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1. Introducción

El presente artículo busca examinar la gestión documental y la conservación de la serie Expedientes de Proyectos de las Artes Literarias del Colegio de Costa Rica, un programa del Ministerio de Cultura y Juventud que ha sido fundamental para el fomento de las artes literarias en el país. Generada entre 2011 y 2023, esta serie documental incluye proyectos, correspondencia, informes y productos finales de las becas de estímulo otorgadas en esta área, y ha sido inscrita en el Registro Nacional de Memoria del Mundo, consolidándose como un potencial recurso clave para futuras investigaciones relacionadas con la literatura costarricense contemporánea.

El análisis parte de la necesidad de abordar un problema recurrente en la gestión documental: la integración de documentos bibliográficos en los expedientes administrativos como unidad documental simple. Tradicionalmente, estos materiales han sido considerados ajenos a la Archivística, lo que ha generado retos en su conservación y en la preservación del contexto documental. Este trabajo propone una revalorización de los ejemplares bibliográficos como parte integral de los expedientes administrativos, considerando su capacidad para evidenciar tanto las funciones institucionales como el desarrollo cultural y literario del país.

La investigación tiene como objetivo analizar la organización, conservación y gestión de riesgos asociados a esta serie documental, identificando potenciales factores críticos como la humedad, la manipulación inadecuada y el almacenamiento deficiente. Además, propone estrategias que garanticen la integridad, accesibilidad y valor patrimonial de estos documentos. Metodológicamente, el estudio sigue un enfoque cualitativo basado en el constructivismo epistemológico, utilizando la observación participativa y entrevistas no estructuradas para explorar cómo las personas servidoras públicas construyen conocimiento sobre la conservación documental en su contexto laboral.

Por lo tanto, se justifica esta investigación en la necesidad de conservar un corpus documental que no solo documenta el quehacer literario contemporáneo, sino que también contribuye al entendimiento de la identidad cultural costarricense. Este trabajo busca aportar un modelo de gestión documental que promueva la conservación del contexto y la autenticidad de los documentos, garantizando su utilidad como patrimonio cultural para futuras generaciones.

2. Referente teórico

El Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud es la unidad encargada de reunir, organizar y conservar los documentos que el ministerio recibe y genera en el ejercicio de sus funciones. Su actuar se da por medio de las directrices y lineamientos que en materia de gestión documental se emiten1. Por lo tanto, y tomando en cuenta una definición clásica la Unidad de Archivo Central se rige por la teoría Archivística como una ciencia, no de los documentos, aunque en palabras de Antonia Heredia estos sean en “última instancia el producto integrante de aquellos” (Heredia, 1993, p. 29).

Como el documento de archivo es el objeto de atención de la Archivística, lo debemos entender como portador de información y conocimiento gestionado con una finalidad y un método cuyo fundamento es la legislación o normativa que le da cimiento y dejando de lado al documento bibliográfico, el cual no será objeto de estudio en este análisis. Siguiendo las ideas de Antonia Heredia, el documento de archivo parte de la base de un todo estructurado, si perdemos toda esa secuencia documental, ponemos en riesgo su relación con otros documentos y con la oficina productora. Lo que llevaría a una pérdida de la relación seriada de la información, fundamental para la identificación y seguimiento del documento de archivo y la principal diferencia con las otras ciencias de la información: Bibliotecología y Documentación (Heredia, 1993, p. 32).

De manera, que el documento de archivo es aquel producido o recibido por una persona física o jurídica en el transcurso de su gestión administrativa o legal para “el cumplimiento de sus fines, y conservado como prueba e información” (Heredia, 1993, p. 123).

Desde mediados del siglo XIX, se ha desarrollado una gran diversidad de documentos archivísticos, a menudo mal llamados no tradicionales, que difieren en soporte o formato. Según Mario Cárdenas, es complejo abordar este tema, “primero por sus atributos físicos, que difieren significativamente del soporte tradicional en papel o pergamino, y por la gran variedad de formatos. Esto incluye la expresión gráfica o audiovisual, así como manuscritos e impresos” (Cárdenas, 2004, p. 73).

En cuanto a los documentos bibliográficos, Antonia Heredia los excluye de la gestión documental, descartándolos como documentos de archivo. Aunque considera que el expediente que genera una obra bibliográfica es un documento de archivo, el producto de esta función no lo es (Heredia, 1991, p. 123). En este sentido, es necesario diferir del criterio de Heredia, ya que, si un ejemplar bibliográfico es el resultado de la gestión o función de una oficina administrativa, tanto el expediente que documenta su creación como el producto que demuestra el resultado final deben ser considerados documentos de archivo.

Sin embargo, es importante aclarar que no toda la edición del material publicado puede ser considerada documento de archivo; únicamente el ejemplar que cierra el expediente, como subproducto del trámite administrativo que refleja su función. De esta manera, un ejemplar bibliográfico no debe ser considerado documento de archivo, pero sí lo es cuando integra un expediente administrativo como una unidad documental simple.

Independientemente de su soporte y formato, los documentos de archivo, en esencia, siguen siendo subproductos de la administración activa. Por lo tanto, contrariamente a lo que dice Cárdenas, se puede afirmar que las películas grabadas con fines culturales o científicos, la música escrita o grabada, y los documentos bibliográficos, dependiendo de su contexto, constituyen documentos archivísticos al reflejar las funciones de una institución y respetando el principio de procedencia (Cárdenas, 2004, p. 73).

Para que un documento sea considerado de naturaleza archivística, su organización debe estar respaldada y reflejada en los principios de procedencia y orden original. Esto asegura que se respeten la clasificación y ordenación aplicados a los documentos por las oficinas de origen (Cárdenas, 2004, p. 167).

Una vez que logramos respetar y asegurar que el documento de archivo conserve su orden original, este debe ser adecuadamente conservado, y en este sentido, el archivista debe alcanzar un equilibrio, algo difícil de lograr, entre funciones necesarias pero antagónicas. Como señala Manuel Romero, “…las dos caras del dios Jano, la que crea y la que impide, la que conserva y la que deshace, la que hace y la que destruye” (Romero, 1997, p. 264).

La conservación documental, vista como una actividad archivística, se consigue mediante métodos preventivos y curativos, apoyados por técnicas adecuadas de valoración y gestión del riesgo. La gestión del riesgo nos permite evitar o mitigar factores de riesgo accidentales, no corrientes, esporádicos, “… que pueden provenir del interior o exterior de nuestros depósitos documentales, como el fuego, inundaciones, movimientos sísmicos, guerras, vandalismo, la presencia de un archivista o restaurador empírico, y los traslados de un archivo a otro” (Romero, 1997, p. 264).

Jayme Spinelli define la gestión del riesgo, basándose en la norma técnica australiana y neozelandesa, como la posibilidad de un suceso que cause un impacto sobre objetivos. Partiendo de este concepto, y dado que el objetivo de cualquier Archivo Central es conservar el patrimonio cultural que resguarda, los riesgos pueden ser identificados, analizados, priorizados y debidamente controlados. Spinelli denomina a estas acciones “gerenciamiento de riesgos”, base para estructurar cualquier plan de gestión de riesgos, “… considerando no solo los desastres o eventos catastróficos, sino también el deterioro continuo y los eventos esporádicos de impacto variable que pueden llevar a la pérdida de valor patrimonial …” (Spinelli, 2011, p. 18).

Para abordar de manera efectiva la gestión del riesgo en la serie documental Expedientes de Proyectos de las Artes Literarias, es esencial que las coordinaciones del Colegio de Costa Rica y del Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud amplíen y reconfiguren su conocimiento previo, a pesar de contar con formación profesional. Este aprendizaje debe alimentarse de los productos generados por el fondo de estímulo del Colegio de Costa Rica, que contribuyen al fortalecimiento de la gestión y conservación del patrimonio documental. De este modo, los encargados de estas coordinaciones estarán mejor preparados para articular acciones que aseguren la preservación de este legado.

En palabras de Jean-Paul Martinon y Natalia Paillié, el constructivismo epistemológico planteado por Ernst von Glasersfeld es una metodología poco convencional para abordar la generación del conocimiento y la verdad,

…y parte del supuesto de que el conocimiento, sin importar cómo se defina, reside en la mente de las personas y, en última instancia, el sujeto pensante no tiene otra alternativa que construir lo que sabe a partir de su propia experiencia. (Martinon y Paillié, 2023, p. 93)

Según Martinon y Paillié, citando a Glasersfeld, debemos plantear una relación diferente entre el conocimiento y el mundo exterior a través de dos postulados:

El conocimiento no se recibe pasivamente ni por medio de los sentidos o la comunicación, sino que se construye de manera activa por el sujeto cognitivo.
La función cognitiva es adaptativa y se enfoca en la organización del mundo experiencial del sujeto, no en el descubrimiento de una realidad ontológica objetiva. (Martinon y Paillié, 2023, p. 94).

De este modo, el archivista que recibe documentos con un potencial valor patrimonial puede desarrollar un conocimiento verdadero, el cual seguirá dependiendo del desarrollo activo de su sujeto cognitivo. En otras palabras, podríamos denominarlo el sujeto cognitivo de conservación documental, que no debe verse como un objeto fijo, sino como una construcción a partir de su propia experiencia (Martinon y Paillié, 2023, p. 95). Y es esta experiencia, la que llevará a gestionar correctamente las series documentales, realizar adecuadamente la valoración documental y formular planes de conservación preventiva contemplando la gestión de riesgos.

3. Metodología

Para definir la gestión de riesgos en un subfondo como el del Colegio de Costa Rica del Ministerio de Cultura y Juventud, adoptamos el constructivismo epistemológico de Ernst Von Glasersfeld. Este enfoque sostiene que “el conocimiento no se descubre, sino que se construye activamente por el individuo a partir de sus experiencias y percepciones”. Bajo esta premisa, la metodología utilizada se orienta en comprender cómo las personas servidoras del Ministerio de Cultura y Juventud construyen su conocimiento sobre la conservación del patrimonio documental en su contexto laboral (Corsi, 2002, p. 52).

Este diseño metodológico sigue un enfoque cualitativo, privilegiando la comprensión profunda y contextual de los procesos involucrados en la gestión de fondos concursables y la conservación del patrimonio. Se adopta un enfoque interpretativo para analizar cómo las personas funcionarias construyen su conocimiento en un entorno de aprendizaje colaborativo y reflexión crítica.

En cuanto a la recolección de datos, se empleó la observación participativa, mediante sesiones en la oficina del Colegio de Costa Rica y en el depósito documental donde se conservan los documentos. Esta observación se centró en las interacciones y dinámicas de construcción del conocimiento entre las personas servidoras que participan en el proceso de gestión de fondos concursables. Se presta especial atención en cómo aplican los conceptos teóricos en la práctica y cómo sus experiencias previas influyen en la construcción de nuevos conocimientos.

También se realizaron entrevistas no estructuradas para explorar los procesos de pensamiento de las personas servidoras y su percepción de la construcción del conocimiento en el ámbito de la conservación documental. Estas entrevistas buscan indagar en la relación entre sus experiencias y la forma en que conceptualizan y aplican los conocimientos adquiridos.

El análisis de los datos recolectados se llevó a cabo mediante un enfoque constructivista, con el objetivo de comprender cómo la persona funcionaria ha formulado su propio entendimiento del patrimonio cultural y la conservación documental. Se utilizó la codificación abierta para identificar temas emergentes y patrones en la construcción del conocimiento, y se aplicó la triangulación de datos para asegurar la validez de las interpretaciones.

Este marco metodológico, basado en el constructivismo epistemológico, permite una exploración profunda de cómo las personas servidoras construyen activamente su conocimiento en el campo de la conservación documental. Al centrarse en la experiencia individual y en el aprendizaje colaborativo, se espera obtener una comprensión integral de los procesos archivísticos en este contexto.

4. Resultados y discusión

4.1. El Subfondo Patrimonial del Colegio de Costa Rica

El Colegio de Costa Rica es un programa creado el 18 de octubre de 1974 por el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, en la administración de Carmen Naranjo Coto (08 de mayo de 1974 al 01 de mayo de 1976) para estimular y auspiciar la realización de ciclos, conferencias académicas en todos los campos del saber humano.

En palabras de Jésica Camacho y otros, el Colegio de Costa Rica “es un programa que con el paso del tiempo ha experimentado un crecimiento y decrecimiento de sus acciones de acuerdo con cada administración y sus intereses adyacentes”. (Camacho et al., 2017, p. 39). Lo cual no es del todo cierto, porque el programa se ha mantenido a lo largo de cincuenta años, adaptándose a los cambios y políticas culturales que las diferentes administraciones han dado al sector cultura.

Además, señalan que no existe una ley del Colegio de Costa Rica, lo que ha generado períodos de prosperidad para el programa y otros períodos que van en contra de sus objetivos. (Camacho et al., 2017, p. 39) Esta afirmación no es correcta, al tratarse de un programa, sujeto a las políticas culturales de turno, sus objetivos deben ser flexibles y adaptarse a los cambios, situación que una ley no se lo permitiría.

A lo largo de sus cincuenta años, este programa paso de estimular la realización de ciclos de conferencias académicas, en todos los campos del saber humano, a ser un proyecto estratégico del Ministerio de Cultura y Juventud para el fomento de las artes literarias.

Desde 1974, el Colegio de Costa Rica ha presentado 5 etapas, las cuales podemos resumir:

Primer período 1974 a 1976. Regulado por el Decreto Ejecutivo 4202-C del 4 de octubre de 1974 el cual da como función “Estimular y auspiciar la realización de ciclos y conferencias académicas en todos los campos del saber” (Decreto Ejecutivo 4202-C, 1974).
Segundo período 1976 a 1990. Regulado por el Decreto Ejecutivo 6288-C del 6 de agosto de 1976 y parcialmente reformado con el Decreto Ejecutivo 17158-C del 8 de junio de 1986, establece las siguientes funciones:
- “Estimular en el pueblo el ejercicio del pensamiento original, creativo y crítico, como instrumento esencial para la renovación, el enriquecimiento y el mejoramiento constantes de la sociedad costarricense;
- Acoger toda manifestación intelectual sólida e importante que, por ser altamente novedosa en su contenido o en sus métodos, no haya adquirido aún su carta de ciudadanía dentro del sistema académico convencional;
- Divulgar conocimientos especializados de interés general para la sociedad;
- Poner a los intelectuales costarricenses en contacto personal y directo con capas amplias de la población, por medio de ciclos de conferencias realizados en las distintas partes del país y en los ámbitos de distintos sectores de la actividad nacional, fuera de las instituciones educativas tradicionales;
- Cultivar y aprovechar los talentos e intereses especiales de los intelectuales costarricenses;
- Propiciar y aprovechar la presencia en el país de intelectuales extranjeros y cultivar las relaciones intelectuales internacionales, por medio de intercambios con otros países;
- Complementar en lo posible y necesario las tareas del Sistema Nacional de Educación Superior, con el cual debe cooperar estrechamente” (Decreto Ejecutivo 6288-C, 1976).
Tercer período de 1990 a 2005. Regulado por el Decreto Ejecutivo 20175 del 13 de diciembre de 1990 y sus reformas Decreto Ejecutivo 23473 del 28 de agosto de 1994 y Decreto Ejecutivo 27993 del 8 de julio de 1999, le establece las siguientes funciones:
- “Estimular en el pueblo el ejercicio del pensamiento original, creativo y crítico, como instrumento esencial para la renovación, el enriquecimiento y el mejoramiento constante de la sociedad costarricense.
- Divulgar conocimientos especiales de interés general para la sociedad.
- Poner a los intelectuales costarricenses en contacto personal y directo con capas amplias de la población, por medio de ciclos de conferencias realizados en las distintas partes del país y en los ámbitos de distintos sectores de la actividad nacional, fuera de las instituciones educativas tradicionales.
- Cultivar y aprovechar los talentos e intereses especiales de los intelectuales costarricenses.
- Propiciar y aprovechar la presencia en el país de intelectuales extranjeros y cultivar las relaciones intelectuales internacionales, por medio de intercambio con otros países.
- Complementar en lo posible y necesario las tareas del Sistema Nacional de Educación Superior, con el cual debe cooperar estrechamente” (Decreto Ejecutivo 20175, 1990).
Cuarto Período de 2005 al 2011. Regulado por el Decreto Ejecutivo 32740-C del 27 de julio de 2005 y su reforma Decreto Ejecutivo 33346-C del 18 de julio de 2006, donde se establecen las siguientes funciones:
- “Apoyar las políticas ministeriales, estimulando y auspiciando la formulación de proyectos y actividades en todos los campos del saber humano.
- Cultivar y aprovechar los talentos e intereses especiales de los intelectuales costarricenses y extranjeros, que permita una mayor difusión de sus producciones y estimular en el pueblo el pensamiento crítico y reflexivo sobre la realidad nacional e internacional, por medio de ciclos de conferencias que podrán realizarse en diferentes zonas de nuestro país y en los ámbitos de distintos sectores de la actividad nacional.
- Brindar en la medida de sus posibilidades, apoyo al Consejo Nacional del Libro y la Lectura.
- Realizar coordinaciones e intercambios eficaces con el Sistema Nacional de Educación Superior para la ejecución de actividades como foros, mesas redondas, debates, sobre temas de interés, cuyo fin será la defensa, rescate, estímulo y difusión de la identidad cultural costarricense.
- Realizar coordinaciones con agentes culturales: institutos, universidades, asociaciones, centros culturales internacionales, fundaciones y otros sectores afines- para la realización de proyectos conjuntos que promuevan el desarrollo y participación de la ciudadanía” (Decreto Ejecutivo 32740-C, 2005).
Quinto período de 2011 al presente. Creado por Decreto Ejecutivo 36671-C del 13 de mayo de 2011 y donde se dan las siguientes funciones:
- “Apoyar las políticas ministeriales, estimulando y auspiciando la formulación de proyectos y actividades en todos los campos del saber humano.
- Estimular en el pueblo el pensamiento crítico y reflexivo sobre la realidad nacional e internacional, por medio de ciclos de conferencias que podrán realizarse en diferentes zonas de nuestro país y en los ámbitos de distintos sectores de la actividad nacional.
- Realizar coordinaciones e intercambios eficaces con el Sistema Nacional de Educación Superior para la ejecución de actividades como foros, mesas redondas, debates, cuyo fin será la defensa, rescate, estímulo y difusión de la identidad cultural costarricense.
- Realizar coordinaciones con agentes culturales para la realización de proyectos conjuntos que promuevan el desarrollo y participación de la ciudadanía.
- Apoyar las artes literarias en procura del desarrollo de la lectura, la creación literaria, la formación de creadores, la difusión y el estímulo a la industria literaria.
- Apoyar al Sistema Nacional de Bibliotecas en todas aquellas acciones que ese órgano lleve a cabo con la finalidad de estimular la lectura” (Decreto Ejecutivo 36671-C, 2011).

En la actualidad es un programa destinado para apoyar las artes literarias en procura de la lectura, la creación literaria, la formación de creadores, la difusión y el estímulo a la industria literaria, mediante un aporte económico a proyectos concretos. De ahí, la importancia de los documentos que actualmente genera al ser una fuente documental sobre la escritura contemporánea y el imaginario costarricense en la literatura de principios del siglo XXI.

Además, el conjunto documental y bibliográfico que ha generado el Colegio de Costa Rica a partir del año 2011 en su función de estimular las artes literarias podría contribuir a la formulación de una eventual propuesta teórica del corpus literario contemporáneo, mediante una fuente de investigación confiable para académicos y programas de investigación basados en la interdisciplinariedad. De allí la importancia de mantenerla íntegra y promover su conservación preventiva.

4.2. Serie Expedientes de Proyectos de las Artes Literarias

Los Proyectos de las Artes Literarias del Colegio de Costa Rica tiene como fundamento el Decreto Ejecutivo N° 36671-C donde crea “el Colegio de Costa Rica como una instancia cultural encargada de desarrollar y ejecutar proyectos que posibiliten el desarrollo y fortalecimiento de la creación literaria, investigación, promoción de la lectura y la diversidad cultural costarricense, con fecha de 13 de mayo de 2011” (Decreto Ejecutivo 36671-C, 2011) y el Decreto Ejecutivo 37209-C Reglamento de la convocatoria del Colegio de Costa Rica para el financiamiento de Proyectos de las Artes Literarias del 8 de mayo de 2012 (Decreto Ejecutivo 37209-C, 2012).

La importancia de este programa radica en que las becas de estímulo para las artes literarias procuran el desarrollo de la lectura, la creación literaria, la formación de creadores, la difusión y el estímulo a la industria literaria, funciones que quedan documentadas en los expedientes los cuales incluyen un producto final. Entre los años 2012 al 2023, se han generado un total de 200 proyectos de las Artes Literarias, las cuales se distribuyen en las categorías de Capacitación e Investigación, Edición y difusión, Estímulo a la creación literaria y Promoción de la lectura (Ministerio de Cultura y Juventud. Archivo Central. T-003-2014. Signatura 24)

En el período 2013 al 2023, se ha dado una distribución de fondos concursables en las siguientes categorías:

Edición y difusión con un 44%.
Estímulo a la creación literaria con un 22%.
Capacitación e investigación un 14%.
Promoción de la lectura con un 20 %.

El alto porcentaje que presentan las categorías de Edición y difusión, así como la de Estímulo a la creación literaria ha generado una producción bibliográfica única en su tipo, que debe ser protegida y preservada para las futuras generaciones. (Ministerio de Cultura y Juventud. Archivo Central. T-003-2014. Signatura 24)

De acuerdo con la posición que reconoce la integración orgánica de los elementos documentales, esta producción bibliográfica no debe separarse del expediente, ya que constituye la evidencia del producto de la beca y una muestra representativa de la producción literaria costarricense en el período 2012-2023. Por tanto, la inclusión de material bibliográfico dentro de una serie documental compuesta no debe interpretarse como una simple coexistencia, sino como un elemento resultante de la actividad y función asignadas al Colegio de Costa Rica mediante el Decreto Ejecutivo 36671-C del 13 de mayo de 2011. En este sentido, dicho ejemplar impreso, al integrar el expediente, forma parte de un proceso natural que, en palabras de Miguel Redondo, constituye un ‘todo orgánico’ que merece la atención de la Archivística y de las políticas de gestión documental del Ministerio de Cultura y Juventud. (Redondo, 2021, p. 63)

En cuanto a la inversión económica, el Ministerio de Cultura y Juventud a través del Colegio de Costa Rica ha invertido en las becas de estímulo de las artes literarias un monto de 553.830.829,00 colones entre los años 2013 al 2023, el cual se distribuyó entre las categorías como se indica en la tabla 1.

Tabla 1. Inversión económica a las becas de estímulo del
Colegio de Costa Rica en el período 2013 a 2023.

Categoría	Inversión económica
Capacitación e investigación	¢ 78 279 980,00
Edición y difusión	¢ 260 122 269,00
Estímulo a la creación literaria	¢ 105 400 000,00
Promoción de la lectura	¢ 110 028 580,00
Total	¢ 553 830 829,00

Adaptado de: Ministerio de Cultura y Juventud. Archivo Central. T-003-2014. Signatura 24.

Como se observa en la tabla 1, la mayor inversión económica realizada por el Colegio de Costa Rica en las becas de estímulo se ha destinado a la edición y difusión de obras literarias. Este esfuerzo ha generado un conjunto documental que se registra en la serie Expedientes de Proyectos de las Artes Literarias. La serie incluye los siguientes tipos documentales: proyectos, correspondencia, informes de labores y el producto final. Estos documentos se organizan dentro de los expedientes individuales de cada beca, asegurando que el material bibliográfico resultante forme parte integral del expediente y no se archive por separado. Este enfoque garantiza una visión completa del proceso creativo y administrativo detrás de cada obra. Con el tiempo, el producto final, como obra literaria, se convertirá en una valiosa referencia para la investigación sobre la literatura costarricense, documentando tanto el desarrollo creativo de la obra como el producto bibliográfico final, que en algunos casos podría ser raro o escaso debido al limitado número de ejemplares impresos.

Además, el expediente de Proyectos de las Artes Literarias aporta una fuente crucial para el estudio del desarrollo de la lectura, la formación de escritores y el estímulo a la industria literaria durante un período de transición de las publicaciones en soporte papel a digital. Por lo tanto, es incorrecto afirmar, como lo hacen Jessica Camacho y otros, que el material editado, producto de un fondo concursable, “es una fuente secundaria y no un documento de archivo” (Camacho et al., 2017, p. 42). Al igual que Antonia Heredia (Heredia, 1993, p. 123), incurren en una contradicción al sostener que este material forma parte del expediente como prueba del trabajo realizado con el apoyo del Ministerio, pero no lo consideran un documento de archivo.

De acuerdo con la perspectiva archivística, es fundamental comprender que el ejemplar bibliográfico, resultado de la beca de estímulo, no solo constituye la evidencia del estímulo otorgado al becario, sino también la prueba de que se cumplió con la función asignada. Desde esta perspectiva, el conocimiento sobre la gestión documental se construye a partir de la integración de elementos que reflejan la actividad y el propósito original de los documentos. Por ello, este ejemplar debe ser considerado como una unidad documental simple e incluido en el expediente como documento de archivo, formando parte integral de la serie documental y del contexto en el que fue creado.

En contraste, los ejemplares conservados en la Biblioteca Nacional o en otras bibliotecas públicas o privadas no deben ser considerados documentos de archivo, ya que su gestión responde a un propósito diferente: son fuentes bibliográficas que se tratan conforme a las normas bibliotecológicas. Así, solo el ejemplar incluido en el expediente posee el carácter de documento de archivo y, por lo tanto, forma parte de su tipología documental. Este enfoque, alineado con el constructivismo epistemológico, reconoce al expediente como un ‘todo orgánico’ que integra las relaciones entre sus componentes para preservar el contexto, garantizar su integridad y fortalecer el conocimiento documental.

Finalmente, los expedientes de Proyectos de las Artes Literarias cuentan con declaratoria de Valor Científico Cultural dado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos mediante el acuerdo N° 3 de la sesión 13-2015 del 25 de junio de 2015 y el 8 de diciembre de 2023 ingresó al Registro Nacional de Memoria del Mundo Costa Rica.

4.3. Riesgos Relacionados con la Mala Gestión Documental

El riesgo que se genera en un archivo de gestión o central producto de malas prácticas es producto de una condición inherente a la actividad humana, especialmente cuando no se cuenta con personal profesional en Archivística. La carencia de un profesional que oriente a las personas funcionarias, o bien, el querer ignorar las directrices en materia de gestión documental implica la posibilidad de no alcanzar, fracasar o perder todo el conocimiento generado por la institución.

En el caso concreto de la serie documental de los Expedientes de Proyectos de las Artes Literarias del Colegio de Costa Rica es crucial mantener buenas prácticas en la gestión documental para conservar la integridad y accesibilidad de la información. En la tabla 2 se identifican algunas posibles malas prácticas que podrían surgir en este contexto y que representan un riesgo para la serie documental en estudio.

Tabla 2. Identificación de riesgos en la gestión documental y sus consecuencias aplicado a la serie documental de los Expedientes de Proyectos de las Artes Literarias del Colegio de Costa Rica

Riesgo	Problema	Consecuencia
Falta de Organización Archivística	No establecer un sistema claro de organización y clasificación para los expedientes	Dificultad para localizar información específica, pérdida de tiempo en búsquedas y mayor riesgo de extravío
Deficiente Control de Versiones	No mantener un control adecuado de versiones en los documentos, lo que lleva a la confusión sobre la actualización y vigencia de la información	Riesgo de utilizar información desactualizada, falta de coherencia en la documentación y posibles errores en la toma de decisiones
Acceso No Autorizado	Permitir un acceso no autorizado a expedientes generando una potencial perdida de información o robo de material bibliográfico	Pérdida de información y posible repercusión legal
Ausencia de Metadatos	No incluir metadatos relevantes para describir la información contenida en los expedientes	Dificultad para realizar búsquedas eficientes, falta de contexto sobre la información y pérdida de información valiosa
Mal Almacenamiento Físico y Digital	Almacenar documentos en condiciones inadecuadas, ya sea en formato físico o digital	Deterioro físico de documentos, pérdida de información por fallas en dispositivos de almacenamiento y daño irreparable al material bibliográfico y documental
Falta de Respaldo Regular	No realizar respaldos periódicos de la información contenida en los expedientes	Pérdida irreversible de datos en caso de fallo del sistema, ataques cibernéticos o desastres naturales
Desactualización de Tecnologías	No actualizar las herramientas tecnológicas utilizadas para la gestión documental	Incompatibilidad con formatos actuales, pérdida de funcionalidades y obsolescencia tecnológica
Proceso de Valoración Documental	No desarrollar correctamente la metodología de valoración documental implementada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y aprobar la eliminación de documentos con potencial valor científico cultural	Acumulación innecesaria de documentación, ocupación de espacio de almacenamiento en documentos que carecen de valor, mayor complejidad en la gestión y pérdida de documentos con valor patrimonial.
Falta de Formación del Personal	No proporcionar capacitación adecuada al personal encargado del archivo de gestión	Errores en la manipulación de documentos, falta de conciencia sobre políticas y procedimientos, y riesgo de pérdida documental
No Cumplir con Normativas y Procedimientos	No adherirse a normativas y procedimientos relacionadas con la gestión documental y la protección de la información	Riesgo de sanciones legales, pérdida de confianza del público y daño a la reputación institucional

Al abordar y corregir estas potenciales malas prácticas, la serie documental puede mejorar significativamente su eficiencia en la gestión documental, garantizando su conservación y utilidad a largo plazo de su valioso material bibliográfico y documental.

4.4. Propuesta de Organización Documental con Estándares Reconocidos

Para abordar los posibles riesgos planteados en la tabla N 2, se propone la implementación de un sistema de organización documental basado en estándares nacionales, como la Norma Nacional de Descripción Archivística aprobada por la Junta Administrativa del
Archivo Nacional (Dirección General del Archivo Nacional, 2020) y las directrices de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección General del Archivo Nacional. La propuesta incluye:

1. Cuadro de Clasificación: Implementar un cuadro de clasificación claro y jerárquico que refleje la naturaleza de la serie documental. Utilizar categorías amplias seguidas de subdivisiones más detalladas para facilitar la localización.

2. Codificación Uniforme: Asignar códigos de clasificación uniformes a cada categoría y subcategoría, basados en la Norma Técnica Nacional NTN-002: Lineamientos para la descripción archivística.

3. Metadatos Estandarizados: Utilizar metadatos estandarizados, como los recomendados por el estándar ISAD-G, para describir cada documento. Esto incluye información sobre el contexto, el contenido y la estructura de los documentos.

4. Valoración documental: ejecutar la normativa establecida en la Ley 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos para garantizar una gestión adecuada del ciclo de vida de los documentos.

5. Capacitar al Personal: Proporcionar capacitación al personal encargado de la gestión documental, enfocándose en el estudio y comprensión de las tipologías documentales que conforman los expedientes. Esto incluye el proceso de identificación de la serie documental, la correcta conformación del expediente y la garantía de homogeneidad en la serie. Asimismo, la capacitación debe abarcar la implementación y el mantenimiento del cuadro de clasificación, así como el uso de los estándares archivísticos reconocidos, asegurando una gestión documental coherente y uniforme.

6. Auditorías Regulares: Realizar auditorías o visitas de inspección periódicas para evaluar la eficacia del sistema de clasificación y asegurar su relevancia continua. Realizar ajustes según sea necesario.

7. Uso de Tecnologías de Gestión Documental: Implementar tecnologías de gestión documental que sean compatibles con los estándares utilizados, facilitando la indexación, búsqueda y recuperación eficientes de la información.

El implementar estas propuestas no solo mitigará los riesgos asociados con la falta de una adecuada organización documental en la serie documental de los Proyectos de las Artes Literarias del Colegio de Costa Rica, sino que también mejorará la eficiencia y la confiabilidad, en materia de gestión documental, que lleva a cabo el Colegio de Costa Rica y el Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud.

4.5. Plan de Gestión de Riesgos:

A continuación, se presenta una propuesta de estructura básica para un Plan de Gestión de Riesgos que será implementado en el Colegio de Costa Rica para la serie documental Proyectos de las Artes Literarias. Este plan, busca construir conocimiento práctico mediante la integración de elementos teóricos y contextuales que permitan identificar, analizar y mitigar los riesgos asociados a la gestión documental. En este caso, el análisis se centra en factores específicos de deterioro, como la humedad, la mala manipulación y el robo. Dichos riesgos representan amenazas concretas a los diferentes tipos documentales que integran el expediente, ya sea en soporte papel y electrónico. Al articular estas estrategias, el plan no solo responde a las necesidades inmediatas de conservación, sino que también fomenta una comprensión más profunda de los procesos documentales y sus implicaciones en la conservación del patrimonio cultural.

I. Introducción:

a. Descripción general de la serie documental, su importancia y componentes.

b. Objetivos del Plan de Gestión de Riesgos.

II. Contexto y Alcance:

a. Elaborar la descripción de la serie documental y el catálogo de los proyectos de las Artes Literarias, basado en el Norma Nacional de Descripción Archivística.

b. Definición del alcance geográfico y temporal del plan.

III. Identificación de Riesgos:

Enumerar los riesgos asociados a la serie documental por Humedad:
a. Descripción detallada de cómo la humedad puede afectar el material documental y electrónico.
b. Evaluar las áreas vulnerables a la humedad.
Enumerar los riesgos asociados a la serie documental por mala manipulación:
a. Identificar prácticas inadecuadas de manipulación y transporte.
b. Evaluación de la formación del personal en la manipulación adecuada.
Enumerar los riesgos asociados a la serie documental por robo:
a. Análisis de la seguridad física y control de acceso al área de consulta y depósito.
b. Evaluar las medidas de seguridad implementadas.

IV. Evaluar los Riesgos:

a. Matriz de riesgos que clasifica cada riesgo en función de la probabilidad y la incidencia.

b. Priorización de riesgos en función de su gravedad o de la pérdida de valor esperado.

V. Estrategias de Mitigación:

Daño por Humedad:
- Implementar sistemas de control ambiental y monitoreo de humedad.
- Almacenar en áreas con condiciones climáticas controladas.
Mala Manipulación:
- Desarrollar protocolos de manipulación y transporte.
- Capacitación continua para el personal en prácticas de manejo adecuadas.
Robo:
- Mejorar las medidas de seguridad física, como cámaras de vigilancia.
- Implementar controles de acceso y seguimiento de visitantes y usuarios.

VI. Plan de Contingencia:

a. Desarrollo de un plan detallado de respuesta ante incidentes.

b. Procedimientos específicos para abordar situaciones de daño por humedad, mala manipulación y robo.

c. Designar responsables y roles durante una emergencia.

VII. Monitoreo y Revisión Continua:

a. Establecer un sistema de monitoreo regular de los riesgos identificados.

b. Programar revisiones periódicas del plan para asegurar su vigencia y eficacia.

c. Actualizar el plan en respuesta a cambios en la serie documental o en los riesgos identificados.

VIII. Formación del Personal:

a. Implementar programas de formación continua para el personal involucrado en la gestión y manipulación de la serie documental.

b. Sesiones de concientización sobre la importancia de la gestión de riesgos y las medidas de mitigación.

X. Documentación y Registro:

a. Creación de un registro detallado de los riesgos identificados y las acciones de mitigación implementadas.

b. Documentación de incidentes, respuestas y lecciones aprendidas para mejorar el plan.

XI. Presupuesto y Recursos:

a. Estimar los recursos financieros y humanos necesarios para implementar el plan.

b. Asignar presupuestos específicos para las medidas de mitigación y prevención.

XII. Aprobación y Compromiso:

a. Obtener la aprobación formal de las partes interesadas y de las autoridades ministeriales.

b. Compromiso del personal y de los despachos del viceministro de Cultura y Administrativo, en la implementación y seguimiento del Plan de Gestión de Riesgos.

Este plan proporciona una estructura general para abordar los riesgos asociados a la serie documental de los Expedientes de Proyectos de las Artes Literarias del Colegio de Costa Rica, y es importante adaptarlo a las circunstancias específicas de esta serie documental. Además, se debe revisar y actualizar el plan periódicamente para garantizar su eficacia continua.

5. Consideraciones finales

Este estudio analiza la gestión documental y la conservación de la serie Expedientes de Proyectos de las Artes Literarias del Colegio de Costa Rica, evidenciando su relevancia como parte integral del patrimonio documental del país. Se concluye que la integración de los ejemplares bibliográficos dentro de los expedientes administrativos, bajo los principios archivísticos de procedencia y orden original, es esencial para conservar tanto el contexto como la autenticidad de los tipos documentales. Este enfoque permite no solo evidenciar las funciones institucionales, sino también resguardar el proceso creativo y cultural reflejado en estos documentos.

El análisis de los potenciales riesgos asociados a la gestión de esta serie documental identifica factores críticos, como la humedad, la manipulación inadecuada y el mal almacenamiento, que comprometen su integridad y accesibilidad. Desde una perspectiva que considera la construcción activa del conocimiento en el ámbito de la gestión documental, las estrategias propuestas —que incluyen la implementación de estándares archivísticos, la capacitación del personal y el uso de tecnologías de gestión documental— resultan fundamentales para mitigar estos posibles riesgos y garantizar la conservación y utilidad del patrimonio documental a largo plazo.

En cuanto al cumplimiento de los objetivos, este trabajo propone un modelo de gestión documental que no solo fortalece la conservación de esta serie documental, sino que también promueve su aprovechamiento como recurso para la investigación literaria y la memoria cultural costarricense. Este modelo reconoce que la comprensión del valor patrimonial de los documentos se desarrolla mediante la experiencia, el contexto y la interacción entre los actores responsables de su gestión.

Finalmente, si bien este artículo se desarrolla basado en aspectos técnicos y conceptuales, se destaca la necesidad de explorar la colaboración interdisciplinaria como una línea futura de investigación. La interacción entre archivistas y bibliotecólogos, desde enfoques complementarios, puede contribuir significativamente a la gestión integral de unidades de información y al desarrollo de estrategias innovadoras que maximicen la conservación y accesibilidad del patrimonio documental y bibliográfico.

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Decreto Ejecutivo N.º 37209. (2012). Reglamento de la convocatoria del Colegio de Costa Rica para el financiamiento del Proyecto de las Artes Literarias. 8 de mayo de 2012. Alcance a La Gaceta, 99, 19 de julio de 2012.

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1 Los lineamientos y directrices del Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud se pueden consultar en el siguiente enlace: https://www.mcj.go.cr/ministerio/comisiones/archivo-central consultado el 13 de setiembre de 2024.