Herramienta de Evaluación Integral (HEI) para soluciones de preservación de objetos digitales

Resumen

El artículo presenta la Herramienta de Evaluación Integral (HEI), desarrollada para apoyar a instituciones en la selección y adquisición de soluciones de preservación de objetos digitales en Costa Rica. Aborda la creciente producción de información digital y la necesidad de estrategias sistemáticas para garantizar su preservación a largo plazo, asegurando la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos electrónicos. El estudio diagnostica la situación actual de la preservación digital en el Sistema Nacional de Archivos, revelando carencias significativas en la implementación de repositorios y estrategias de preservación. La HEI propone un marco funcional y tecnológico para evaluar soluciones de preservación mediante una matriz de puntuación objetiva, accesible a través de un enlace a Google Drive para que el lector pueda obtener el instrumento y conocer a detalle cada apartado a evaluar. Para asegurar la objetividad y reducir la ambigüedad en la interpretación de los requisitos, el manual de uso de la herramienta instruye al evaluador a consultar un glosario de términos dentro de la herramienta. Finalmente, se destaca la importancia de equipos interdisciplinarios para aplicar correctamente la herramienta y fomentar una cultura de preservación digital sostenible en las organizaciones.

ABSTRACT. The article introduces the Comprehensive Assessment Tool (HEI), developed to support institutions in selecting and acquiring digital object preservation solutions in Costa Rica. It addresses the growing production of digital information and the urgent need for systematic strategies to ensure long-term preservation, safeguarding the authenticity, integrity, and accessibility of electronic records. The study diagnoses the current state of digital preservation in the National Archives System, identifying significant deficiencies in repository implementation and preservation strategies. The HEI offers a functional and technological framework to evaluate preservation solutions through an objective scoring matrix and includes a link to Google Drive, where readers can access the full instrument and examine each assessment component in detail. To ensure objectivity and minimize ambiguity in interpreting requirements, the tool’s user manual instructs evaluators to consult an integrated glossary of terms. Finally, the article highlights the importance of interdisciplinary teams to correctly apply the tool and to foster a sustainable digital preservation culture within organizations.