1. Introducción

Desde el 4 de mayo de 2020 el Archivo Nacional en conjunto con el Centro Costarricense de Producción Cinematográfica, y posteriormente con la colaboración del Trabajo Comunal Universitario TC-739 “El acceso a la información y la gobernanza digital”, de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica, se lanzó una campaña llamada “ArchivoCR Covid-19”, la cual tiene como objetivo recopilar de parte de las personas, sus experiencias relacionadas con la pandemia ocasionada por el virus coronavirus SARS-CoV-2, causante de la enfermedad Covid-19.

Este acontecimiento mundial, ha quedado registrado y documentado, en millones de fuentes de información generadas por entidades públicas y privadas. Pero uno de los elementos más relevantes, es que, con la disponibilidad de diversos medios, las personas han logrado capturar sus vivencias en fotografías, videos, dibujos o textos, solo por mencionar algunas posibilidades; y así, sin darse cuenta, han estado construyendo su memoria documental alrededor de la pandemia.

2. Detectando hitos históricos

Una práctica que en ocasiones puede ser poco realizada, pero que es muy importante de construir y sistematizar, es la forma en que se determine que un hecho puede tener un impacto o relevancia para la sociedad, desde cualquier ámbito.

La combinación de varias áreas de conocimiento, son las bases para ese análisis, el cual no debería ser un asunto opcional, sino que tendría que ser parte de las labores establecidas en unidades que se dediquen a recopilar información, especialmente en un Archivo Histórico, pues es allí donde están las fuentes documentales que plasman los acontecimientos. Por ejemplo, en el Archivo Nacional, se ha unido la Historia y la Archivística, para definir algunos criterios (Protección de derechos de los ciudadanos, Coyunturas históricas relevantes, Decisiones del más alto nivel jerárquico, Planificación y cumplimiento de funciones y competencias del Estado, Normativa jurídica, Antigüedad, Finanzas Públicas, Personajes destacados en diferentes ámbitos a nivel nacional, Ciencia y tecnología, Singularidad, Información complementaria y variedad de la fuente), que sirvan de base para determinar si un documento refleja el valor científico cultural, el cual amerite ser resguardado y conservado para servir de prueba, evidencia o fuente para las futuras generaciones.

A partir de este análisis, el Archivo Nacional consideró a la pandemia ocasionada por el virus coronavirus SARS-CoV-2, como un posible hito histórico para el país, de allí la relevancia de construir una colección documental alrededor de este tema, como fuente primaria que permita el estudio de la pandemia a futuro.

3. Rescate de documentos

En el Archivo Nacional tenemos dentro de nuestras principales funciones el rescatar documentos que forman parte del Patrimonio Documental del país, es decir, los documentos que pertenecen cada una de las personas costarricenses y que les ofrece información de primera mano para sus investigaciones.

En virtud de este rescate, el Archivo Histórico del Archivo Nacional de Costa Rica, ha tomado una posición proactiva, y ha rescatado documentos considerados trascendentales para el país, sin esperar un proceso de transferencia de una entidad pública, privada o particular.

Hemos aprovechado los recursos tecnológicos y medios digitales, en los cuales están disponibles cientos de documentos electrónicos, por ejemplo, fotografías y videos antiguos, los cuales son colocados por particulares en distintas plataformas. Un factor que tomamos en cuenta para realizar este tipo de rescate, es la variabilidad de los sitios en donde se encuentran, los cuales no permiten tener certeza el periodo de tiempo que estarán disponibles, por ese motivo se aprovecha la oportunidad para rescatarlos e incluirlos en las colecciones correspondientes. Algunos ejemplos de documentos que se han rescatado, corresponden a acontecimientos como erupciones volcánicas, huracanes, inundaciones, terremotos, campañas electorales, e imágenes de lugares, personas y actividades.

Otra de las líneas del rescate son las donaciones de documentos que pertenecieron a entidades privadas y particulares, las cuales significan un aporte trascendente para los fondos de los archivos oficiales y para el interés de los investigadores, que encontrarán en ellas numerosas respuestas a sus interrogantes. Pero en el caso de los documentos generados por las personas durante la pandemia del SARS-CoV-2, se analizó que esperar una donación, era un accionar muy tardío, debido a la cantidad y variedad de los documentos que se están produciendo, de ahí surgió la iniciativa de lanzar la campaña al público “ArchivoCR Covid-19” y esperar una respuesta.

4. Desarrollo de la Campaña “ArchivoCR Covid-19”

Anteriormente, se habían realizado campañas para solicitar a las personas que remitieran documentos, sobre sus vivencias en momentos importantes para la historia del país, como la Independencia de Costa Rica y otros hitos relevantes. Sin embargo, en estas experiencias la participación de la ciudadanía siempre fue bastante limitada, por lo que se recibieron documentos con información muy importante y significativa, pero muy escasa en cantidad.

A pesar de dichas experiencias, el señor Alexander Barquero Elizondo, director general del Archivo Nacional, no se detuvo para plantear una campaña dirigida a todos los ciudadanos, con el fin de conocer de primera mano y casi inmediata lo que estaban viviendo durante la pandemia.

De ahí que lanzó su idea y tuvo una respuesta positiva en el Centro Costarricense de Producción Cinematográfica (Centro de Cine), encabezada por la señora Ana Xóchitl Alarcón Zamora. Ambas entidades del Sector Cultura unieron sus esfuerzos y se logró articular una logística que incluía: difusión-divulgación, elaboración de productos audiovisuales para la promoción, comunicados de prensa y atención a medios de comunicación, divulgación en redes sociales, y tratamiento archivístico de los documentos, desde su recepción hasta su colocación en repositorio digital seguro.

5. Difusión de la campaña

El uso de las redes sociales y los sitios web institucionales, fueron las ventanas de proyección más utilizadas para divulgar el lanzamiento de la campaña, con el fin de aprovechar el bajo costo y el gran alcance que tienen para llegar a los dispositivos de muchas personas. Estos medios se emplearon para comunicar y sensibilizar al público sobre la relevancia de la pandemia como un hecho histórico, para brindar las instrucciones acerca de la campaña y publicar los avances, así como algunos de los materiales recibidos.

Otra línea de difusión que se logró comprobar exitosa, fue la participación de las autoridades en medios de comunicación (canales de televisión y programas de radios); más de un 50% de las personas manifestaron su deseo de participar en la campaña, debido a que lo vieron en alguna entrevista. Estos espacios de entrevistas, se propiciaron gracias a los comunicados de prensa emitidos por la Unidad de Proyección Institucional del Archivo Nacional que se distribuyeron en las redes de periodistas, quienes mostraron interés y apertura para llevarlos a cabo.

5.1. Instrucciones a las personas

Como parte de la experiencia en el desarrollo de este tipo de proyectos, las instrucciones que deben seguir las personas tienen que ser claras y sencillas, libres de tecnicismos o terminologías teóricas, ya que podríamos caer en el error de que no se comprenda y además desincentivar a las personas para que participen.

Se debe tener claro que las personas no son expertas y no tienen que conocer elementos específicos de la jerga archivística, y con esto no significa que se menosprecie la capacidad de entendimiento, sino buscar de forma asertiva de acercarnos con palabras claras y utilizadas en el diario vivir de la sociedad a la que se dirige el proyecto. De ahí que fue un reto para la campaña realizar un mensaje direccionado para todas las personas, pertenecientes a la gran diversidad que caracteriza a nuestra población.

5.2. Ámbito legal

Un punto que nunca debemos dejar de lado es la materia jurídica-legal, la cual en el ámbito público, es de vital importancia, debido a que si no se cumplen con requisitos establecidos en la normativa legal vigente, aunque el proyecto tenga objetivos bien intencionados, podría entrarse en conflictos legales que no permitirán su desarrollo, o lo que podría ser peor, que todo el esfuerzo realizado no se pueda aprovechar y el trabajo tenga que eventualmente desecharse.

Se contó con los valiosos aportes brindados por la Unidad de Asesoría Jurídica del Archivo Nacional, la cual recomendó que cada persona debía brindar su consentimiento para la utilización del material remitido, esto con el fin de evitar complicaciones legales relacionadas con protección de derechos, uso de imágenes, especialmente de personas menores de edad.

Por ese motivo, el consentimiento expreso de la persona y autorización del uso del material, fue un requisito indispensable, de lo contrario el material recibido en la campaña no podría ser incluido en la colección respectiva del Archivo Nacional. El contar con esa autorización, brinda libertad para ambas partes, da garantía y confianza para utilizar los documentos en proyectos futuros y como fuentes de información sin restricción de acceso para cualquier persona. El texto utilizado en las autorizaciones fue el siguiente:

¿Qué clase de documentos enviar y cómo? Se reciben: fotos, videos, audios, dibujos, cartas y afiches; lo importante es que estén relacionados con vivencias y experiencias del Covid-19. A la hora de enviar el correo con la información, es necesario que la persona anote:

Nombre completo del autor del documento

Fecha

Lugar

Descripción

Asimismo, es indispensable que se incluya textualmente el siguiente párrafo en el correo electrónico: “Al enviar este material para la campaña ArchivoCR Covid-19, doy la autorización expresa para que el Ministerio de Cultura y Juventud y sus adscritas, utilicen el material para integrar una colección de documentos sobre el tema. Igualmente, autorizo su divulgación y uso en los diferentes espacios de difusión y en todo tipo de plataformas de índole cultural e histórico”.

A pesar de lo anterior, se recibieron algunos correos electrónicos sin el texto de la autorización, por lo que se solicitó a las personas enviarla nuevamente y hasta que se cuente con ese importe requisito, se precede a la aplicación del tratamiento archivístico e inclusión en la colección correspondiente. Algunos de estos trabajos han sido publicados en las redes sociales del Archivo Nacional de Costa Rica.

6. Valor científico cultural

Es aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia, la ciencia y la cultura, al servir como testimonio y reflejar el desarrollo de la realidad nacional. La definición de este valor, es una competencia de un órgano colegiado denominado “Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos” (CNSED), creado y regulado, en el ámbito costarricense, por medio de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos del año 1990 y el Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos del año 2017. De acuerdo con este marco normativo, la CNSED tiene las siguientes funciones:

Artículo 10. Funciones de la CNSED.

Son funciones de la CNSED:

a. Determinar el valor científico cultural de los documentos que se sometan a su conocimiento a través de las tablas de plazos de conservación de documentos, valoraciones parciales o cualquier otro instrumento que la CNSED disponga, los cuales formarán parte del patrimonio documental de Costa Rica.

b. Dictar normas sobre valoración de los documentos que producen y reciben las instituciones mencionadas en el artículo 2 de la ley que se reglamenta.

c. Resolver consultas sobre valoración documental y autorizar la eliminación de documentos que carezcan de valor científico cultural, en las diferentes etapas de los archivos.

d. Dictaminar en los casos en que se intente llevar documentos con valor científico-cultural fuera del país.

e. Dictar las directrices generales en los aspectos de procedimiento de las labores de la CNSED.

f. Otras funciones que le asignen las leyes y reglamentos.

Por éste motivo, la CNSED en la sesión N°08-2020, celebrada del 24 de abril de 2020, tomó el acuerdo plasmado en la Resolución CNSED-01-2020 de 9 de julio de 2020, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 173 del 16 de julio de 2020, en el cual se declara con valor científico cultural el 100% de la producción de documentos en las instituciones del Sistema Nacional de Archivos (instituciones que conforman el sector público costarricense), relacionada con la pandemia por el Coronavirus SARS-Cov2, que da origen a la enfermedad Covid-19.

Independientemente del soporte, la clase y tipo de documento que se produzca, custodie o reciba relacionado con este trascendental tema para Costa Rica país y el mundo, basado en la “Declaratoria de Unesco adoptada por la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA)”.

Como complemento, el señor director del Archivo Nacional remitió por medio del oficio DGAN-DG-173-2020 dirigido a la Presidencia de República, en el cual comunica lo acordado por la CNSED e insta al resguardo y correcta conservación de los documentos producidos por las entidades públicas.

Dicho acuerdo y su respectiva resolución, le brinda la base legal a la Campaña, ya que, asegura que todos los documentos producidos en ese contexto cuenta con valor científico cultural, y una vez ingresen al Archivo Nacional, pasarán a formar parte del patrimonio documental que custodia el Archivo Histórico.

De ahí que el cimiento del valor científico cultural, ofrece un incentivo extra para que las personas participen en la campaña, porque el documento creado en su hogar, en la intimidad de su familia, formará parte del selecto acervo de documentos que se resguardarán para posteridad.

7. Resultados

Las cifras a noviembre de 2020 son los siguientes:

• Correos recibidos: 250
• Fotografías: 313
• Videos: 97
• Afiches: 70
• Textuales: 238
• Dibujos: 194
• Audios: 6
• Total: 918 documentos

Como se observa, hay una gran variedad de documentos, en los cuales hay detalles de vivencias y experiencias igual de variadas que los participantes, quienes son de todas las edades, desde niños hasta adultos mayores.

Los documentos permiten conocer de forma muy cercana los pensamientos, sentimientos, y experiencias reflejadas en los materiales recibidos donde plasma la idiosincrasia, creatividad y el ánimo que caracteriza al ser costarricense ante circunstancias adversas.

Cabe destacar que la mayoría del material fue producido y enviado por adultos, por ese motivo el relanzamiento de la campaña se direccionó para captar a una población más joven, y estamos esperando los resultados. Se debe mencionar que lamentablemente tenemos carencia de documentos realizados por la población indígena, afrodescendientes, pueblos costeros y muy escasos de zonas rurales.

8. Tratamiento archivístico

La Unidad de Organización y Control de Documentos (UOCD) del Departamento Archivo Histórico, cuenta con los procedimientos y herramientas para el tratamiento archivístico de los documentos, independiente del soporte. Se utilizan plantillas para la descripción de cada clase documental, en las que se aplican criterios y metadatos específicos para fotografías, audiovisuales, textuales, afiches, materiales de pequeño formato (madipef), etc.

Se debe tomar en cuenta que los documentos al ser electrónicos, de previo al lanzamiento de la campaña, fue necesario realizar una coordinación con el Departamento Tecnologías de la Información del Archivo Nacional, con el objetivo de definir aspectos importantes para el correcto resguardo de los documentos, de manera que se estableció la utilización de dos sitios como repositorios, uno de trabajo y otro de conservación definitiva, cumpliendo con todos los requisitos informáticos de seguridad, acceso, respaldos, etc.

9. Trabajo Comunal Universitario

La Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica, y dirigido por la Sección de Archivística, por medio del Trabajo Comunal Universitario (TCU) TC-739 “El acceso a la información y la gobernanza digital”, se firmó una carta de intenciones en el contexto del Convenio marco de colaboración con el Archivo Nacional de Costa Rica, R-CONV-009-2020, en la cual se estableció lo siguiente:

• El trabajo que realizarán los estudiantes inscritos en el TC-739 “El acceso a la información y la gobernanza digital” estará íntimamente relacionado con el rescate de la memoria sobre el Covid-19. Este trabajo corresponde al rescate y tratamiento de documentos, fotos, videos, audios, dibujos, afiches, entre otros, relacionados con vivencias y experiencias con el Covid-19, ya sean producidos por los habitantes de nuestro país, por entidades públicas y privadas, y por fuentes no oficiales (como redes sociales).
• Los encargados de la campaña “ArchivoCR Covid-19” del Archivo Nacional de Costa Rica brindarán la información, los procedimientos y los instrumentos necesarios para que los estudiantes del TCU puedan realizar la labor de rescate y de tratamiento de esta colección permanente.
• Las actividades están vinculadas con el tercer objetivo específico del TCU que establece el propiciar la participación ciudadana en el proceso democrático, mediante la demostración de herramientas disponibles para hacer valer sus derechos y conocer sus deberes en la consecución del Estado Abierto; por medio de la participación en la construcción de la memoria y del acceso a la información sobre la Covid-19. Por lo tanto, para el cumplimiento de este objetivo se han programado las siguientes actividades:

Actividad	Participantes	Tareas	Productos esperados	Cronograma
Tratamiento archivístico a los documentos recibidos.	Equipo del TC-739. Equipo del Departamento Archivo Histórico del Archivo Nacional.	Identificar, clasificar, ordenar, describir y divulgar los documentos recibidos de parte de los participantes de la campaña.	Documentos organizados y disponibles para acceso.	Octubre 2020 - Marzo 2021
Rescate y tratamiento archivístico de documentos disponibles en sitios y redes sociales de entidades privadas y particulares.		Identificar, clasificar, ordenar, describir y divulgar los documentos rescatados en sitios y redes sociales de entidades privadas y particulares.		Setiembre 2020 - Marzo 2021
Rescate y tratamiento archivístico de documentos disponibles en sitios y redes sociales de entidades públicas.		Identificar, clasificar, ordenar, describir y divulgar los documentos rescatados en sitios y redes sociales de entidades públicas.		Setiembre 2020 - Marzo 2021

Sin duda, la colaboración del TCU, es un valioso aporte para la Campaña porque permite una significativa ampliación en sus alcances, no sólo se logra estar a la espera de lo que las personas podrían remitir, sino, se avanza en la proactividad para abarcar los documentos producidos por entidades públicas, privadas y particulares, los cuales se encuentran disponibles en redes sociales y sitios institucionales, que en algunas ocasiones son de efímera permanencia, pero con esta labor es posible su oportuno rescate.

Ante la situación de escases de recursos, que experimentamos los archivos, el contar con este tipo de ayudas, marca la diferencia, para llevar a cabo diferentes metas y salir adelante con nuevos retos.

Los documentos rescatados por medio de los esfuerzos del TCU, a la fecha, son los siguientes:

• Entidades públicas: 63
• Entidades privadas: 42
• Fotografías: 61
• Videos: 74
• Afiches: 204
• Madipef: 134
• Textuales: 269
• Total: 742 documentos

10. Conclusiones

Los proyectos de rescate de documentos deben ser parte de nuestros planes de trabajo, ya que, abren oportunidades de contar con material, que, en ocasiones, deberíamos esperar un largo plazo (en Costa Rica 20 años, según lo establece la normativa legal), para que ingresen en nuestros archivos.

La Campaña ArchivoCR Covid-19 ha sido una experiencia gratificante, la cual hemos considerado un éxito en la participación de las personas, aunque hay limitaciones en grupos específicos de la población, lo cual genera lecciones y oportunidades de mejora.

Uno de los puntos aprendidos se refiere a que cualquier entidad archivística puede llevar a cabo proyectos similares, eligiendo temáticas que atañen a una institución, acontecimiento, celebración, pueblo, personajes destacados, grupos de personas, actividades, etc. Es decir, el rescate proactivo de la evidencia plasmada en cualquier tipo de documento, no debe tener límites a la imaginación y creatividad, el involucramiento de las personas en la gestación y construcción de su propia historia, es uno de los objetivos más relevantes e imprescindibles a realizar.