Resumen. Este artículo examina la gestión documental aplicada, hasta el año 2018, a los documentos generados y recibidos en el trámite de declaratoria de bienes inmuebles con carácter histórico-arquitectónico en la Dirección de Patrimonio Cultural del Ministerio de Cultura y Juventud. El análisis parte de la distinción entre Registro Especial y Archivo Especializado, y se desarrolla mediante una metodología hermenéutica y deconstructiva. A partir del marco jurídico de la Ley 7555 de
Patrimonio Histórico Arquitectónico de Costa Rica y su reglamento, se demuestra que el Registro Especial creado por esta norma no constituye un Archivo Especializado. Se sostiene que la confusión entre ambas categorías dio lugar a un archivo falso, producto de una violencia epistémica institucional, que comprometió la transparencia, la conservación documental y el acceso ciudadano a la memoria histórica. El estudio concluye con la valoración de la propuesta implementada y con la puesta en
práctica de un sistema integrado de gestión documental.

Palabras clave. Archivo especializado; archivo falso; deconstrucción; registro especial; violencia epistémica.

Abstract. This article critically examines the records management practices applied, up to 2018, to the documents produced and received in the process of declaring real estate properties as historical-architectural heritage by the Directorate of Cultural Heritage of the Ministry of Culture and Youth (MCJ) of Costa Rica. The analysis is grounded in the conceptual distinction between Special Register and Archive, and it is conducted through a hermeneutical and deconstructive methodology. Drawing on the legal framework established by Law 7555 on Historical Architectural Heritage of Costa Rica and its implementing regulation, the study demonstrates that the Special Register created under this law does not constitute a specialized archive. It argues that the conflation of these two categories produced a “false archive,” an expression of institutional epistemic violence that undermined transparency, documentary preservation, and citizens’ access to historical memory. The article concludes by assessing the measures implemented and by advancing the proposal of an integrated records management system.

Keywords. Deconstruction; epistemic violence; false archive; special register; specialized archive.

1. Introducción

La gestión documental en las instituciones públicas y privadas constituye un componente esencial para garantizar la transparencia, la conservación de la memoria institucional y el acceso ciudadano a la información. En el caso del Ministerio de Cultura y Juventud de Costa Rica, particularmente en la Dirección de Patrimonio Cultural, en el año 2016 se evidenció una confusión entre las nociones de registro y archivo, vinculada a los expedientes que sustentan las declaratorias y proyectos de bienes inmuebles como patrimonio histórico-arquitectónico. Esta confusión no fue meramente terminológica, sino que tuvo implicaciones legales, técnicas y epistémicas.

Su origen se remonta a 1995, en el marco de la reorganización del entonces Centro de Investigación y Conservación del Patrimonio Cultural (actual Dirección de Patrimonio Cultural), cuando se nombró a un profesional en bibliotecología para organizar el Centro de Documentación y Biblioteca Cultural (Ministerio de Cultura y Juventud. Archivo Central. T-005-2025. Signatura 178). Posteriormente, en 1997, se incorporó un profesional en historia, lo que derivó en la creación de una Unidad de Información conformada por una biblioteca especializada y el denominado Archivo de Bienes Inmuebles (Ministerio de Cultura y Juventud. Archivo Central. T-015-2019. Signatura 855), aunque esta unidad nunca figuró en la estructura formal del Ministerio de Cultura y Juventud aprobada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.

En este contexto es que nace el Archivo de Bienes Inmuebles con el objetivo de dar cumplimiento al artículo 12 de la Ley 7555, Ley de Patrimonio Histórico Arquitectónico de Costa Rica (en adelante, Ley 7555), así como al artículo 6, inciso h, y al capítulo VI, artículos 44, 45 y 46 del Decreto Ejecutivo 32749, Reglamento a la Ley 7555. Años más tarde, en 2006, se promulgó el Decreto Ejecutivo 33179, Reglamento de la Unidad de Información Documental Luis Ferrero Acosta con el fin:

de facilitar el acceso, la recuperación e incorporación de la información existente sobre patrimonio cultural, cuyo propósito fundamental es su difusión y servicio a la sociedad en general. Igualmente contendrá la información relativa a los elementos del patrimonio histórico arquitectónico de Costa Rica, y otras temáticas en las que están inmersos los temas del patrimonio tangible e intangible, incluyendo información relacionada con el ámbito internacional. (Decreto Ejecutivo N.º 33179-C, 2006)

Entre 1995 y 2018 se consolidó la idea errónea de que el Registro Especial creado por el artículo 12 de la Ley 7555 equivalía a un Archivo Especializado. Bajo esta interpretación, se asumió que el Registro Especial tenía también la responsabilidad de custodiar y organizar, de manera técnica, los expedientes administrativos e históricos relativos a los bienes inmuebles declarados patrimonio histórico-arquitectónico, incluyendo fotografías y diapositivas (Decreto Ejecutivo 33179-C, 2006). Sin embargo, la metodología aplicada durante este período se desarrolló al margen de los principios archivísticos y desvirtuó la naturaleza del Registro Especial, lo que condujo al error de considerar que los expedientes correspondían al registro mismo, en lugar de formar parte de un archivo institucional debidamente estructurado.

El presente artículo analiza críticamente la problemática planteada en el año 2016, que pretendía demostrar que la Ley 7555 y su reglamento había creado un archivo especializado denominado Registro Especial, al margen de la Ley 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos (en adelante Ley 7202). A partir de esta interpretación, el Archivo Central del Ministerio de Ministerio de Cultura y Juventud propone la necesidad de reinterpretar la normativa e incluir los Expedientes de Bienes Inmuebles, junto al Registro Especial, al sistema archivístico institucional, con el fin último de establecer una estructura coherente de gestión documental.

Para ello, se emplea una metodología cualitativa de corte hermenéutico, fundamentada teóricamente en el Principio de Razón Suficiente de Gottfried Wilhelm Leibniz y en la deconstrucción de Jacques Derrida, particularmente desde sus reflexiones sobre el archivo como construcción de poder, memoria y olvido.

Aunado a lo anterior, este artículo busca demostrar que el llamado Archivo de Bienes Inmuebles no era un archivo especializado, conforme a la teoría archivística moderna ni a lo establecido por la normativa archivística nacional, sino que operó un registro administrativo de bienes inmuebles con declaratoria de histórico arquitectónico, que dio lugar a un archivo falso.

Por tanto, que este artículo busca responder a la pregunta: ¿En qué medida la confusión entre
registro y archivo en la Dirección de Patrimonio Cultural constituye una forma de violencia
epistémica institucional?

2. Marco teórico

En este artículo, vamos a abordar la diferencia entre registro y archivo desde la teoría archivística. De manera, que debemos entender al Archivo como “...campo de acción de la Archivística a los archivos y sus documentos y no los documentos por sí solos y a secas...” (Núñez, 1999, p. 31). Siguiendo a Núñez, es importante entender que el Archivo, como campo de acción, busca organizar, gestionar y conservar a los documentos como un conjunto orgánico cuyo fin posterior será su uso como fuente de información.

Podemos finalmente definir al Archivo como aquellos documentos “…reunidos por una entidad en el ejercicio de una actividad práctica o necesaria, conservados en un lugar seguro como memoria fiel, para servir testimonio e información…”. (Romero, 1997, p. 17) El archivo, por tanto, implica una estructura, una jerarquía funcional, una lógica de organización, conservación y acceso.

Por el contrario, un registro es un instrumento de control o evidencia que se enfoca en resumir, sistematizar o validar datos. En este sentido, el Diccionario de Terminología Archivística lo define como “... un instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas”. (Ministerio de Cultura y Deportes, S.F.) Estas informaciones suelen proceder directamente de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) o de actos administrativos ya reflejados en otros documentos a los que jurídicamente el registro puede sustituir.

Tal es el caso del Registro Nacional de Costa Rica, cuyo propósito es garantizar la seguridad de los bienes o derechos inscritos con respecto a terceros. Lo anterior se obtiene mediante la publicidad de estos bienes o derechos, mientras que, en lo referente al trámite de documentos, su objetivo es solo inscribirlos. (Decreto Legislativo 3883, 1967)

De tal manera, que podemos definir al Registro Especial, creado por la Ley 7555 en su artículo 12, como un instrumento administrativo cuya finalidad es inscribir y dar publicidad oficial a los bienes inmuebles declarados de interés histórico-arquitectónico. En este registro se anotan la apertura de expedientes y los actos jurídicos y técnicos asociados a la declaratoria, con efectos de control y seguridad jurídica frente a terceros.

A diferencia de un Archivo Especializado, el Registro Especial de la Dirección de Patrimonio Cultural no constituye un sistema de custodia, organización ni conservación documental, sino un mecanismo de validación administrativa y difusión de actos. Su naturaleza es la de una base de datos o libro administrativo que certifica la existencia de la declaratoria y sus actos relacionados, sin sustituir las funciones archivísticas que corresponden al Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud conforme a la Ley 7202.

Para poder enfrentar estos conceptos de archivo y de registro, vamos a fundamentarnos en el principio de razón suficiente de Gottfried Wilhelm Leibniz (1646-1716) quien aportó una exigencia racional fundamental: nada es sin razón. Pereda, citando a Wiggins nos dice que este principio:

funciona como un principio del entendimiento que impulsa al hombre a preguntarse por las razones que sostienen lo que le rodea: en este sentido, el defensor del Principio de Razón Suficiente no acepta que haya hechos brutos, sin explicación alguna; además, en algunas interpretaciones también es un principio de la realidad, que permite que efectivamente exista lo que el hombre puede conocer. (Pereda, sf, p. 1)

Podemos finalmente ampliar este principio, con la explicación dada por Delfino Emanuel Aguilera, que lo explica como:

El principio al hablar de razón suficiente también trata de postular que para todo hay una razón, y por ello, que para todo hay una explicación. Por ende, podríamos inclinarnos a pensar que la razón suficiente es la que contiene mayor poder explicativo, o aquella que sea más sencilla... (Aguilera, 2015, p. 35)

Por lo tanto, al aplicar el Principio de Razón Suficiente al objeto de estudio del presenta artículo determinamos que si los expedientes que dan origen a las declaratorias de bienes histórico - arquitectónico existen, debe haber una razón suficiente para que estén adecuadamente organizados, conservados y disponibles. La existencia de un registro sin archivo, o de un archivo que no cumple con su función, contraviene este principio y genera una lógica administrativa sin fundamento suficiente.

Para el análisis de los textos se recurre a la deconstrucción de Jacques Derrida (1930-2004), entendida no como una metodología en sentido estricto, sino como una técnica de pensamiento filosófico. Tal como señala Peter Krieger, la deconstrucción “... exige la fragmentación de textos y, en ella, el filósofo detecta los fenómenos marginales, anteriormente reprimidos por un discurso hegemónico” (Krieger, 2004, p. 180). Desde esta perspectiva, Derrida plantea la necesidad de revisar profundamente las terminologías establecidas en las humanidades. En los años sesenta, “…su propuesta del deconstructivismo se configuró como un desafío al discurso de lo moderno, no sólo en la filosofía, sino también en campos como la literatura, la teología, la pedagogía, la música y la arquitectura.” (Krieger, 2004, p. 183).

En Mal de archivo: una impresión freudiana, Derrida (1997) sostiene que el archivo no es un simple depósito neutro de documentos, sino un aparato de poder, de selección, de represión y de institucionalización de la memoria. Archivar es decidir qué entra en la memoria oficial y qué queda fuera. En consecuencia, Derrida nos dice que crear un archivo implica asumir una responsabilidad política y epistémica. Aplicado a nuestro objeto de estudio, la ausencia de un archivo verdadero y su sustitución por un registro operativo no resulta inocente: constituye lo que podemos denominar una violencia epistémica del archivo falso.

Este archivo falso debe entenderse como la imposición de una estructura que no cumple con los principios archivísticos, pero que se presenta como tal, generando una ilusión de legalidad y transparencia. Tal violencia no destruye los documentos, pero sí silencia su potencial, al encerrarlos en un circuito administrativo que los invisibiliza como fuentes de memoria social y como garantías de derechos ciudadanos.

Desde la óptica archivística, la violencia epistémica se produce cuando se quiebra el principio de razón suficiente documental: los expedientes existen, pero no hay una justificación normativa, técnica ni racional para que permanezcan en un Registro Especial en lugar del Archivo Central, que es donde corresponde su custodia. Esta carencia no se resuelve mediante criterios archivísticos, sino que se oculta tras ficciones jurídicas y simbólicas, dando lugar a un archivo sin archivo: una forma que simula ser archivo, pero que carece de la función de resguardar la memoria y asegurar el acceso.

3. Marco legal y administrativo

El marco normativo relevante para este estudio está conformado por la Ley 7555 de Patrimonio Histórico Arquitectónico y su reglamento; la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento; así como el Reglamento 33179 de la Unidad de Información Documental “Luis Ferrero Acosta” y tres oficios institucionales que reflejan la evolución del criterio técnico y jurídico en torno a la gestión de la declaratoria de Patrimonio Histórico-Arquitectónico:

1. Oficio CPC-1349-2016 (30 de agosto de 2016):

Emitido por el Archivo de Bienes Inmuebles, este oficio plantea la necesidad de formalizar el tratamiento documental de los expedientes de declaratoria, ante la falta de claridad sobre su condición como archivo especializado o base de datos de registro. La consulta se dirige a la Coordinación del Área de Educación y Divulgación de la Dirección de Patrimonio Cultural y constituye el punto de partida del debate institucional.

2. Oficio AC-018-2016 (12 de setiembre de 2016):

Emitido por el Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud como respuesta técnica a la consulta anterior. En este documento se concluye, con fundamento en la Ley 7202 y los principios archivísticos, que los expedientes de bienes inmuebles declarados patrimonio histórico-arquitectónico deben transferirse al Archivo Central, dado que la Dirección no cuenta con un archivo especializado ni con personal profesional en archivística.

3. Oficio AJ-018-2017 (13 de enero de 2017):

La Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura y Juventud emite este dictamen como pronunciamiento jurídico solicitado por el Archivo Central. Con base en el principio de especialidad, concluye que la Ley 7555, por ser especial y posterior, prevalece sobre la Ley 7202, y que, por tanto, el Archivo especializado creado por la Ley 7555 permite a la Dirección conservar y gestionar los expedientes sin transferirlos al Archivo Central.

Desde una perspectiva cronológica, esta secuencia revela un proceso institucional conflictivo: una consulta operativa (CPC-1349-2016) genera una respuesta técnica conforme al ordenamiento general archivístico (AC-018-2016), que luego es reinterpretada, y en cierta forma neutralizada, por un criterio jurídico que privilegia el régimen especial (AJ-018-2017). La inclusión de estos tres oficios en el análisis permite evidenciar no solo las tensiones normativas entre leyes de igual jerarquía, sino también cómo se articula dentro del aparato estatal, una lectura funcional del archivo que encubre un tratamiento documental insuficiente. Desde la óptica derridiana, esta cadena de oficios podría ser interpretada como una forma de institucionalización de un archivo falso. (Derrida, 1997, p. 12).

En este contexto normativo debe incorporarse el Decreto Ejecutivo 33179 Reglamento Unidad de Información Documental de Patrimonio Cultural “Luis Ferrero Acosta” del 12 de mayo de 2006, el cual crea formalmente una unidad interna del Centro de Investigación y Conservación del Patrimonio Cultural (hoy Dirección de Patrimonio Cultural), encargada de administrar tanto la biblioteca especializada como el Archivo de Bienes Inmuebles. Este reglamento es relevante por dos razones principales:

• Reconoce implícitamente que el Archivo de Bienes Inmuebles existe como una dependencia administrativa interna, no como un archivo especializado en el sentido técnico y normativo de la Ley 7202.
• Al agrupar biblioteca y archivo bajo una misma unidad de información, refuerza el carácter instrumental y operativo del archivo en cuestión, sin dotarlo de autonomía técnica, recursos profesionales ni lineamientos archivísticos vigentes.

Del análisis de toda esta documentación, podemos concluir que la Ley 7555 establece un Registro Especial de aquellos bienes inmuebles declarados patrimonio, y su artículo 12 ordena la inscripción de dichos bienes:

ARTICULO 12.- Registro especial: Los bienes declarados de interés histórico- arquitectónico serán inscritos en un registro especial que se abrirá en el Ministerio, como parte del Centro del Patrimonio Cultural. En ese registro, se anotará la apertura del expediente y los actos jurídicos y técnicos que se juzguen necesarios. Su organización y funcionamiento los dispondrá el Poder Ejecutivo mediante decreto. El Ministro comunicará, al Registro de la Propiedad, las inscripciones y las anotaciones de este registro para su inscripción. (Decreto Legislativo 7555, 1995)

Sin embargo, el artículo 12 no contempla la creación explícita de un archivo especializado que resguarde, organice y conserve los expedientes fuente de dichas declaratorias.

Por otra parte, podemos definir al Archivo Especializado como aquel que conserva un determinado tipo documental, reflejo de las funciones sustantivas de la entidad, así como a un carácter temático específico que puede responder a una unidad especializada dentro de una institución. Pero, para que exista un Archivo Especializado en la administración pública costarricense, debe estar fundamentado en el principio de legalidad y la Ley 7555, solamente crea el Registro Especial de Bienes Inmuebles.

Mientras que la Ley 7202, en su artículo 41, establece que toda institución pública debe contar con un Archivo Central y Archivos de Gestión, salvo disposición normativa especial. El oficio AJ-018-2017 interpreta que la Ley 7555 es “especial” y posterior, por lo que prevalecería sobre la Ley 7202, eximiendo a la Dirección de Patrimonio Cultural de organizar y transferir los expedientes de bienes patrimoniales bajo los lineamientos del Archivo Central, al considerar que dicha Dirección cuenta con un “Registro Administrativo” respaldado por un archivo especializado.

Sin embargo, el oficio AJ-018-2017, al citar el Dictamen C-079-2004 del 8 de marzo de 2004, emitido por la Procuraduría General de la República, omite que dicho dictamen advierte que la aplicación del principio de especialidad exige un análisis comparativo entre normas, y que su uso no implica necesariamente la derogatoria ni la inutilidad de la norma general, especialmente si ambas tienen campos de aplicación distintos y pueden operar de manera complementaria.

Además, el oficio CPC-1349-2016 reconoce la necesidad de contar con un respaldo documental adecuado para el Registro Especial, mientras que el AC-018-2016 confirma que la Dirección de Patrimonio Cultural no dispone de un archivo técnico institucionalmente definido, solamente expedientes almacenados sin un sistema archivístico formal.

4. Metodología

Este estudio se enmarca en un enfoque cualitativo, con una estrategia metodológica hermenéutica y deconstructiva. Se analizaron textos legales, reglamentarios y administrativos, así como literatura especializada en archivística y filosofía crítica. La hermenéutica permite interpretar los textos legales a partir de su contexto institucional y normativo, mientras que la deconstrucción derridiana permite evidenciar las tensiones, contradicciones y ausencias en el discurso jurídico y técnico.

La técnica utilizada fue el análisis documental. Se revisaron los artículos clave de las Leyes 7555 y 7202, así como los oficios CPC-1349-2016, AC-018-2016 y AJ-018-2017, contrastándolos con las definiciones archivísticas de Eduardo Núñez Fernández (1999) y Antonia Heredia Herrera (1993) y con los conceptos teóricos de Derrida (1997). El método comparativo también fue aplicado entre las dos leyes, evaluando el principio de jerarquía normativa, especialidad y razón suficiente. Esta triangulación metodológica busca construir una argumentación crítica, sólida y fundamentada.

5. La Violencia Epistémica del Archivo Falso

El caso de la Dirección de Patrimonio Cultural puede ser comprendido, desde una perspectiva crítica, como un ejemplo paradigmático de lo que Jacques Derrida conceptualizó como una violencia epistémica del archivo falso. Este concepto surge en su obra Mal de archivo: una impresión freudiana (1997), donde el autor señala que todo archivo implica no solo una técnica de conservación, sino también un acto de poder sobre la memoria, que puede ser estructuralmente violento.

Ahora bien, si en lugar de un archivo verdadero (con reglas archivísticas claras, accesibilidad y conservación garantizada) se impone un registro operativo como si fuese un archivo, se produce una distorsión del orden documental. Esa sustitución no es meramente técnica:

• Epistémicamente, impide que el conocimiento se fundamente en pruebas organizadas, conservadas y accesibles.
• Políticamente, centraliza el control de la memoria en manos de una oficina o registro, que decide sin los contrapesos del sistema archivístico.

En el contexto que analizamos, esta violencia se manifestó en la simulación de un archivo especializado que en la realidad no existía. Como ha quedado documentado en los oficios institucionales (CPC-1349-2016, AC-018-2016 y AJ-018-2017), la Dirección de Patrimonio Cultural gestionó un registro administrativo de bienes inmuebles declarados patrimonio histórico arquitectónico, pero carente de un sistema archivístico estructurado que asegure la integridad física e intelectual de los expedientes, su conservación a largo plazo, y el acceso ciudadano a los mismos. Esta sustitución simbólica del archivo por un registro digital o físico fragmentario es lo que Derrida presenta como la “... la referencia a temas y a conceptos estables, la relativa exterioridad respecto al objeto, en particular respecto a un archivo determinado como ya dado, en el pasado, o en todo caso solamente incompleto, determinable y, por tanto, terminable en un porvenir...” (Derrida, 1997, p. 59).

Desde la perspectiva archivística clásica, Antonia Heredia Herrera ha definido el archivo como el

conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información... (Heredia, 1993, p. 89).

Esta definición contrasta abiertamente con la estructura que presentaba la Dirección de Patrimonio Cultural: un archivo de bienes inmuebles que no forma parte de un ciclo vital documental completo, y que no estaba sometido a control archivístico profesional.

El resultado es una ruptura en la cadena de custodia del saber documental, donde los expedientes, en lugar de ser tratados como objetos de archivo, son reducidos a simples apéndices administrativos. Derrida nos advierte que “…el archivo no es una memoria, sino el lugar institucional de su puesta en escena y control…” (Derrida,1997, p. 17). En este sentido, el Archivo de Bienes Inmuebles de la Dirección de Patrimonio Cultural operaba más como un artefacto de legitimación institucional que como una estructura epistémicamente responsable ante el pasado.

La violencia epistémica, entonces, consiste en producir una falsa apariencia de archivo, un simulacro que pretendía garantizar autenticidad y custodia documental, sin cumplir con los principios técnicos ni con las disposiciones legales que regulan los archivos públicos (como lo establece la Ley 7202). Este fenómeno responde también a una aplicación errónea del principio de especialidad (AJ-018-2017), donde se privilegia una lectura restrictiva de la Ley 7555 para sustentar la autonomía archivística de la Dirección de Patrimonio Cultural, desconociendo los criterios de interoperabilidad y complementariedad legal entre normas de igual jerarquía, tal como lo advirtió la Procuraduría General de la República en su dictamen C-079-2004.

La existencia de un archivo falso no es solo un problema técnico o jurídico, sino una forma de violencia contra el derecho de los ciudadanos a acceder a los fundamentos documentales del patrimonio público. Superar esta violencia requiere restaurar el principio de razón suficiente —en el sentido leibniziano— en la estructura de organización, conservación y acceso a los documentos, para que el archivo deje de ser una ficción institucional y se convierta en un espacio real de justicia documental.

6. Análisis del caso: Registro Especial vs. Archivo Especializado

El análisis del caso lo iniciamos aplicando el principio de Razón Suficiente de Leibniz, según el cual nada ocurre sin una razón suficiente que lo explique. Por lo tanto, podemos partir de la siguiente premisa: la confusión entre registro y archivo surge de la ausencia de una razón suficiente institucional, epistemológica y técnica que justifique la subsistencia paralela de un registro administrativo sin respaldo documental archivístico conforme a los principios de ciclo vital del documento.

El primero de ellos lo encontramos en el artículo 12 de la Ley 7555, el cual establece la inscripción de bienes inmuebles con declaratoria de Patrimonio Histórico - Arquitectónico en un Registro Especial, sin contemplar la creación de un archivo que resguarde los documentos de sustento. Esta omisión ha llevado a interpretar que basta con contar con una base de datos o sistema informático para cumplir con la gestión documental. Sin embargo, según Heredia Herrera un archivo especializado debe estar compuesto “... de documentos acumulados y de proceso natural, lo cual es algo distinto a una colección en cuanto que el archivo no resultado de un acto voluntario o capricho de alguien...” por el contrario, deben ser organizados según principios archivísticos, para garantizar su conservación y acceso a largo plazo. (Heredia, 1993, p. 89)

La Dirección de Patrimonio Cultural operó durante años (1995-2018) sin un Archivo Especializado, limitándose a acumular documentos de cualquier tipo relacionados con un edificio patrimonial en cajas físicas para documentos. El oficio AC-018-2016 reconoce que estos expedientes no están organizados bajo parámetros archivísticos, mientras que el CPC-1349-2016 alerta sobre la necesidad de respaldo documental. La situación se agrava cuando, en el oficio AJ-018-2017, la Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura y Juventud sostiene que no es necesario un Archivo porque la Ley 7555, como ley especial, prevalecería sobre la Ley 7202.

Esta interpretación contradice no solo la técnica archivística, sino también principios legales y filosóficos. Desde el enfoque de Derrida (1997), esta sustitución del archivo por un simple registro constituye una forma de violencia epistémica: una forma institucionalizada de olvido, en la que se niega el acceso a la memoria documental a partir de una estructura que aparenta legitimidad pero que carece de fundamento técnico archivístico.

Además, desde el principio de razón suficiente de Leibniz, la existencia de expedientes sin estructura de archivo constituye una irracionalidad documental: si existen documentos que sustentan decisiones públicas, debe existir también una estructura racional para organizarlos, conservarlos y hacerlos accesibles.

En este sentido, la Dirección de Patrimonio Cultural confundió funciones administrativas con funciones archivísticas, lo cual ha derivado en una vulnerabilidad institucional tanto jurídica como epistémica. El resultado fue una memoria institucional fragmentada, sin garantías de acceso, conservación ni trazabilidad sostenida en las siguientes insuficiencias:

1. Insuficiencia epistemológica: No se diferencia claramente entre dato y documento, entre evidencia administrativa y memoria institucional. El registro actúa como una base de datos, pero se le otorga indebidamente la categoría de Archivo, sin cumplir las condiciones técnicas para serlo (organización, conservación, accesibilidad, normativa, etc.). Aquí, la ausencia de una teoría archivística explícita (como la que propone Heredia Herrera) contribuye a la confusión.

2. Insuficiencia normativa: La interpretación jurídica (dada en el oficio AJ-018-2017) aplica el principio de especialidad sin hacer un análisis sistemático de compatibilidad normativa entre la Ley 7555 y la Ley 7202, como lo exige la doctrina (Dictamen C-079-2004). Esta interpretación parcial y no integrada no proporciona una razón suficiente para excluir los expedientes del control técnico del Archivo Central.

3. Insuficiencia metodológica - institucional: El Archivo de Bienes Inmuebles funcionaba sin un sistema archivístico formal, sin profesionales en archivística, sin cuadros de clasificación ni normas técnicas. No existía una infraestructura documental suficiente que justificara el tratamiento como archivo especializado. El reglamento de la Unidad de Información Documental “Luis Ferrero Acosta” agrupó funciones bibliográficas y archivísticas, lo cual refuerza la ambigüedad terminológica y funcional.

4. Violencia epistémica (siguiendo a Derrida): La confusión también responde a una estrategia de archivación performativa, en la que se crea una ficción de Archivo o un simulacro institucional que oculta el vacío archivístico real. (Derrida, 1997, p. 75) Desde este enfoque, la ausencia de razón suficiente es encubierta por una sobrerrepresentación del archivo: se habla de archivo, sin que haya archivo.

7. Propuesta de solución

A partir del análisis normativo, técnico y epistemológico realizado, se planteó a partir del año 2018 una propuesta de solución para corregir las disfunciones institucionales detectadas en la Dirección de Patrimonio Cultural en relación con la gestión de los expedientes de declaratoria de bienes inmuebles con carácter histórico-arquitectónico.

Esta propuesta se articula en cinco líneas de acción interdependientes, con base en principios archivísticos, normativas vigentes y orientaciones filosóficas extraídas del pensamiento de Jacques Derrida y Gottfried Leibniz.

7.1. Reconocimiento formal de la inexistencia de un Archivo Especializado

El primer paso es reconocer explícitamente, mediante acto administrativo, que la Dirección de Patrimonio Cultural no cuenta con un Archivo Especializado, de conformidad con lo dispuesto por la Ley 7202 y las definiciones técnicas de la disciplina archivística. Este reconocimiento no supone la eliminación del Registro Especial pero sí la eliminación del Archivo de Bienes Inmuebles, lo que permite la clarificación del Registro Especial en su carácter administrativo y no archivístico. Tal reconocimiento permitiría restaurar el principio de razón suficiente en la lógica documental institucional y evitar la persistencia de un archivo falso.

7.2. Transferencia de expedientes al Archivo Central

La segunda acción consistió en la planificación y ejecución, por etapas, en organizar la documentación incluida en los dos tipos de expedientes que custodiaba el Archivo de Bienes Inmuebles: el expediente histórico y el administrativo, bajo la responsabilidad de un profesional en Archivística, con parámetros y lineamientos emitidos desde el Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud:

1. Organización de los documentos en series documentales: Desde el año 2018 se inicia una organización de la documentación custodiada en el Archivo de Bienes Inmuebles, de manera que el anterior expediente de reunía cualquier documento o recorte de periódico relacionado con un edificio patrimonial es valorado y clasificado de acuerdo con su tipología en una serie documental.

2. Implementación de un cuadro de clasificación: Con el análisis de los documentos, así como las funciones propias de la Dirección de Patrimonio Cultural se determina que el cuadro de clasificación implementado se refleja en la Tabla 1.

Tabla 1. Cuadro de clasificación implementado.

Fondo: Ministerio de Cultura y Juventud

Subfondo Nivel I: Dirección de Patrimonio Cultural

Subfondo Nivel II: Unidad de Patrimonio Histórico Arquitectónico

Código			Serie
506-090-001	5004	000001	Correspondencia
506-090-001	5004	000173	Expedientes de declaratoria de Bien Inmueble Patrimonial
506-090-001	5004	000174	Expedientes de solicitudes de intervención
506-090-001	5004	000254	Expedientes de proyectos de intervención de edificios declarados Patrimonio Histórico Arquitectónico
506-090-001	5004	000255	Expedientes de prevenciones

Fuente: Adaptado de Cuadro de Clasificación Ministerio de Cultura y Juventud, por Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud, 2025 (www.mcj.go.cr/sites/default/files/2025-06/01.%20Cuadro%20de%20Clasificación%20Minsterio%20de%20Cultura%20y%20Juventud_0.pdf).

Valoración documental: el nuevo cuadro de clasificación fue valorado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en la sesión nº 17-2019 de 23 de agosto de 2019, y mediante el acuerdo 3 determino que las series documentales: Correspondencia de bienes inmuebles, Expedientes de declaratoria de Bien Inmueble Patrimonial y Expedientes de proyectos de intervención de edificios declarados Patrimonio Histórico Arquitectónico contaría con Valor Científico Cultural.

3. Lineamientos para la transferencia de los expedientes: Con el fin de garantizar el cumplimiento de los lineamientos para el Ministerio de Cultura y Juventud en materia de organización documental en todo el sistema archivístico institucional, el Archivo Central presentó a la Comisión Institucional de Procesos y Procedimientos el procedimiento de Gestión documental, cuya última versión fue actualizada y aprobada en la sesión 011-2024 del 9 de setiembre de 2024 y que incluye las actividades para la transferencia de documentos de un Archivo de Gestión al Archivo Central.

De manera, que los expedientes fueron transferidos e ingresaron al Archivo Central y registrados con los números de transferencia indicados en la tabla 2.

Tabla 2. Registro de ingreso de documentos relacionados con los inmuebles
declarados histórico - arquitectónico de la Dirección de Patrimonio Cultural.

N° Transferencia		Código	Serie	Fecha de Ingreso	Fechas extremas		Unidades
15 -	2025	000001	Correspondencia de bienes inmuebles	2025-06-25	1971	2024	593
16 -	2025	000173	Expedientes de declaratoria de Bien Inmueble Patrimonial	2025-06-25	1971	2024	518
17 -	2025	000254	Expedientes de proyectos de intervención de edificios declarados Patrimonio Histórico Arquitectónico	2025-06-25	1971	2024	694
18 -	2025	000174	Solicitudes de intervención	2025-06-25	1971	2024	2389

Adaptado de: Registro de Ingreso de Documentos por Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud, 2025
(https://www.mcj.go.cr/sites/default/files/2025-06/02.%20Registro_General_Entrada_Documentos.pdf ).

Esta transferencia debe cumplir con las fases del ciclo vital del documento (archivo de gestión → archivo central → archivo histórico), respetando los cuadros de clasificación, las tablas de plazos de conservación y las disposiciones técnicas aprobadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

4. Creación del Archivo de Gestión en la Unidad de Patrimonio Histórico Arquitectónico: El Archivo de Bienes Inmuebles generó una falsa percepción de organización archivística, de manera que provocó que la Unidad de Patrimonio Histórico Arquitectónico nunca creara un archivo de gestión. Lo anterior, porque toda documentación era envida al Archivo de Bienes Inmuebles donde se incorporaba al expediente histórico o administrativo del edificio patrimonial.

Tras del cuadro de clasificación de la tabla 1, se procedió a la organización del Archivo de Gestión por medio de capacitaciones y asesorías que quedaron reflejadas en los informes archivísticos 001-2024 de 9 de abril de 2024 y el informe de seguimiento con fecha de 13 de noviembre de 2024. (Ministerio de Cultura y Juventud. Archivo Central)

7.3. El Registro Especial como sistema auxiliar y no sustituto del archivo

El Registro Especial debe mantenerse como una base de datos administrativa funcional, útil para la consulta pública, la planificación patrimonial y la trazabilidad institucional. No obstante, debe redefinirse su relación con los expedientes de declaratoria de bienes inmuebles y los de proyectos: el registro no sustituye al archivo ni lo contiene, sino que remite a él. Para ello, debe implementarse un sistema de vinculación entre los datos del registro y las signaturas documentales del Archivo Central, garantizando la trazabilidad, la integridad intelectual y física del documento.

7.4. Reformulación del criterio jurídico institucional

Dada la confusión generada por el oficio AJ-018-2017, es necesario revisar y reformular el criterio jurídico que allí se expone. Este nuevo dictamen debe reconocer la vigencia simultánea de la Ley 7202 y la Ley 7555, así como su carácter complementario y no excluyente. La aplicación irreflexiva del principio de especialidad debe ser superada mediante una interpretación armónica de ambas normas, sustentada en la doctrina jurídica de la Procuraduría General de la República y en la técnica archivística.

7.5. Creación de un Sistema Integrado de Gestión Documental para la Dirección de Patrimonio Cultural

Finalmente, se recomienda el diseño e implementación de un Sistema Integrado de Gestión Documental (SIGD) que abarque la totalidad de los procesos documentales de la Dirección de Patrimonio Cultural: recepción, producción, organización, clasificación, descripción, transferencia, conservación y acceso. Este sistema debe contar con normativa interna, recursos humanos capacitados, infraestructura adecuada, digitalización progresiva y mecanismos de control interno, en articulación con el Archivo Central.

En la figura 1, se representa gráficamente este SIGD donde se reflejan los tres niveles funcionales: el flujo documental dentro de la Dirección de Patrimonio Cultural, la interrelación jerárquica con el Archivo Central y la posición auxiliar del Registro Especial como instrumento de control, pero no de custodia.

Figura 1. Sistema Integrado de Gestión Documental de la Dirección de Patrimonio

Fuente: elaboración propia. 2025.

Este conjunto de acciones no sólo permitiría superar los vacíos institucionales y las tensiones normativas actuales, sino que sentaría las bases para una gestión documental más transparente, eficiente y orientada al derecho ciudadano a la memoria. Parafraseando lo sugerido por Derrida (1997) archivar bien es también una forma de hacer justicia: no solo a los documentos, sino a quienes tienen derecho a ellos.

8. Conclusiones

El análisis realizado permitió demostrar que la Dirección de Patrimonio Cultural nunca contó con un archivo especializado, sino con un registro administrativo de bienes inmuebles, cuya función es dar fe y asegurar derechos frente a terceros. La confusión entre registro y archivo, alentada por interpretaciones jurídicas como el oficio AJ-018-2017, se tradujo en un desfase conceptual que debilitó tanto la gestión documental como la conservación de la memoria histórica.

A la luz de la Ley 7202 y de la Ley 7555, el estudio evidenció que ambas normas no son excluyentes sino complementarias. La aplicación irreflexiva del principio de especialidad llevó a invisibilizar la obligación general de contar con archivos de gestión, provocando un archivo falso que Derrida (1997) describe como un acto de poder institucional capaz de producir olvido.

Asimismo, la revisión de los oficios AC-018-2016, CPC-1349-2016 y AJ-018-2017 mostró la secuencia de tensiones entre criterios técnicos y jurídicos: mientras el primero reconoce la inexistencia de un archivo formal y recomienda la transferencia de expedientes al Archivo Central, los dos últimos buscan legitimar la permanencia de un registro administrativo disfrazado de archivo especializado. Basado en el texto de Derrida (1997), esta dinámica corresponde a una violencia epistémica del archivo falso, en tanto se institucionalizó una ficción documental que restringió la transparencia y el acceso ciudadano.

Finalmente, el proceso de reorganización propuesto desde el Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud con la clasificación de los documentos en series documentales confirmó que la solución pasaba por reconocer el principio archivístico del ciclo vital del documento, devolviendo a los expedientes su lugar en la estructura archivística institucional. De esta manera, se restituye el principio de razón suficiente de Leibniz aplicado a la gestión documental: cada decisión sobre los documentos debe tener una justificación racional fundada en su naturaleza y en el marco normativo vigente.

Podemos concluir que este estudio permitió visibilizar cómo las categorías de registro y archivo, mal entendidas y aplicadas, no son simples tecnicismos, sino campos de disputa política, jurídica y epistemológica. Superar la confusión no sólo permitió ordenar el sistema documental del patrimonio histórico - arquitectónico, sino también reafirmar el archivo como espacio de memoria, justicia y derecho ciudadano.

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