a la accesibilidad y el tratamiento de la información, esto al promover prácticas que protejan la confidencialidad de los datos y respeten los derechos de los individuos. Además, es fundamental que los archivistas y los titulares responsables de Archivo de Trámite mantengan un rol proactivo en la supervisión y ajuste de estas tecnologías, asegurando que los sistemas automatizados se utilicen de manera responsable para mejorar la preservación y el acceso a la información sin comprometer la integridad y la equidad.

4.12. Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación implementando la ética de la IA para la gestión de archivos

El Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación (TEPJF) ha reconocido la implementación de métodos, estándares y proyectos para una adecuada gestión, conservación y preservación de los archivos históricos tanto del ámbito judicial como del administrativo con valores secundarios (informativos, evidenciales y testimoniales), pero también ha incursionado en las tecnologías emergentes como el uso de la inteligencia artificial en el ámbito de su competencia y labores archivísticas, con esto, este órgano jurisdiccional reconoce la importancia de respetar los principios éticos en el uso de la inteligencia artificial para la gestión y preservación de sus archivos, y así asegurar una aplicación responsable y justa en materia electoral y transparencia.

Bajo esta tesitura, el TEPJF ha adoptado un enfoque basado en la transparencia, la equidad y la responsabilidad en la Justicia Electoral Abierta, al abrirse y comunicarse con la ciudadanía en una forma sencilla y amigable con la implantación de un asistente virtual, lo que implica la creación de políticas sobre el uso de los algoritmos que garantice que las decisiones automatizadas sean comprensibles para los archivistas y personas responsables de Archivo de Trámite en las etapas documentales que son Trámite, Concentración e Histórico, con el objetivo de conectar los trabajos cotidianos sobre la gestión documental, para una conservación de archivos y que se puedan difundir, publicar, visualizar, proteger y conservar todos los expedientes, documentos, actas de sesiones, fotos, videos, constancias, contratos, dictámenes y acuerdos para una transparencia documental detallada y completa sobre cómo funcionan los archivos, su importancia y en cómo se implementan los sistemas de inteligencia artificial que aseguran y comprenden los procesos involucrados para su conservación.

Un aspecto clave en la implementación de la ética en la IA dentro del Tribunal Electoral es la garantía de equidad y no discriminación en el tratamiento de los datos archivísticos, en otras palabras, los archivistas tienen que conocer los sistemas para que se utilicen en las buenas prácticas de conservación y difusión, para que así sean diseñados y entrenados para evitar sesgos que puedan resultar en discriminación o tratamiento desigual de la información hacia el público en general. Esto se lograría mediante la evaluación continua de los algoritmos para detectar y corregir posibles errores o imperfecciones que existan y que así se vaya actualizando y adecuando a las nuevas herramientas que reflejarán apropiadamente la diversidad de los documentos archivísticos y las necesidades de las personas usuarias.

Además, la protección de los datos personales es otro pilar fundamental en la estrategia del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación para la implementación ética de la inteligencia artificial, donde se debe de implementar rigurosas medidas de seguridad para proteger la integridad y confidencialidad de los archivos electrónicos y digitales, incluyendo técnicas avanzadas de encriptación y protocolos de acceso restringido, esto sirve para evitar que personas terceras alteren, deterioren o perjudiquen los archivos. Además, se aseguran de que cualquier uso de datos personales en los sistemas de inteligencia artificial cumplan con las normativas aplicables, garantizando que la información sensible no sea utilizada de manera inapropiada ni expuesta a riesgos innecesarios.

Finalmente, el Tribunal Electoral cuenta con supervisión humana y constante en el uso de la inteligencia artificial en sus archivos para su actualización, mantenimiento y soporte técnico, pero también para entrenar a la inteligencia artificial y que así se puedan automatizar muchos procesos archivísticos y encontrar soluciones a los problemas que los algoritmos no pueden manejar adecuadamente.

5. Conclusión

La inteligencia artificial se ha convertido en una herramienta esencial para la gestión documental, transformando la manera en que los archivistas manejan y preservan la información. Su capacidad para organizar, clasificar y proteger documentos garantiza una mayor eficiencia y precisión en el trabajo archivístico. Al reducir la carga de trabajo y mejorar la seguridad y la protección de los datos personales, al facilitar el acceso y la conservación a largo plazo de los archivos, sino que también optimiza los recursos disponibles, permitiendo a las instituciones mantener sus archivos de manera más eficaz y sostenible.

Como lo vimos, su implementación promete mejorar significativamente la eficiencia, seguridad y accesibilidad de la información archivística, facilitando tanto la preservación a largo plazo como el acceso inmediato a los datos. No obstante, la necesidad de infraestructuras robustas, la capacitación continua de los profesionales y la actualización de las normativas de privacidad y seguridad son aspectos esenciales para maximizar los beneficios de la IA en este campo. A medida que las herramientas de inteligencia artificial continúan desarrollándose, su impacto en los archivos a nivel global y nacional seguirá creciendo, redefiniendo las prácticas archivísticas y fortaleciendo la capacidad de las organizaciones para gestionar y proteger datos sensibles en un mundo cada vez más digital.

En suma, la ética de la inteligencia artificial es esencial para garantizar una gestión responsable y equitativa de los archivos en la era digital, esto para ofrecer nuevas oportunidades significativas para mejorar la eficiencia en la catalogación, preservación y acceso a la información, pero también plantear nuevos desafíos importantes en términos de privacidad, transparencia y justicia electoral. Es crucial que los archivistas adopten prácticas y enfoques éticos en la implementación de tecnologías con la IA, para asegurar su utilización que sean justos, transparentes y respetuosos, para mantener la integridad de los datos y la supervisión humana efectiva.

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