Durante el 2020, en medio de las condiciones inéditas de la pandemia por Covid-19, el Archivo Nacional de Costa Rica vivió uno de sus logros más relevantes en materia de servicios y comunicación: el lanzamiento de su nuevo sitio web www.archivonacional.go.cr. El espacio destacó por su diseño atractivo, navegación más amigable, elementos de accesibilidad y, especialmente, una organización de los contenidos en función de los diferentes públicos de la institución. En el presente documento se describen los aportes más relevantes de este producto, así como se reseñan las actividades de difusión programadas alrededor del lanzamiento.
Cuando se compartió con el público la buena noticia, el 19 de agosto de 2020, se concretó la culminación de un amplio proceso de trabajo. El recorrido fue intenso, no solo por la cantidad de horas que se dedicaron, sino también por el avance cualitativo y la reorganización que experimentó la arquitectura de contenidos.
Otro de los saltos cualitativos del nuevo producto radica en su apariencia gráfica basada en el manual de identidad institucional publicado a inicios de 2018, elaborado por Gabriela Soto Grant. Es así como el nuevo sitio ofrece una presentación fresca, con colores institucionales.
Alexander Barquero Elizondo, director del Archivo Nacional, destacó el hecho de que un sitio web es un punto de contacto muy importante entre la institución y su comunidad de personas usuarias. "Un sitio web moderno, con las características de usabilidad, diseño, accesibilidad, transparencia y ciberseguridad como el que estamos ofreciendo ahora, se vuelve una poderosa herramienta para acercarse aún más al trabajo del Archivo Nacional y a los documentos que aquí se custodian", comentó.
La culminación de una meta
Uno de los aspectos que más satisfacción generó en la organización es el hecho de que el nuevo sito se elaboró totalmente con recursos técnicos y humanos del Archivo Nacional; es decir, no medió una contratación externa para producirlo. Esto es especialmente relevante en el contexto fiscal que atraviesa el gobierno en este momento. El país experimenta una situación económica difícil y el Archivo Nacional, ente desconcentrado del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), no escapa a esta realidad.
El trabajo estuvo a cargo de un equipo integrado por Jorge Arturo Arias Eduarte, profesional del Departamento de Tecnologías de la Información (TI) y por las tres funcionarias de la Unidad de Proyección Institucional: Catalina Zúñiga Porras, relacionista pública; Gabriela Soto Grant, diseñadora gráfica, y Maureen R. Herrera Brenes, comunicadora y coordinadora de la Unidad. Al quehacer de este grupo se sumó el aporte de las autoridades y jefaturas de la institución y de las personas que en cada departamento se encargan de velar por la actualización de los contenidos.
El equipo de cuatro profesionales mencionado antes sostuvo un ritmo periódico de reuniones. Durante el proceso recorrieron las siguientes tareas:
a. Análisis del sitio web anterior y diseño de una nueva arquitectura de contenidos.
b. Validación ante las jefaturas.
c. Instalación y configuración de Joomla
d. Diseño del sitio
e. Implementación de contenidos
f. Implementación de formularios en línea
g. Consultas de Bases de Datos
h. Actualización de tareas pendientes
i. Revisión por parte de las jefaturas y del equipo
j. Aplicación de correcciones
k. Publicación
l. Lanzamiento
m. Ajustes finales, capacitación de enlaces e informe de cierre
El tema del trabajo colaborativo es muy relevante en este logro institucional. Por una parte se encuentra el ya mencionado equipo base. En segundo lugar, la arquitectura de contenidos (que se desarrolló luego de un detallado proceso de análisis) se validó con autoridades y jefaturas de la institución. En tercer lugar, hay una coordinación con los diferentes departamentos que, entre otras cosas, se manifestó por medio de la revisión que cada jefatura efectuó previo al lanzamiento. Este vínculo con los departamentos es muy relevante y continuará en la gestión habitual del sitio que está a cargo de un grupo de personas representantes.
En la institución a estas personas se les llama “funcionarios (as) enlace” y son quienes se encargan de mantener actualizada la parte del medio que corresponde a sus departamentos. Recibieron capacitación para efectuar su tarea (que vienen desarrollando desde el sitio anterior) y coordinan periódicamente con Catalina Zúñiga Porras, gestora de contenidos del sitio web.
Detalle del nuevo producto
Entre las novedades que presenta el nuevo espacio destacan las siguientes.
1. Como se mencionó anteriormente, la información se acomodó con el fin de facilitar la navegación de los diferentes públicos del Archivo Nacional. Este es un detalle relevante ya que el sitio anterior tenía una lógica de acomodo más apegada al organigrama institucional, lo que significaba menor practicidad en el acceso a la información. Es así como se habilitaron páginas específicas (a las que se ingresa desde la principal) dedicadas a “Archivistas”, “Investigadores (as)”, “Notarios (as)” y "Docentes".
Para este último grupo se ofrece una sección completa de servicios educativos que brinda información sobre: visitas guiadas y exposiciones (virtuales e itinerantes). Adicionalmente, se comparten recursos educativos (entre ellos multimedia) y enlace a publicaciones como catálogos para descarga gratuita, la Revista del Archivo Nacional (RAN), Cuadernillos y Memorias.
2. Por otra parte, se trata de un producto responsive. Esto significa que sin importar desde dónde se observe (computadora, tablet o teléfono), el diseño se adapta para que pueda leerse correctamente.
3. El tema de la transparencia fue otro elemento de gran relevancia para el equipo productor. Es así como la institución tomó en cuenta con gran apego la guía y recomendaciones del Índice de Transparencia que se coordina desde la Defensoría de los Habitantes. Existe un sector muy amplio del sitio destinado a compartir información relacionada con asuntos financieros, contrataciones y recursos humanos, entre otros. De la misma forma, están disponibles las actas de la Junta Administrativa.
4. Los elementos básicos de accesibilidad también se tomaron en cuenta. Es así como el sitio implementa disposiciones de la Guía de contenidos Web del Consorcio World Wide Web (W3C). Ejemplo de esto es el hecho de que las fotografías tienen descripción, se puede manipular el contraste de colores y es posible aumentar el tamaño de la tipografía. A estas funcionalidades se accede por medio de un ícono ubicado en la esquina superior izquierda de la página.
5. A lo anterior se suma el acceso a bases de datos de los tres archivos que resguarda la institución (Histórico, Notarial e Intermedio), así como a la de la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines.
Para dar a conocer la publicación del nuevo sitio, se emitió una nota de prensa y se prepararon una serie de videos publicados en el Canal de YouTube del Archivo Nacional. Uno de los productos se refirió al tema de manera general y a este se sumaron otros específicos relacionados con los recursos que se ofrecen a docentes, archivistas, investigadores (as) y notarios (as).
Videos sobre el nuevo sitio web del Archivo Nacional en el canal institucional de YouTube
https://www.youtube.com/playlist?list=PL88Nadt6bY2bmBrSI3yoN8uj8r5NK9ueZ
