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Resumen. El artículo se basa en la conferencia que lleva como título: “La identidad archivística empieza en el vocabulario”, la cual fue impartida virtualmente en el marco de la celebración de la Semana del Archivista Nacional, en Costa Rica. El texto aborda la importancia del uso del vocabulario especializado en el ejercicio de la Archivística y la evolución de la terminología a partir de su interdisciplinariedad. El análisis expuesto en la conferencia parte desde el lenguaje utilizado en los orígenes de la profesión, hasta la adopción de terminología técnica que ha permitido la construcción de la identidad de la Archivística actual y la visibilidad de sus autores.

Palabras clave. Ciencias de la información; archivística; archivos; formación en archivística; terminología; vocabulario.

Abstract. This article is based on the conference “Archival identity begins with the vocabulary” presented as part of National Archivist Week, in Costa Rica. The text refers to the importance of the use of specialized language in the exercise of Archival, as well as the evolution of terminology from its interdisciplinarity. The analysis presented at the conference starts from the language used in the origins of the profession and it is extended to the adoption of technical terminology. This has allowed the construction of the identity of current Archival and the visibility of its authors.

Keywords. Information Science; Archival; Archives; Training in Archival; Terminology; Vocabulary.

1. Introducción

Este texto presenta la conferencia que ofreció de manera virtual la Dra. Antonia Heredia Herrera el 22 de julio de 2022. La actividad se realizó en el contexto de la celebración del nacimiento del Archivo Nacional y de la Semana del Archivista Nacional. Organizaron conjuntamente la actividad el Archivo Nacional –ente rector del Sistema Nacional de Archivos- y la Sección de Archivística de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica (UCR). Dada la importancia de lo expuesto, desde el Archivo Nacional se propuso publicar la conferencia en formato escrito, a lo cual la señora Heredia amablemente aceptó. A continuación, se publica el texto tal cual fue presentado por la autora. A nivel de diseño, se incluyeron imágenes ilustrativas por parte de la Revista del Archivo Nacional.

2. La identidad archivística empieza en el vocabulario

Entre las múltiples manifestaciones de la identidad hay una que destaca: el lenguaje que necesita del vocabulario para hacerse visible. Gracias a uno y a otro se puede distinguir si alguien es mexicano o argentino, andaluz o gallego.

Pero si esto ocurre con las personas también con las disciplinas, con las ciencias, ellas también tienen un vocabulario propio para trasmitir, con el lenguaje, la teoría, los conceptos propios. Y es gracias a ese uso que los profesionales son reconocidos, sin que esto suponga aislamiento, sobre todo hoy cuando la autonomía está descartada y la corresponsabilidad está en pleno auge.

La Archivística no es una excepción, pero existen singularidades que hay que destacar. Me refiero a la multitud de conocimientos exigidos a los archiveros que multiplican la presencia de términos afines a dichos conocimientos.

Desde siempre la Archivística ha contado con doctrina de la Diplomática, de la Paleografía, de la Sigilografía, del Derecho administrativo, de la Historia, de la Biología, de la Arquitectura y de unos años a esta parte, de la Informática. Términos específicos de estas disciplinas están presentes en el vocabulario archivístico. Pero importa siempre la distinción. No se pueden confundir, no se pueden sustituir unos por otros. Cada uno tiene su espacio y su contexto reconocidos a partir de las relaciones.

A esta ampliación se suman los términos nuevos nacidos de la propia evolución de la Archivística y de sus funciones. Basta poner como ejemplo la evolución de la representación archivística que ha pasado de la catalogación a la descripción archivística y de los instrumentos de descripción a los modelos conceptuales de descripción, con la proliferación de términos al hilo de esa evolución y cambio.

Dadas estas circunstancias el vocabulario utilizado por los archiveros se agranda, se amplia, se actualiza y se diversifica, pero la precisión se sigue exigiendo. Lo difícil es conseguir un vocabulario único universal por la variedad de lenguas y diversidad de interpretaciones. Son necesarias las equivalencias en las que lleva tiempo empeñado el CIA porque no solo es necesario relacionarnos con los colegas que hablan el mismo idioma sino con el resto de archiveros que usa otros vocabularios.

En esta ocasión nuestra charla terminológica va a afectar al vocabulario archivístico que utiliza la lengua española y en buena medida participa de su diccionario, es decir el de la RAE, al que siempre es bueno acudir aunque no siempre nos solucione las dudas archivísticas. Será el caso, por ejemplo, de forma y formato, de prueba y evidencia, de gestión y administración.

Como científicos, si creemos serlo –yo al menos lo creo- a la hora de trasmitir y comunicarnos no podemos dar lugar al equívoco, a la distorsión con nuestras palabras. Pero está ocurriendo que hoy el afán de modernidad y la reclamación continua de cambios está deslizándose hacia la invención abandonando términos admitidos con generalidad por consensuados que dan solidez y permanencia a nuestra teoría, aunque no cabe duda que el paso del tiempo al igual que aumenta el número de términos por la evolución, también justifica el abandono de voces por obsoletas, cuando han dejado de usarse, como ocurrió con el “expurgo” sustituido por eliminación y no por destrucción.

El vocabulario archivístico, como cualquier otro, resalta evidencias notables:

Es manifestación de nuestra identidad, como ya dijimos,
Es prueba de nuestra evolución y desarrollo,
Es la medida de nuestro nivel científico,
Es instrumento indispensable para la comunicación y la normalización,
Exige cambios, actualización. nunca invención, ni tergiversación.

La lectura de cualquier artículo sobre Archivística nos facilita la imagen profesional del autor de dicho artículo. Numerosas veces he gestionado esta práctica con mis alumnos dando buenos resultados, extendiendo el análisis a las páginas webs de muchos Archivos que nos hablan con una claridad meridiana de la institución, de su contenido y de la profesionalidad de su archivero, archivista o archivólogo.

2.1. La terminología

No pocas veces tenemos la tentación de pasar de la relación entre los términos a la identificación, así se está identificando procedimiento administrativo (que es como sabéis el desarrollo o tramitación de una función) con serie, cuando no hay que hablar sino de relación. Por otra parte, el dato no es un documento, aunque forme parte de él. Es preferible hablar de documentos en lugar de documentación por la afinidad de este término con otros profesionales. La sinonimia, la polisemia no deben suponer impedimento para el acotamiento conceptual. Serán los casos de archivo y de documento.

No debemos perder de vista nunca que el vocabulario de una lengua es un patrimonio y el vocabulario archivístico es parte de ese patrimonio que hemos de utilizar y proteger no haciendo un mal uso de él.

A partir de este momento haremos un recorrido por algunos de los términos utilizados habitualmente analizando su concepto, viendo su evolución, la permanencia, la sustitución o el abandono.

Archivística, Archivo, archivo, documento, documento de archivo, documento electrónico, dato, información, evidencia, gestión de documentos, es decir hablaremos de la disciplina, de su doble objeto y de su aplicación.

En una entrevista reciente, los alumnos me preguntaron si Archivística y Archivología eran términos sinónimos. Aunque la contestación puede darse por supuesta, el hecho de la duda partía de que en esa Universidad primero se cursaba la categoría de técnico en Archivística para continuar la licenciatura en Archivología. La evidencia de la sinonimia no obliga a optar por una o por otra denominación pero tomada la decisión hemos de quedarnos con el término elegido. Lo cierto es que la Archivología fue un nombre generalizado hasta la llegada de la bibliografía de Theodore Schellenberg que nos trajo la denominación de Archivística. Archivología permaneció en Hispanoamérica y en España se optó por Archivística.

Con uno u otro nombre es la ciencia de los “archivos” en su doble acepción de conjunto organizado de documentos y de institución conservadora y gestora de esos documentos. Y teniendo en cuenta que” no hay Archivos sin documentos y sí documentos sin Archivo” la atención primera ha de ser hacia los documentos y de inmediato a los Archivos que nos llevará a una gestión de documentos y a una gestión de Archivos, con agente o agentes productores la primera y con agente custodio, la segunda y procesos e instrumentos distintos, lo que las hace perfectamente distinguibles, como luego veremos.

Seguimos hablando de Archivística.

En el glosario que acompaña al modelo conceptual de descripción archivística elaborado por un grupo de archiveros españoles, glosario que está disponible en la web del Ministerio de Cultura aparece el término Archivística que no se define pero es remitido directamente a otro que no es sino gestión de documentos porque si la Archivística es la teoría, la gestión de documentos es su aplicación. No hay identificación pero sí una relación tan estrecha que la gestión de documentos no se entiende, ni existe sin la Archivística. Incluso si hablamos de gestión de documentos electrónicos. Esta relación es de suma importancia a la hora de una programación de gestión de documentos, como luego veremos.

2.2. Documento, archivo y Archivo

Por otra parte, la doble acepción de “archivo”, como conjunto de documentos y como institución, requiere una distinción a la hora de ese doble concepto y uso. Hace años que personalmente, apoyándome en una lejana recomendación del CIA opté por la grafía para lograr la distinción, utilizando archivo con minúscula para el contenido o conjunto de documentos y reservando Archivo con mayúscula para la institución conservadora y gestora de ese contenido.

No he conseguido muchos seguidores, pero he sido fiel a ese uso. Os invito a la comprobación.

Siendo recomendada la atención primera al conjunto documental detengámonos en el documento, no sin antes llamar la atención sobre la distinción entre el documento, el documento de archivo, el documento electrónico, el dato y la información. No todos los documentos son documentos de archivo, ni el dato ni la información son documentos, aunque formen parte de ellos, otra cuestión es que recientemente se les ha dado un protagonismo y una independencia que no tenían y ha ocurrido a partir de la gobernanza del dato y de la gestión de la información.

Documento es un término aplicable a múltiples realidades que nos hacen conocedoras de algo, tantas que en el glosario último de InterPARES se enumeran y definen más de setenta acepciones, pero el documento objeto de la Archivística siendo bastante amplio como registro de información no es cualquier documento, de aquí que a no todos los documentos les llamemos “documentos de archivo”. Ese documento de archivo es el documento administrativo producido por las instituciones públicas en el ejercicio de sus competencias que con el tiempo y la conservación permanente le hemos llamado histórico y forma parte
del Patrimonio documental. Es tanto el analógico como el electrónico y en ese mismo
contexto el sonoro, el audiovisual, la fotografía y son también los documentos producidos
por las instituciones privadas y las personas en el ejercicio de sus responsabilidades reconocidas. Ni un cuadro de Jorge Gallardo, ni una pintura de Velázquez, ni una sinfonía de Málher,ni un libro de Gabriel García Márquez, pudiendo estimarse documentos, son documentos de archivo.

El documento de archivo no lo es por estar en un Archivo (institución) sino por formar
parte del archivo, con minúscula. Su hábitat natural es el fondo y su agrupación dentro del fondo, la serie.

Se produce por un agente productor y está determinado por una función.
Es necesario y, como menos, conveniente (un testamento).
Es testimonio de acciones, no de actividades. De actividades es testimonio la serie.
Es una unidad documental que puede ser simple o compuesta.
Es tanto el de soporte papel como el electrónico.
Tiene forma y formato que son conceptos que suelen confundirse o identificarse. La forma tiene que ver con la estructura interna y se identifica con el tipo documental y el formato se refiere a las características externas como el volumen o el tamaño.
El nombre del documento está facilitado por el tipo documental (acta capitular)
Se le reconocen cuatro cualidades: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad
Al documento de archivo al definirlo se ha reconocido como testimonio y prueba, es decir se le atribuye garantía de certeza, que hace algunos años se han sustituido por memoria y evidencia, significando lo mismo.

Si el Archivo, con mayúscula, es decir como institución no tiene archivero, ni tiene documentos de archivo sino otros documentos y no ofrece servicio y uso, que son dos rentabilidades diferentes, evitad llamarlo Archivo, porque no lo es. Pero tampoco llaméis a un Archivo de verdad: “Servicio de Archivo histórico y administrativo” porque le sobra lo de servicio y altera el orden de su finalidad (será: Archivo administrativo e histórico)

Hoy que el calificativo de abierto va unido a la transformación digital importa distinguir entre servicio y uso que han aumentado las posibilidades sociales de los Archivos. Así, servicio corresponde a todas las ayudas facilitadas y ofrecidas convirtiendo a los ciudadanos en beneficiarios, mientras el uso –ampliado por la apertura- es la demanda de los usuarios que hemos de satisfacer los archiveros. El uso se está imponiendo al servicio determinando incluso la programación de difusión.

Hemos sido muy generosos aplicando el término Archivo a realidades que no lo son, sin restarles la importancia que tienen: los Archivos de la Memoria, de la Democracia, de la Mujer, del vino. Se acercan más a Centros de documentación o a Museos.

Actualmente, se está sustituyendo el vocablo Archivo que es la raíz de la denominación de una disciplina y da especificidad a sus profesionales, por Repositorio, alegando los documentos de archivo electrónicos.

De repositorio dice la RAE que es cualquier sitio donde se puedan guardar cosas y como ejemplo enumera: despensa y alhacena. Nada más lejos de un Archivo.

2.3. Transformación digital

Con la transformación digital, la insistencia en la orientación al dato y su gobernanza y en la gestión de la información parecían llevarnos a la sustitución del documento de archivo y con ella a la desfiguración profesional. Algún autor ha alertado lo siguiente y transcribo: “la trasposición al medio digital del documento tradicional, de contenido narrativo y poco o nada estructurado, desde el punto de vista del procesamiento automático de la información, parece tener los días contados a favor de modelos de evidencia basados en datos estructurados”. Y mi pregunta es ¿cuándo un documento de archivo no ha sido un tipo documental que como tal está estructurado en datos? Y esta realidad la venimos aprendiendo desde la Diplomática. De aquí que el documento de archivo va a permanecer y el derecho administrativo que también estaba en peligro. Nuestra colega, Aída Mendoza, jurista además de archivera está escribiendo mucho sobre este tema. No puedo dejar de insistir en que el documento de archivo es un conjunto estructurado de datos que adoptan la forma de un modelo o tipo documental que sirve para reconocerlo dándole nombre y que de ese conjunto al describirlo elaboraremos información. Documento de archivo, dato e información son términos y conceptos relacionados sin identificarse entre ellos. Ni los datos –antes elementos de descripción o atributos- ni la información nunca nos han sido ajenos. Los datos –que no se limitan a los documentos de archivo- no son una amenaza, solo el mal uso y la obsesión por hacer caja los puede convertir en peligrosos. Ocurre que con el protagonismo se les ha dado independencia a la hora de su gestión necesitando quizá nuevos gestores para ellos. No nos confundamos. Lo que se pretende ahora es eliminar la parte narrativa con la que ofrecíamos los datos, así las que ahora denominan “nuevas formas de evidencia” siguen siendo los documentos de archivo.

Quiero insistir en algo: circula una definición bastante generalizada para el dato reconociéndolo como “unidad menor de información” y no lo es, solo es un elemento mínimo de información que unido a otros elementos se convierte en información. Como mínimo son necesarios dos datos. ¿Es información la fecha de 7 de noviembre de 1934? Entiendo que no, necesitaría para serlo de otro dato, al menos, para elevarla a información.

El afán de cambio y el deslumbramiento de la modernidad también están arrinconando al primero, principal y más general principio de la Archivística: el de respeto a los fondos o principio de procedencia. De él dependen conceptos tan afianzados como procedencia, producción y productor que, respectivamente, no son sino una relación, una función y un agente que facilitan el contexto documental, es decir el fondo, y ayudan a fijar su naturaleza. La procedencia marca la relación entre el productor y el documento determinando la autenticidad, la producción establece la diferencia con la creación y el productor marca la distancia con el agente creador. De aquí lo inconveniente que puede resultar el uso discrecional de producción y creación, de productor y de creador. Desde la Archivística la producción supone necesidad, obligación, mientras la creación es voluntaria, no obliga, aunque pueda ser conveniente.

2.4. Palabras de cierre

Al principio de mi intervención os decía que siendo doble el objeto de la Archivística: los documentos como contenido y el Archivo como institución conservadora y gestora de esos documentos, existe una atención profesional doble manifestada a partir de una gestión que busca rentabilidad para las dos. Estas dos gestiones son la de los documentos y la de los Archivos que siendo dos realidades diferentes, aunque próximas y relacionadas, cada una de esas gestiones tendrá sus procesos reconocidos y sus propios instrumentos.

La gestión de Archivos afecta a la institución, al edificio, a la distribución de sus dependencias, a la plantilla de personal, al presupuesto, cuya responsabilidad correrá a cargo de un gestor custodio. Esa gestión, hoy, teóricamente, se ha simplificado por una parte y se ha complicado por otra. Se ha terminado la obsesión por los espacios, por las estanterías, pero se ha complicado y necesita la corresponsabilidad de los informáticos.

La otra gestión que es la que afecta a los documentos, estimándola tal, se duplica: hay una gestión de documentos basada en el Derecho Administrativo con unos gestores conocedores de dicho Derecho que controlan los procedimientos administrativos es decir producen y tramitan los documentos y otra gestión de documentos que tiene por base a la Archivística con unos archiveros que reconocen y aplican los procesos archivísticos, desde la identificación hasta la eliminación o la conservación permanente.

Hemos de reconocer perfectamente los procedimientos administrativos y los procesos archivísticos, junto a sus respectivos instrumentos. Para los primeros es necesario un catálogo de procedimientos según las funciones, un catalogo de series, un listado de tipos documentales, para los segundos el registro para el ingreso, el cuadro de clasificación funcional, la descripción archivística que puede optar por un modelo conceptual, un catálogo de riesgos.

Hoy entre esa gestión de documentos manifestada por una parte en el espacio administrativo y por otra en el espacio archivístico ha de estar presente la corresponsabilidad.

No creo que sea conveniente extenderme más por razones de tiempo, pero quiero ofreceros un último mensaje: ser archivero no es una devoción, ni una afición, sino una profesión que requiere formación y actualización permanente para ser ejercida y en ese contexto el uso del vocabulario juega un papel decisivo. De aquí otra recomendación práctica: cada uno debe elaborar su vocabulario archivístico actualizándolo permanentemente convirtiéndolo en un banco de datos de uso obligado.

Muchas gracias.

Antonia Heredia Herrera. Sevilla.

3. Sobre la autora

Antonia Heredia Herrera es Doctora en Historia de América (Universidad de Sevilla). Desde 1954 hasta la fecha ha vinculado su actividad profesional a los archivos.

Comenzó en el Archivo General de Indias, como Jefe de Sección durante treinta años.

Más tarde se hizo cargo del Archivo y la dirección de publicaciones de la Diputación de Sevilla y fue Directora del Archivo General de Andalucía.

Desde el año 2007 es miembro Vocal de la Comisión de Normas españolas de descripción archivística, así como en otras comisiones y grupos de trabajo para la normalización y desarrollo teórico de la archivística.

Ha impartido docencia en numerosos cursos, seminarios, jornadas, maestrías y cursos de expertos en gran cantidad de ciudades españolas y en otros países (México, Perú, Costa Rica, Colombia, Chile, Argentina, Brasil, Uruguay y Portugal).

También participa activamente con ponencias y comunicaciones en los principales Congresos Nacionales e Internacionales sobre Historia de América y sobre Archivos.

Cuenta con más de 250 publicaciones, entre monografías y artículos de revista, a lo que se suma gran cantidad de artículos de periódico, reseñas bibliográficas y prólogos a libros.

Su labor profesional y sus aportes han obtenido reconocimientos internacionales, con múltiples condecoraciones y premios.