RESUMEN. Los archivos cumplen una función fundamental como parte de la Sociedad del Conocimiento, pues son los medios por los cuales se evidencia el accionar de las administraciones. Es por esto por lo que el rol de los profesionales de la información se convierte en un tema de estudio cada vez más importante, como actores claves que coadyuvan en la gestión administrativa en aras de la transparencia y la adecuada toma de decisiones.

Partiendo de lo anterior y tomando en cuenta algunos aspectos históricos que describen el desarrollo de la Archivística, se aborda la función del archivista desde la perspectiva de la innovación tecnológica, el acceso a la información, el tratamiento de la información y la proyección, enfocado siempre en el impacto de las tecnologías en los procesos archivísticos y la generación de nuevo conocimiento.

PALABRAS CLAVE. Archivística, Revolución 4.0, Capital Informacional, Innovación, Transformación digital.

ABSTRACT. The Archives fulfill a fundamental function as part of the Knowledge Society, since they are the means by which the actions of the administrations are evident. It is for this reason that the role of information professionals becomes an increasingly important subject of study, as key actors who contribute to administrative management for the sake of transparency and proper decision-making.

Starting from the above and taking into account some historical aspects that describe the development of the Archival, the role of the archivist is approached from the perspective of technological innovation, access to information, information processing and projection, always focused on the impact of technologies on archival processes and the generation of new knowledge.

KEYWORDS. Archival, Revolution 4.0, Informational Capital, Innovation, Digital transformation.

1. INTRODUCCIÓN

A través de la historia, se ha evidenciado cómo los Archivos y la Archivística han ido evolucionando en cuanto a su teoría, prácticas, técnicas, metodología, etc. Es precisamente a partir del Siglo XXI cuando los cambios han sido más constantes, evidencia de ello es la creciente conformación de escuelas especializadas en Archivística (Archivología) a nivel mundial y en Costa Rica, la creación de la carrera como tal, pasando de contar con un nivel de Diplomado hasta optar por un grado de Licenciatura en Archivística impartido por la Universidad de Costa Rica. Además de la creación del Técnico Especializado en Archivística de la Universidad Técnica Nacional.

Este panorama ha favorecido la construcción de un nuevo imaginario social para la Archivística y sus profesionales, logrando un mayor posicionamiento en la mente de las personas, lo cual se ha visto evidenciado en los cortes de ingreso a la Universidad de Costa Rica, donde en el año 2011, para optar por la carrera de Bachillerato y Licenciatura en Archivística, se requería un mínimo de 442 puntos, ya para el año 2019 se requerían 541 puntos y en el año 2020 se tuvo el corte de ingreso de 539.99.

Es entonces a partir de esta nueva imagen que adquiere el profesional encargado de la gestión documental e informacional en las instituciones, que se le exige satisfacer con mayor calidad, prontitud y oportunidad las demandas de información de los individuos. Por esto, es por lo que tanto la Archivística como sus profesionales, se han visto en la necesidad de reinventarse, es decir, de ser una mejor versión de sí mismos, donde apegados a sus principios teóricos puedan adaptarse a los cambios de la sociedad y enfrentar la evolución tecnológica de manera que puedan caminar juntos y apoyarse de manera sinérgica en pro de la satisfacción de los usuarios.

Esta adaptación debe ir de acuerdo con los avances tecnológicos de manera tal que la Archivística de la mano de las nuevas tecnologías, favorezca la gestión administrativa y la toma de decisiones oportuna. A partir de lo anterior es que se ha generado un cambio de visión donde los archivos han dejado de estar primordialmente al servicio de la historia, para convertirse en los principales aliados de la gestión administrativa en donde fungen como auxiliares en los procesos de planificación, toma de decisiones, transparencia en la gestión y en la rendición de cuentas.

Precisamente esta es la Archivística que Vivas (2004) ha denominado “Archivística Integral’, la cual, como parte de la Sociedad del Conocimiento y la Información “(...) cobra un especial desarrollo tanto en los principios conceptuales como en su aplicación práctica”. (p. 87)

2. LA ARCHIVÍSTICA EN LA REVOLUCIÓN 4.0

El autor Vivas (2004), influenciado por Mendo Carmona, propone cuatro grandes etapas, para una categorización historiográfica de los diferentes espacios de inteligibilidad archivística, los cuales fueron resumidos en la imagen siguiente por los autores del presente artículo.

Figura 1. Cuatro etapas para una categorización historiográfica
de los diferentes espacios de inteligibilidad archivística

Fuente: Elaboración Propia

Siguiendo al autor, cuando habla de Archivística como “instrumento inductivo y funcional se refiere al periodo en el que se da la ausencia de teoría archivística y es vista como una simple práctica inductiva, funcional y empírica educada por la utilidad y el ajuste racional”. (Vivas, 2004, p. 82)

La Archivística como doctrina patrimonial y jurídico administrativa es la que comienza a percibirse como disciplina y se convirtió en un elemento fundamental, adquiriendo una función predominantemente “jurídico-política, al ofrecer a los soberanos una documentación útil para la afirmación de los derechos de la Corona y del Estado.” (Vivas, 2004, p.83)

Posterior a esta etapa, la archivística es vista como una disciplina historiográfica de la teoría especulativa. La importancia de este periodo es que se da un desarrollo de la “Archivística como disciplina independiente” (Vivas, 2004, p. 85) y es ahí cuando aparecen algunos de los enunciados teóricos que se mantienen hasta hoy, como el Principio de Procedencia y el Orden Original que dan a la Archivística el rango de saber científico. (Vivas, 2004, p.85)

Por su parte la Archivística integral en la Sociedad del Conocimiento, “es el período donde la archivística cobra un especial desarrollo tanto en los principios conceptuales como en su aplicación práctica, lográndose unos niveles de autonomía desconocidos hasta el momento, lo cual permite hablar propiamente de un saber consolidado.” (Vivas, 2004, p.87).

Aquí la Archivística se ha visto fuertemente influencia por la Administración y las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs), y es precisamente en ese punto donde se da la sinergia de la Archivística con las nuevas tecnologías, originando así la generación de nuevas formas de trabajar, nuevos productos y servicios.

Estos nuevos productos y servicios que se generan surgen de la empatía con los usuarios y la comprensión de sus necesidades de información y la necesidad de acceder de manera ágil y oportuna a datos de calidad (ya no solo documentos), y es en este punto donde nos atrevemos a proponer una subetapa en la categorización historiográfica, a la cual denominaremos la Archivística de los Datos.

Esta propuesta, nace motivada por la revolución 4.0 o la cuarta revolución industrial, pero antes de ahondar en la cuarta revolución industrial es preciso tener conocimiento de cómo se ha llegado a esta revolución 4.0 y las revoluciones que la anteceden, para lo cual se dispone la siguiente figura:

Figura 1. Cronología de las revoluciones

Fuente: Elaboración propia

De esta manera, y volviendo a retomar el concepto de la sociedad del conocimiento, la cual en palabras de Castells (2020), se trata de:

Una sociedad en la que las condiciones de generación de conocimiento y procesamiento de información han sido sustancialmente alteradas por una revolución tecnológica centrada en el procesamiento de información, en la generación del conocimiento y en las tecnologías de la información.” (p.3)

Es decir, que el término Sociedad del Conocimiento, incluye aquellos aspectos sociales que se han visto influenciados por las nuevas tecnologías, y que por ende han favorecido la generación de nuevo conocimiento dadas las facilidades de localizar y socializar información.

A la vez, al hablar de Sociedad de la Información -y el conocimiento- se piensa en aquella sociedad influenciada por las tecnologías como parte de una revolución tecnológica que se centra en el procesamiento de información, utilizando como principal herramienta el internet.

Como se aprecia en líneas atrás, se hablaba de una revolución tecnológica o bien digital, que es la que antecede a la cuarta revolución industrial. Así las cosas, según Schwab, “la cuarta revolución industrial, no se define por un conjunto de tecnologías emergentes en sí mismas, sino por la transición hacia nuevos sistemas que están construidos sobre la infraestructura de la revolución digital (anterior), dice Schwab, que es director ejecutivo del Foro Económico Mundial (WEF, por sus siglas en inglés).” (Perasso, 2016, párr.10)

De allí se recalca la necesidad de adaptarse a los cambios que genera el contexto y la dinámica social, entonces no basta con quedarse con la visión clásica de los archivos, ahora lo que prosigue es abrirlos a la ciudadanía de una manera mucho más activa de lo que antes se hacía y no solamente abrirlos, sino también hacerlos accesibles y facilitar el acceso a través de diferentes medios, aprovechando las bondades que ofrecen las tecnologías.

En esta línea, nace la empatía con el ciudadano, identificando sus necesidades de información, de accesibilidad y de acceso, pues antes se tenía un documento en un formato específico disponible para consulta, pero ahora los usuarios quieren tener acceso a datos de una manera ágil y oportuna y es aquí donde la dinámica del archivista sufre una transformación que lo lleva a reinventar la manera de proyectar de sus servicios.

Es este proceso de reinvención de los servicios, lo que nos motiva a hablar de la Archivística de los datos. Para sus efectos Soler (2019), propone:

• La archivística de datos se proyecta como un replanteamiento de la disciplina que desplaza el tradicional foco sobre el patrimonio hacia el acceso a la información de calidad.
• Un nuevo paradigma: pools de distribución de datos liberados, históricos, de contexto y sobre todo útiles para una ciudadanía que solicita más certeza, más autenticidad y más justicia en un mundo fluido.
• La datificación se convierte en una nueva frontera a superar, para convertir sus acervos en datos, en formatos usables y utilizando herramientas que permitan seleccionarlos y explotarlos. (s.p)

Es gracias al trabajo del profesional en Archivística, que los individuos acceden a los documentos y a la información contenida en ellos, obtienen datos de calidad y generan conocimiento a partir de la información, aprovechando las bondades que los nuevos sistemas ofrecen, proyectándola y compartiéndola con otros, derribando fronteras territoriales.

Así pues, las características de la Archivística como una ciencia capaz de reinventarse y acoplarse a las necesidades que demanden la dinámica social se resumen de la siguiente manera:

• Estudia el contexto de las organizaciones, interpreta sus funciones y comprende la secuencialidad de sus procedimientos, a través del detalle de sus actividades.
• Tiene sus propios principios y adapta sus procesos técnicos e intelectuales a estos para la implementación de buenas prácticas en la gestión de documentos y la información -y datos- contenidos en ellos.
• Genera y promueve productos y servicios que facilitan el acceso a la información y por ende coadyuva con la transparencia administrativa, la toma de decisiones, disminuyendo el riesgo de corrupción en la administración.
• Aprovecha los beneficios de las nuevas tecnologías para innovar en la capitalización del conocimiento.
• Analiza, identifica y establece los metadatos necesarios para la gestión de la información.
• Comprende el uso y la aplicabilidad de la protección de datos de los ciudadanos.

Esas características dadas a la Archivística en una sociedad, con necesidades crecientes y demandante cada vez de más información, es la esencia de la labor que realizan los profesionales en Archivística.

Por ende, más allá de aplicar adecuadamente los métodos para cada uno de los procesos técnicos, los profesionales deben tener la capacidad de formarse en otras áreas, crear, abrir espacios de co-creación y empatizar con los usuarios, de manera tal que se genere paso a la innovación, pues como menciona Schwab (2016) “En esta revolución, las tecnologías emergentes y la innovación de base extendida se están difundiendo mucho más rápido y más ampliamente que en las anteriores revoluciones, todavía en desarrollo en algunas partes del mundo” (p.13)

3. PERFIL DEL ARCHIVISTA EN MEDIO DE LA INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

Entorno al dinamismo social que demanda información y que cambia de forma constante sus necesidades, surge el cuestionamiento sobre ¿cuál es el papel que juega el profesional en Archivística para cumplir las expectativas sociales?

Para dar respuesta a la interrogante, se destaca que el perfil del archivista -desde nuestro punto de vista-, debe basarse en la innovación tecnológica, el acceso a la información, el tratamiento de la información, la proyección y el desarrollo de habilidades estratégicas como respuestas ante las demandas de información que requieran los individuos que conforman la sociedad actual, que se encuentra en constante cambio y en donde es necesario rediseñar los procesos y adaptarlos de manera tal que evolucionen con los cambios paradigmáticos que promueve la revolución 4.0.

Para nuestros efectos, un perfil profesional es aquel conjunto de habilidades, destrezas, competencias que cualquier profesional necesita para enfrentar los retos actuales y futuros del área de estudio y campo laboral.

Al referirse al perfil profesional de los archivistas, Alberch (2003), indica que “aceptado el carácter amplio y polivalente de la función archivística, es evidente que el perfil de los profesionales debe responder a una gran pluralidad de intereses en el contexto de organizaciones, de dimensiones y objetivos bien diferenciados” (p.25)

Precisamente, el archivista debe ser capaz de responder a todos los cambios que se den en el medio en el cual se desenvuelve; si bien no se puede pretender que sea un experto en tecnologías, por ejemplo, si debe tener la capacidad de dictar los lineamientos y requeri- mientos archivísticos para liderar la gestión documental en procesos de automatización.

Así mismo, no se pretende que el archivista sea un abogado, pero sí que tenga el conocimiento para poder determinar el plazo de conservación de los documentos que custodia, además debe ser capaz de analizar la normativa para comprender las funciones y competencias de la organización, de forma tal que pueda identificar las series documentales, los accesos y los niveles de seguridad.

A la vez, no se pretende que posea una ingeniería industrial, pero sí se espera, que sea parte en el diseño de los flujos de trabajo que faciliten la gestión por procesos y por ende la gestión de documentos y la creación de instrumentos archivísticos basados en la gestión por procesos y orientados a la gestión de la calidad.

En esta misma línea, es importante recalcar que mucho se habla de la formación continua, pero para ser un profesional integral, que se adapte y se mueva con la dinámica social y las exigencias del mercado, es preciso realizar una formación complementaria en temas como:

• Gestión por procesos
• Gestión de proyectos
• Gestión de la Calidad
• Base de datos
• Análisis y procesamiento de datos
• Metodologías de trabajo ágiles (Scrum, OKR, Lean, entre otros)
• Innovación

Con lo anterior se pretende, dejar en claro que la actualización propiamente en Archivística
es esencial y necesaria, pero no es suficiente si se quiere avanzar y hacer frente a las exigencias del mercado.

Desde esta perspectiva, se destaca que los profesionales en Archivística deben ser capaces de:

• Reinventar nuevas fuentes de trabajo,
• Relacionarse con profesionales de diferentes áreas,
• Saber resolver problemas,
• Convencer y proyectar una autoimagen positiva,
• Adaptarse al cambio, al autoaprendizaje y al establecimiento de canales de comunicación y de nuevos paradigmas,
• Desenvolverse en un mundo altamente competitivo,
• Ser agresivos, dinámicos y líderes,
• Procesar todo el cúmulo de innovaciones científico-tecnológicas que desarrolla nuestra sociedad y adoptar aquellas más convenientes para sus centros de trabajo,
• Ser excelentes y buscar la excelencia,
• Mantenerse informado y actualizado. (Muñoz, 1999, p.50)

Adicionalmente, debe tener la capacidad de trabajar en equipos interdisciplinarios que le permitan compartir conocimientos y llevar a cabo la implementación de sistemas de información o sistemas automatizados para la gestión de documentos, así como otros proyectos, a través del trabajo colaborativo.

Conjuntamente, debe tener la capacidad de innovar, que “hace referencia a todo cambio, basado en conocimiento de cualquier tipo, siempre que genera valor” (Mulet, SF, p.22). Entonces, podríamos decir que al innovar estamos evolucionando.

Muchas veces, cuando se habla de innovación se traduce inmediatamente a la obtención de una ganancia monetaria, pero en el caso de los servicios de información (especialmente de las instituciones públicas), se puede obtener esa generación de valor, desde el punto de vista del ahorro de recursos.

El valor de la innovación se evidencia en la mejora de productos o servicios, en la eficiencia interna de los procesos mediante disminución de costes, y en la capitalización de lo que se ha conseguido obtener a través de procesos de innovación (Mulet, SF, p.25)

En este aspecto y en el entendido que las innovaciones tecnológicas son parte de la archivística integral, es necesario un cambio paradigmático que debe hacer el mismo gremio de archivistas, donde se evidencie la necesidad de comprender que los archivistas no son expertos en papel, sino expertos en información independientemente del soporte en el que ésta se encuentra y, familiarizarse con las nuevas tecnologías y aprovecharlas para generar productos y servicios innovadores, de manera que la presencia de la Archivística sea una constante en la cotidianeidad de los individuos.

Innovar en los archivos implica entonces, potenciar los servicios y productos que se pueden ofrecer a merced de los usuarios tanto internos como externos y en general para la sociedad, dando valor al quehacer archivístico y potenciando un uso constante y variado de los documentos, la información y los datos que se custodian en las organizaciones con el fin de favorecer la generación de nuevo conocimiento.

Este valor, se potencia a través de la construcción de redes, es decir crear alianzas, ya sean entre instituciones públicas, alianzas público-privadas, o bien entre organizaciones que compartan un mismo objetivo de innovación, pues es claro que el mercado para los profesionales en Archivística no se limita al sector público, ya que la gestión del capital informacional es cada vez más una necesidad de cualquier organización, lo cual sea dicho de paso a potenciado el surgimiento de nuevos emprendimientos de archivistas que ofrecen servicios a manera de consultorías.

De esta manera, con lo expuesto en líneas atrás, y partiendo de que los profesionales en Archivística poseen el conocimiento para gestionar la información indistintamente del soporte y que, complementado esos conocimientos con el desarrollo de habilidades y la formación en otras áreas, estaría en capacidad de hacer frente a los impactos que representa la cuarta revolución industrial.

Estos impactos, la firma Deloitte (2017), los detalla de la siguiente manera:

1. Connecting ecosystems: Driving better decisions: (…) Industry 4.0 technologies create the potential for interactions between every point of a network. Thus, stakeholders can work together more effectively, using a constant stream of data from connected systems to learn and adapt to new conditions, and even begin to predict rather than react. (Deloitte, 2017, p.7).

Este punto hace referencia a conectar ecosistemas para tomar mejores decisiones, y expresa que las tecnologías de la industria 4.0, posibilitan la creación de conexiones entre todos los puntos de una red, de esta manera todas las partes interesadas pueden trabajar en conjunto de una manera más efectiva, haciendo un uso constante de datos que les permitan aprender y adaptarse a las nuevas condiciones e incluso predecir en lugar de reaccionar.

2. Evolving organizations: Adapting to new pressures and demands: (…) The ability to adjust to and learn from data in real time can make organizations more responsive, proactive, and predictive, and enables the organization to possibly avoid operational downtime and other productivity challenges. (Deloitte, 2017, p.8).

En este enunciado se hace referencia al impacto que causa la revolución 4.0 en las organizaciones y la adaptabilidad ante los requerimientos, y es de esta manera que nace la habilidad de las organizaciones como un conjunto para ajustarse y aprender de los datos en tiempo real, provocando que estas sean más receptivas, proactivas y predictivas y de paso enfrentar otros desafíos de productividad.

3. Enabling individuals: Challenging and empowering both workers and customers: Industry 4.0 likely means different things for different individuals. For employees, Industry 4.0 could signify a shift in the work they are expected to do, and how they are expected to do it. For the customer, Industry 4.0 could enable greater customization and products and services that better meet their needs. (Deloitte, 2017, p.9).

El tercer impacto, expuesto en el informe de Deloitte “Forces of change: Industry 4.0”, se trata de los individuos y se especifica que para los trabajadores representa un cambio en la manera de trabajar, mientras que para los clientes significa una mayor personalización de productos y servicios para solventar sus necesidades.

Partiendo de los impactos antes citados, se desprende que a nivel de ecosistema -el cual también podríamos llamar contexto- se destaca la creación de conexiones, es decir el trabajo colaborativo y los procesos de creación en conjunto (co-creación), en lo que respecta a la organización, se recalca la toma de decisiones fundamentada en datos de calidad y en relación con las personas se denota la importancia de las incidencias que representan los cambios en las maneras de trabajar y en el giro que tendrían los productos para con los clientes. Así las cosas, se presentan a continuación las competencias y habilidades que los profesionales en archivística deben desarrollar para hacer frente a los impactos de la cuarta revolución industrial:

Tabla 1. Competencias y habilidades del profesional en archivística para
hacer frente a los impactos de la cuarta revolución industrial

Impacto	Incidencia	Competencias	Habilidades	Beneficio
Ecosistema	Trabajo colaborativo Co-creación	Construcción de redes	Colaboración	Capitalización del conocimiento. Productos más efectivos.
Organización	Toma de decisiones a través de los datos en tiempo real	Gestión del cambio Visión estratégica	Iteración Enfoque	Toma de decisiones con prospectiva.
Personas	Trabajadores Clientes	Innovación	Empatía	Procesos de trabajo ágiles. Productos y servicios ajustados a las necesidades del cliente/usuario.

Fuente: Elaboración propia

4. ACCESO Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

En la actualidad, los individuos deben de cierta manera competir a través de la innovación para evolucionar y tener éxito frente a los cambios sociales, económicos y políticos a los que se enfrentan.

A propósito, la Organización de Estados Americanos se refiere a la sociedad del conocimiento como “la sociedad que está bien educada, y que se basa en el conocimiento de sus ciudadanos para impulsar la innovación, el espíritu empresarial y el dinamismo de su economía”. (Organización de los Estados Americanos, 2016, párr.1).

De esta manera, los archivistas no solamente somos ciudadanos y probables usuarios externos de otros archivos como demandantes de información, sino que somos los responsables de implementar, en las diversas instituciones (universidades, ministerios, bancos, hospitales, municipalidades) y organizaciones, prácticas innovadoras que garanticen el acceso y el tratamiento de la información, pues “la información no sólo define y agiliza las relaciones entre los diversos sectores en una cadena de investigación, sino que en muchos negocios constituye la base de la ventaja competitiva, incluso cuando la información es completamente trivial y el producto o servicio es físico” (Cabezas, 2000, p.2).

En este sentido, una organización que cuente con los recursos de información a su alcance para la toma de decisiones podrá ser más eficiente y eficaz, lo que significa que tendría una ventaja competitiva frente a otras. Precisamente esto se logra a través de una adecuada gestión de documentos, indistintamente del soporte en el que se encuentren los documentos.

Es decir, que los profesionales de la información deben ejercer una función de ‘puente’ entre las organizaciones y la ciudadanía, con el fin de garantizar el derecho al acceso a la información.

El archivista desde la óptica de una labor dinámica asume también la gran responsabilidad de definir, con base en la legislación nacional, los plazos de conservación de los documentos, así como el acceso que los ciudadanos tendrán a los mismos. Al respecto, la Constitución Política de Costa Rica en el artículo 27 garantiza la libertad de petición y pronta respuesta y en el artículo 30 garantiza a los ciudadanos, el libre acceso a los departamentos administrativos. Sin embargo, el artículo 24 de la Carta Magna, garantiza el derecho a la intimidad, libertad y secreto de las comunicaciones, siendo que los documentos privados son inviolables. De manera tal que el profesional debe tener la capacidad de determinar y hacer la diferenciación entre aquellos documentos de libre acceso, confidencial o restringido.

Aunado a lo anterior, la Ley No.8968 “Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales”, establece el tratamiento que se le debe dar a los documentos y sistemas que contienen datos de acuerdo con la siguiente tipificación: personales, sensibles, de acceso irrestricto y de acceso restringido.

Incluye también el “Deber de confidencialidad” en el cual se obliga, a los responsables de bases de datos, a guardar la confidencialidad de la información contenida en las mismas, aún después de finalizada la relación con la base de datos.

Cabe destacar que, el acceso a algunos documentos públicos puede estar limitado incluso por temas de propiedad intelectual y derechos de autor, como es el caso, por ejemplo, de la reproducción de los planos constructivos que custodian usualmente los archivos municipales, en la misma línea del acceso y retomando la datificación que propone Joan Soler (2019), se destaca que en el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), se emiten directrices sobre transparencia y datos abiertos, donde se indica:

El compromiso del archivo con la transparencia activa y los datos abiertos ha de plasmarse en la política de gestión de documentos y archivo, así como en las normas y reglamentos del sistema, incorporando a las mismas los objetivos y lineamientos de las políticas específicas de la organización y una declaración de apertura por defecto de la información archivística. Bajo este marco, se considera una buena práctica la planificación y puesta en práctica de la publicación activa, a partir de un esquema de publicación predefinido, de:

• Información clave de obligada difusión por parte de las instituciones públicas
• Los objetos electrónicos de archivo y la información archivística generada durante los procesos de gestión de documentos y archivo
• Incorporar el principio de apertura de la información y los datos generados por el archivo en la política de gestión de documentos y archivo, así como en las normas y reglamentos del sistema.
• Planificar la publicación de la información y los datos del archivo
• Publicar información y conjuntos de datos a partir del esquema de publicación
• Monitorear el acceso y uso de los datos publicados
• Evaluar el cumplimiento de la estrategia de transparencia activa y datos abiertos del archivo (Red de Transparencia y Acceso a la Información, 2014, p 11-13)

Es conveniente no terminar este apartado, sin antes mencionar que, garantizar y favorecer el acceso y la accesibilidad a la información ya sea por medios físicos o digitales, permite la consolidación del sistema de transparencia administrativa y rendición de cuentas “que constituye a nivel de Latinoamérica un enorme avance en la consolidación tanto del principio como de una Administración más abierta hacia la sociedad.” (Córdoba, 2001, p.7).

5. GESTIÓN DEL CAMBIO: TRANSFORMACIÓN DIGITAL INFLUENCIADA POR LA PANDEMIA POR COVID-19

El mundo se encuentra en estos momentos, enfrentando la pandemia generada por el virus SARS Co-V 2, que ha traído grandes implicaciones y efectos (positivos y negativos) en la salud, en la economía, la política, las decisiones, las relaciones humanas y por supuesto en la gestión de la información, provocando más bien un bombardeo en el exceso de información al que los individuos están expuestos.

A la vez que el confinamiento ha supuesto, el uso masificado de las tecnologías de información para diversas transacciones como compras, clases virtuales, reuniones virtuales, celebraciones virtuales, teletrabajo y atención virtual a usuarios internos y externos.

En un inicio, y para algunos profesionales en archivística, resultaba difícil visualizar qué debía hacer un archivista en teletrabajo, pues se creía que el trabajo medular de un archivo es meramente operativo. No obstante, la pandemia enfrentó a un cambio de mentalidad y de paradigma del quehacer de los archivos y de los profesionales en Archivística.

Para contextualizar lo que está sucediendo con esta pandemia y la transformación digital, vale hacer una búsqueda rápida en internet, colocando en el buscador “efectos del covid en la transformación digital” y como resultando se obtienen una serie de artículos, de los cuales se destacan los siguientes:

• Las empresas aceleran su transformación digital para evitar la quiebra tras el impacto del Covid, según KPMG (Europapress,2020, sp)
• El coronavirus obligó a las empresas a la transformación digital, señala experto (Anadolu Agency,2020, sp)
• Transformación digital: por qué el COVID-19 podría acelerar procesos (welivesecurity, 2020, sp)
• La digitalización en la era de la COVID-19, irreversible y sin paños calientes (The conversation, 2020, sp)
• El impacto del COVID-19 cambiará la cultura digital (Contact Center Hub, 2020, sp)

Los artículos mencionados, concuerdan en que la entrada del COVID-19, ha obligado a las empresas a acelerar la automatización de los procesos, promoviendo así la transformación digital, para que estas puedan reaccionar mejor y con mayor prontitud a los cambios del entorno.

Lo anterior, refuerza lo que se ha venido exponiendo, sobre los cambios que el entorno (contexto) y la dinámica social, pueden generar en los archivos, siendo agentes detonantes de la evolución, reinvención e innovación en la Archivística.

A pesar de que la pandemia por COVID-19 por sí misma representa un punto negativo, ha servido como impulso para que las organizaciones se replanteen las prioridades, claramente dando paso en primer lugar a salvaguardar la salud de sus funcionarios, manteniendo únicamente los servicios básicos a disponibilidad del público presencial y mantenimiento de forma remota a través del teletrabajo los demás servicios, dentro de los cuales, como se mencionó al inicio, la función archivística ha sido parte de este cambio.

Este cambio en el entorno es la oportunidad para hacer saber, que el activo más importante de la organización es su capital informacional indistintamente del soporte en el que se encuentre, aunque en estos momentos, muchos usuarios desean que toda la información sea electrónica o al menos se encuentre accesible de forma digital. Y como ya se ha acotado en líneas atrás es el profesional en archivística el que debe liderar, a través de trabajos colaborativos, los procesos de transformación digital.

A la vez que le corresponde, dictar lineamientos, por mencionar algunos ejemplos, para: la salida y uso de documentos fuera de la institución para las labores de teletrabajo, la cuarentena de esos documentos al ingreso a la institución, el salvaguardo de la documentación generada en respuesta a la pandemia, para atender la declaratoria de conservación permanente por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (en el caso de Costa Rica), la gestión de documentos electrónicos, el uso de los sistemas de información, la conservación y preservación de la información, entre otros.

Siendo esta coyuntura, el mejor momento para que aquellos profesionales que aún no tienen un adecuado posicionamiento institucional se den a conocer y validen con las acciones antes mencionadas, la importancia de la gestión documental en la institución, para dar respuesta a las demandas de los usuarios tanto internos como externos en tiempos en los que se debe mantener el distanciamiento social y favorecer que las personas se mantengan en sus hogares.

Esto implica acciones como proyectos de digitalización, automatización de procesos, creación y gestión de documentos electrónicos con firma digital certificada, diseño de soluciones tecnológicas, capacitaciones virtuales, entre otra gran cantidad de productos y servicios de la información. Ciertamente, cualquier producto, servicio o solución que se diseñe para hacer frente a los cambios del entorno, debe responder a las necesidades de las organizaciones y sobre todo a las necesidades de los usuarios externos.

Para ello, no basta con tener una profesión como tal, si bien es cierto el conocimiento técnico en un área específica es necesario, resulta esencial también contar con una serie de competencias para que estos proyectos respondan, de forma eficiente y efectiva a la acelerada transformación digital propiciada por la pandemia por COVID-19.

En el año 2015, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), propuso “Las futuras competencias necesarias para un servidor público”, siendo que, si bien están enfocadas en la función pública, pueden ser también aplicables al sector privado. Dichas competencias son:

1. Pensamiento creativo: creatividad e innovación

2. Pensamiento estratégico: visión y futura orientación

3. Flexibilidad: flexibilidad y gestión de cambio

4. Cooperación: trabajar conjuntamente entre fronteras y creando relaciones (p.13)

Precisamente, a lo largo de este artículo, se han desarrollado cada una de esas competencias que deben tener los profesionales, y que ante la presente pandemia generada por el COVID-19 deben implementarse ya. Es decir, que ese futuro del que nos hablaban en el 2015, lo estamos viviendo hoy y es cuando de manera indispensable, los profesionales debemos trabajar en cada una de esas competencias y desarrollar nuestras habilidades, para poner en práctica todo nuestro conocimiento adquirido en la academia y actualizado de manera constante, de forma que le podamos hacer frente a los nuevos retos y a esta ‘nueva normalidad’.

6. PROYECCIÓN

La transformación digital conlleva entonces, la reinvención y la innovación de los productos y los servicios que se brindan a los usuarios tanto internos como externos, desde los archivos, lo que implica que la difusión del quehacer del archivo como usualmente ha sido conocida, hoy la podamos llamar proyección.

Para facilitar la comprensión, se tomarán como base las ventajas que el autor Jaén (2006) indica respecto a la difusión archivística:

• Acercamiento de nuevos usuarios: la difusión atrae y capta nuevos clientes, en particular a potenciales usuarios.
• Proyección interna y externa: se logra un mejor posicionamiento del Archivo y, por ende, reconocimiento y presencia institucional. se crea el vínculo sociedad-archivo, el colectivo conoce los servicios y productos y el archivo se proyecta a la comunidad.
• Cambio de imagen: se logra que el Archivo sea reconocido como unidad de apoyo logístico y cambie la imagen tergiversada y estereotipada.
• Visibilidad: el Archivo y el archivista se dan a conocer a la sociedad, adquiere mayor notoriedad de lo que realiza, las funciones, el acervo documental y la importancia, entre otros factores. Relega las cuatro paredes por una administración de “puertas abiertas”.
• Rentabilidad del archivo: se demuestra que los archivos son rentables y trascendentales para la sociedad. (s.p)

Por su parte, Campos (2009) indica que “la finalidad de la difusión es concienciar al ciudadano, en particular y a la sociedad, en general, sobre la trascendental importancia que desarrollan los archivos junto con su utilidad y servicios que ofrecen en beneficio de la comunidad. (p.192).

Si bien, la difusión archivística es importante en las líneas que ambos autores lo mencionan, hay que dar el salto hacia la proyección archivística, que implica acercar al ciudadano a la institución y no nos referimos a hacerlo de forma presencial sino de forma virtual, rompiendo las barreras territoriales. De forma tal que tanto usuarios internos y externos puedan hacer uso de la información y los datos para generar nuevos conocimientos en beneficio de la sociedad.

Se podría decir que es crear en los usuarios la necesidad y la sed de información que puede obtener de los archivos de las organizaciones, propiciado por la adecuada gestión de los documentos tanto en soporte papel como en soporte electrónico, así como la facilidad de acceder a ella por diversos medios.

Dicho acercamiento, se logrará a través de productos y servicios innovadores, como por ejemplo aplicaciones (apps) de acceso desde su dispositivo móvil, donde pueda hacer solicitudes documentales, revisar información, chat de atención en tiempo real, capacitaciones accesibles en temas como gestión de documentos personales, conservación de fotografías personales en soportes tradicionales, descripción de documentos personales, etc. Que les permitan a los usuarios aplicar en su vida cotidiana, los principios archivísticos que no conoce, pues no posee la formación, a diferencia del personal de los archivos que son expertos en estos temas.

A la vez, que todos aquellos productos que el ciudadano genere a partir de los documentos y la información que se le proporcione en la institución, puede servir como insumo para la historia de la institución, toma de decisiones, participación ciudadana y otros. Es así como la proyección de los productos y servicios archivísticos generan una relación de confianza entre los ciudadanos y las organizaciones bajo la representación de la gestión documental y la figura que hay detrás, el archivista.

A partir de este viaje, donde se toman puntos de la sociedad de la información y el conocimiento, se expone el papel de los archivistas en la revolución 4.0 y los procesos de innovación, la archivística de los datos, así como la importancia del acceso y la confianza y después de proponer una nueva subetapa en categorización historiográfica, así como un nuevo término de proyección para lo que antes se conocía como difusión, los autores lanzamos una pregunta de cierre hacia los lectores:

¿Debería replantearse el nombre de “Archivista” por “Gestor del Capital Informacional”?

7. CONCLUSIONES

El desarrollo de la función archivística en la sociedad, tiene todo un contexto histórico que siempre es fundamental comprender, puesto que si no se conocen las raíces, los cambios paradigmáticos y la evolución de la ciencia, va resultar más difícil madurar la estructura de trabajo y la visión social que al fin y al cabo es el objetivo principal de la Archivística, puesto que ésta se ha debido siempre a sus usuarios, lo cuales según sus enfoques han determinado históricamente la evolución de la función de los archivistas.

Parte de ese desarrollo se observa en el rol actual de la Archivística, inmersa en la revolución 4.0, siendo una ciencia que, a través de las tecnologías, facilita el acceso a la información en sus diversas formas, sin perder de vista lo que la legislación vigente demanda en cuanto a su acceso y el tratamiento de los datos.

Algunas veces, la resistencia al cambio ha estado presente en los profesionales en archivística, en lo que respecta a la transformación digital e implementación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación en la gestión documental. Lo que ha conllevado a un retraso en la gestión electrónica de documentos, lo cual ha afectado a las instituciones que, ante la situación por COVID-19 han requerido doblar esfuerzos para implementar de forma quizá hasta atropellada, las nuevas tecnologías en la gestión de los documentos y de la información.

El gremio archivístico nacional, debe tomar conciencia de la necesidad, cada vez más latente, de innovar la gestión documental en las organizaciones, así como la necesidad de desarrollar habilidades, competencias y conocimientos complementarios. Puesto que los cambios paradigmáticos han provocado, provocan y seguirán provocando que los archivistas deban reinventar los productos y servicios.

La Archivística es una ciencia que se involucra en los procesos de trabajo y que por ende conlleva la mejora continua, y depende de sus profesionales, la evolución, reinvención e innovación de los productos y servicios que se brindan, ya que podría existir un riesgo latente a desaparecer pues otros profesionales asumirán esos roles, siendo que es una realidad institucional, nacional y mundial que no se puede obviar ni mucho menos dejar pasar de lado.

8. BIBLIOGRAFÍA

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